3.5.6. Служебные письма

3.5.6.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой и федеральной фельдъегерской связи.

3.5.6.2. Письмо, передаваемое и получаемое по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.5.6.3. Служебные письма Министерства готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на обращения граждан, а также ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, различных организаций, общественных объединений;

как инициативные письма.

3.5.6.4. К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение Министру, заместителю Министра и требующему их подписи (визирования), прикладывается служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

3.5.6.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями руководителя по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

3.5.6.6. Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Министерства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

3.5.6.7. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства по исполнению документа.

3.5.6.8. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца, образцы которых приведены в приложении N 2.

3.5.6.9. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".

3.5.6.10. Служебное письмо может иметь краткий заголовок, раскрывающий содержание письма. Заголовок письма отвечает на вопрос "О чем?" и печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 12. Точку в конце заголовка не ставят.

3.5.6.11. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма и "С уважением" в заключительной части письма, над подписью.

3.5.6.12. Служебные письма излагаются:

от первого лица единственного числа, если служебное письмо оформлено на бланке и обращение направлено конкретному должностному лицу ("Прошу Вас предоставить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

от первого лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от третьего лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Министерство предлагает рассмотреть возможность...").

3.5.6.13. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

3.5.6.14. Проект служебного письма, подготовленный исполнителем и согласованный руководителем департамента, подготовившего этот проект письма, до направления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами. Согласование проектов писем оформляется в ОСЭД.

3.5.6.15. Служебные письма подписываются Министром, заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или руководством департамента.

3.5.6.16. Начальник Специального отдела имеет право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.

3.5.6.17. Порядок оформления реквизитов служебного письма приведен в приложении N 4 к Инструкции.

3.5.6.18. Образец служебного письма приведен в приложении N 11 к Инструкции.

3.5.6.19. Организация работы с отправляемыми документами прописана в разделе 4.7 к Инструкции.