6. Организация хранения электронной научно-технической документации

85

В организации должен быть установлен порядок хранения электронной НТД на физически обособленных носителях или с использованием информационной системы

п. 141 Правил НТД

86

В организации должны наличествовать технические и программные средства, позволяющие осуществить хранение, воспроизведение, а также контроль физического и технического состояния электронной НТД

пп. 142, 154 Правил НТД

Независимо от способа хранения электронной НТД (на физически обособленных носителях; с использованием информационной системы; одновременно на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы) в организации должны применяться технические и программные средства, осуществляющие просмотр состава электронных документов в электронном деле и их метаданных, проверку целостности пакетов (контейнеров) документов, их воспроизводимости, проверку электронных подписей и их наличия, проверку на вредоносное программное обеспечение и иные проверки. В организации должны применяться программные средства, имеющие следующие функции, зафиксированные в технической эксплуатационной документации программного средства: автоматическая проверка наличия электронных документов; автоматическое осуществление проверки технического состояния электронных документов и сохранение результатов проверки в течение установленного локальным нормативным актом времени, формирование актов установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел; внесение изменений в регистрационные учетные формы (РУФ) по результатам проверки, а также контроль физико-технического состояния носителей в соответствии с требованиями п. 11.1 Правил 2020. При наличии СХЭНТД система должна осуществлять автоматическую проверку наличия и технического состояния электронных документов, формирование уведомлений, актов установленной формы по результатам проверки. Примерный состав программных средств для хранения электронной НТД оговорен, в частности, в п. 6.4 Архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти (ВНИИДАД, 2013) (https://archives.gov.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf).

87

В организации должны наличествовать технические средства, позволяющие осуществить миграцию и конвертирование электронной НТД

п. 142 Правил НТД

В организации должны наличествовать технические средства, позволяющие осуществить миграцию и конвертирование электронной НТД в соответствии с требованиями пп. 85, 142, 155 - 157 Правил работы с НТД (см. п. 12, 83).

88

В организации в соответствии с установленными требованиями должны осуществляться миграция и конвертирование электронной НТД

пп. 142, 155 - 157 Правил НТД

89

При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем необходимо обеспечивать аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования электронных документов

п. 142 Правил НТД

Независимо от способа хранения электронной НТД (на физически обособленных носителях или с использованием информационной системы) должны быть обеспечены их аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования в течение всего жизненного цикла. Требования к сохранению аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования должны соответствовать национальным стандартам ГОСТ Р 7.0.101-2018/ISO 30301:2011 "СИБИД. Системы управления документами. Требования" и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "СИБИД. Управление документами. Понятия и принципы". Аутентичность обеспечивается регулированием аспектов работы с электронной НТД в локальных нормативных актах (см. п. 80). Достоверность обеспечивается подтверждением уполномоченным лицом совершаемых действий. В СХЭНТД должны быть реализованы механизмы авторизации действий уполномоченного сотрудника с помощью электронной подписи или другого механизма, позволяющего установить лицо, ответственное за действия с электронной НТД и метаданными. Показателями целостности документа (файлов, его составляющих) является наличие метаданных об объеме (и хеш-суммах) и связанных файлах. Должны быть внедрены процедуры, обеспечивающие целостность/безопасность документов, а также предотвращение их несанкционированного использования, модификации, перемещения, сокрытия и/или уничтожения. Средства обеспечения сохранности/хранения документов должны соответствовать установленным стандартам для носителей информации и технологий, применяемых для обеспечения сохранности документов, их пригодности для использования в течение установленного периода времени.

90

В организации физически обособленные носители электронной НТД должны храниться в упаковках, рекомендованных производителями носителей

п. 143 Правил НТД

91

Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД должна снабжаться ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя (при наличии)

п. 143 Правил НТД

При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя (при наличии) по книге (журналу, БД) учета носителей.

92

В организации должен осуществляться учет как физически обособленных носителей электронной НТД, так и документов, записанных на указанные носители

п. 144 Правил НТД

При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях в организации должен осуществляться учет как носителей, так и документов, записанных на указанные носители, также поступающих электронных дел по книге (журналу, БД) учета носителей (см п. 85, 86). При учете носителей необходимо вносить сведения о миграции на новые носители. Учет документов, носителей целесообразно вести с помощью СХЭНТД.

93

СХЭНТД организации должна выполнять функции приема, учета, хранения электронной НТД и их копий и метаданных (в течение установленных сроков до уничтожения или передачи на хранение в государственный архив), использования электронной НТД

пп. 145, 154 Правил НТД

СХЭНТД в организации (при наличии) должна выполнять функции приема, учета, хранения электронной НТД и их копий и метаданных в течение установленных сроков до уничтожения или передачи на хранение в государственный архив.

94

СХЭНТД организации должна выполнять периодическое резервное копирование электронных документов, а также создание (копирование) и включение в СХЭНТД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных

п. 154 Правил НТД

СХЭНТД должна обеспечивать периодическое резервное копирование электронных документов, наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов - основного и рабочего, которые должны находиться на разных физических устройствах. Периодичность резервного копирования и должностное лицо, ответственное за создание копий, должны быть определены локальным актом. При повреждении рабочего экземпляра он восстанавливается путем копирования основного и включается в СХЭНТД (см. пп. 2.30, 4.13 ТФТ).

95

СХЭНТД организации должна обеспечивать взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям; направление документов или комплектов НТД по информационно-коммуникационным каналам связи внешним пользователям; получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются электронные НТД

пп. 145, 162 Правил НТД

СХЭНТД в организации (при наличии) должна обеспечивать взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям; направление документов или комплектов НТД по информационно-коммуникационной каналам связи внешним пользователям; получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются электронные НТД. Информационная система должна поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для электронного взаимодействия. Для реализации данных функций системы необходимо обеспечивать применение совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств; а также логическую совместимость схем систематизации, справочников, классификаторов информационных систем, обеспечивающих прием-передачу электронной НТД (см п. 2.6 ТФТ).

96

СХЭНТД организации должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронной НТД, зафиксированных на физически обособленных носителях; при включении регистрационно-учетных сведений - соответствие наименования полей регистрационно-учетных форм (РУФ) каждого уровня основным реквизитам научно-технического документа за счет автоматизированного заполнения полей РУФ путем импорта данных научно-технического документа, иметь установленный состав метаданных РУФ. СХЭНТД должна обеспечивать создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами

пп. 145, 147, 148, 149, 151 - 153 Правил НТД

Информационная система для хранения электронной НТД в организации (при наличии) должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронной НТД, зафиксированных на физически обособленных носителях. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа. При включении регистрационно-учетных сведений должно быть обеспечено соответствие наименования полей РУФ каждого уровня основным реквизитам научно-технического документа за счет автоматизированного заполнения полей РУФ путем импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа. К первому уровню систематизации относится шифр (условное обозначение) объекта, проекта, разработки, темы. Ко второму уровню систематизации относятся: для проектной документации - номер и наименование части в соответствии с составом проекта, для конструкторской документации - обозначение изделия в соответствии со сводной спецификацией, для научно-исследовательской документации - этапность темы. К третьему уровню систематизации относится шифр документа (при наличии). Для управления документами в СХЭНТД в РУФ должны включаться следующие метаданные: сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь); сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов; сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата, совершенное действие, сведения об исходном и новом формате, об исходном и новом объеме файла); сведения о пользователе, который выполнил конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к РУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов; сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к РУФ файлов протоколов; сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив. При включении в СХЭНТД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в РУФ должны предусматриваться дополнительные поля: вид носителя; место хранения; формат записи. Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭНТД в РУФ предусматривается поле "Комментарий" ("Примечание"). Состав метаданных об управлении документами и типовых архивных процессах должен быть указан в локальном нормативном акте и технической эксплуатационной документации информационной системы хранения. СХЭНТД должна обеспечивать создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами (см. пп. 2.3, 4.5 ТФТ).

97

СХЭНТД организации должна обеспечивать учет поступления электронных дел в соответствии с принятой схемой систематизации, с присвоением идентификационного учетного номера

пп. 149, 150 Правил НТД

Информационная система для хранения электронной НТД в организации должна обеспечивать учет поступления электронных дел в соответствии с принятой схемой систематизации с присвоением идентификационного учетного номера.

98

СХНТД должна обеспечивать при включении документа фиксацию факта поступления электронных документов, проверку электронной НТД на наличие вредоносного программного кода; проверку электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи электронной НТД; проверку воспроизводимости электронной НТД; заверение принятых на хранение электронных НТД электронной подписью уполномоченного лица; создание регистрационно-учетных форм

п. 146 Правил НТД

99

СХЭНТД организации должна обеспечивать создание фонда пользования электронных дел, документов, функционирование на его основе электронного читального зала, доступ зарегистрированных пользователей к НТД, протоколирование их действий в системе

пп. 158, 159, 160 Правил НТД

100

СХЭНТД организации должна обеспечивать многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭНТД и значениями полей РУФ

п. 160 Правил НТД

При выполнении информационных запросов пользователей СХЭНТД должна обеспечивать многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭНТД и значениями полей РУФ (см. п. 2.8 ТФТ).

101

СХЭНТД организации должна обеспечивать подписание копии электронного архивного документа электронной подписью уполномоченного должностного лица

п. 161 Правил НТД

СХЭНТД должна обеспечивать подписание копии электронного архивного документа электронной подписью уполномоченного должностного лица.

102

СХЭНТД организации должна обеспечивать учет использования электронных дел, документов;

созданных копий НТД; формирование отчетов о результатах использования

п. 163 Правил НТД

Информационная система для хранения электронной НТД в организации (при наличии) должна обеспечивать учет использования электронных дел, документов, созданных копий НТД, а также формирование отчетов о результатах использования.

103

СХЭНТД организации должна обеспечивать передачу электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, с формированием акта приема-передачи и хранением в системе информации о передаче документов на хранение

п. 164, 165 Правил НТД

В СХЭНТД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию с сохранением информации о каждой передаче в государственный архив (см. п. 28). СХЭНТД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив. Передача должна осуществляться в соответствии с порядком, установленным федеральным уполномоченным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства, локальным нормативным актом архива или договором, соглашением. Электронная НТД может передаваться на хранение на основании соглашения об информационном взаимодействии между организацией - источником комплектования и государственным, муниципальным архивом, иными участниками взаимодействия (при наличии). В соглашении указываются правила формирования передаваемых транспортных контейнеров электронных НТД и контейнеров описей электронных НТД. В случае использования межведомственной системы электронного документооборота прием-передача электронных НТД осуществляется в соответствии с требованиями к организационно-техническому взаимодействию данной системы. При использовании для передачи электронных НТД транспортной шины оформление транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации транспортной шины (см. п. 4.26 ТФТ).