8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства от 6 марта 2023 г. N 67. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

8.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Министерства возлагается на Административный департамент.

8.1.4. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (приложение N 16 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение N 17 к Инструкции).

Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в департаменте, при участии ведущих специалистов департамента и работника архива Министерства, согласовывается с экспертной комиссией департамента, подписывается директором департамента и представляется в Административный департамент.

Формы номенклатуры дел департамента и номенклатуры дел Министерства установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119).

8.1.5. Вновь созданный департамент в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел департамента и представляет ее в Административный департамент.

8.1.6. Номенклатура дел Министерства составляется Административным департаментом на основе номенклатур дел департаментов.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Центральная экспертная комиссия Министерства.

Положение о Центральной экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.1.7. Номенклатура дел Министерства визируется работником архива, подписывается директором Административного департамента, согласовывается с ЦЭК, утверждается Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) уполномоченным заместителем Министра. Номенклатура дел Министерства согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Министерства.

8.1.8. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в отделе документационного обеспечения, второй используется в Административном департаменте как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Министерства, четвертый - в ГА РФ.

После утверждения номенклатуры дел Министерства департаменты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в приложении N 18 к Инструкции.

8.1.9. Номенклатура дел Министерства включается в ОСЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в ОСЭД.