7.4. Организация оперативного хранения документов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

7.4.2. Директора департаментов и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Неправительственные документы на бумажном носителе хранятся в делах департамента, являющегося головным исполнителем документа.

7.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

7.4.4. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.

7.4.5. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора Административного департамента. Выдача дел работникам департамента для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

7.4.6. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

7.4.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководства Министерства с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

7.4.8. Факт изъятия документов фиксируется в акте документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается директором Административного департамента и уполномоченным представителем государственного органа, инициирующего изъятие документов. К акту прилагается опись изъятых документов.

7.4.9. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.