9.2. Учет бланков документов

9.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Министерства возлагается на Административный департамент.

Отдел документационного обеспечения Административного департамента направляет в отдел хозяйственного обеспечения Административного департамента заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты).

Отдел хозяйственного обеспечения Административного департамента оформляет заказы на изготовление печатно-бланковой продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

9.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом или нумератором в отделе документационного обеспечения Административного департамента. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета бланков (приложение N 29 к Инструкции).

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В департаментах бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство и их руководители.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента.

9.2.3. Директора департаментов, руководители федеральной службы и федеральных агентств ежеквартально представляют в Административный департамент отчет о количестве использованных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 30 к Инструкции).

9.2.4. Журналы учета выдачи бланков в департаментах включаются в номенклатуры дел департаментов.

9.2.5. При подготовке поручений, протоколов совещаний, заседаний, проводимых в департаментах, указаний по исполнению документов (резолюций), а также электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов.

9.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра.