2. Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Цели и задачи экспертизы

Целью экспертизы ценности документов является определение сроков их хранения и отбора и (или) документов для включения в состав АФ РФ или выделения документов к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Предметом экспертизы ценности является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности. Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления; типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Принципы и критерии экспертизы

Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования, воспроизводимости (для электронных и аудиовизуальных документов).

Принцип историзма подразумевает оценку явлений в их развитии, с точки зрения процесса, исторических связей. Системность - рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов. Целостность предполагает понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений. Это предполагает оценку документов в комплексе, когда одни документы дополняют другие.

К критериям происхождения относятся функционально-целевое назначение организации, ее статус с учетом особой роли или типового характера в системе органов власти и управления; значимость выполняемых функций; время и место создания документов организации; здесь обращается особое внимание на начальный этап развития организации, когда документирование было минимальным, период реорганизации, изменение подчиненности, функций.

К критериям содержания относятся:

- значимость события, отраженного в документе организации. При этом наибольшую ценность имеют документы, отражающие основную деятельность организации в целом и его структурных подразделений; учитывается значимость события, отраженного в документе;

- обобщенность информации документа. Наиболее ценными являются документы, в которых информация представлена в наиболее обобщенном виде (сводные доклады, отчеты, справки и др.), основанные на первичных документах;

- вид документа, который уже сам по себе предполагает определенный уровень значимости содержащейся в нем информации. Так, наибольший интерес с точки зрения ценности представляют распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, перспективные планы, отчеты и др.;

- подлинность документа; на постоянное хранение отбираются подлинные документы, в случае их отсутствия - заверенные копии документа;

- повторение информации документов в других документах (учетных, отчетных, распорядительных и др.).

К критериям внешних особенностей относятся вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

Критерии экспертизы ценности применяются ко всем видам документов, образующихся в процессе деятельности организации. Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

Порядок проведения экспертизы

Экспертиза ценности в организации проводится ежегодно: при составлении номенклатур дел; при подготовке дел, документов к передаче в архив; при подготовке к передаче дел, документов на хранение в государственный (муниципальный) архив; при выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные документы выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела. Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Для проведения экспертизы ценности в организации создаются ЦЭК или ЭК. ЦЭК создается в государственных органах, органах местного самоуправления, а также в организациях, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации. ЭК создается в территориальных органах федеральных государственных органов, а также в организациях. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом, действует на основании положения, разработанного на основе "Примерного положения об экспертной комиссии организации", утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 (зарегистрирован Минюстом России 15.06.2018; регистрационный N 51357). ЦЭК (ЭК) осуществляют функции, установленные для них п. 19 Правил 2023 и соответствующим положением. Организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, согласовывают положение о ЦЭК (ЭК) с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

Оформление результатов экспертизы

По результатам экспертизы ценности составляются:

- номенклатуры дел структурных подразделений и сводные номенклатуры дел организаций;

- описи дел, документов, в т.ч. электронных, постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу структурных подразделений и сводные описи дел организаций;

- проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

- акты о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению.

На основе номенклатур и описей дел структурных подразделений готовятся сводная номенклатура дел организации, сводные описи дел организации (годовые разделы) постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и описи дел по личному составу. Сводная номенклатура и сводные описи подписываются составителем, визируются руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются руководителем организации. При этом опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу, опись электронных документов и номенклатура дел - утверждаются после утверждения этих документов ЭПК архивного учреждения. Описи дел, документов постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Описи дел следует составлять по образцам, рекомендованным в приложениях N N 7 - 12 к Правилам 2023.

По результатам экспертизы ЦЭК (ЭК) может готовить предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов и внесении соответствующих изменений в действующие типовые и иные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения в случаях:

- если предложение об установлении (изменении) срока хранения относится к статьям перечней типовых архивных документов, руководитель организации или уполномоченное им лицо направляет предложения на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. При необходимости установления (изменения) сроков хранения ЭПК архивного учреждения направляет предложения на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве для принятия решения о внесении изменений в перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;

- если предложение об установлении (изменении) срока хранения относится к статьям ведомственных перечней документов, ЦЭК (ЭК) организации направляет предложения на рассмотрение ЦЭК органа государственной власти, иного государственного органа Российской Федерации в установленной сфере деятельности.

ЭПК архивного учреждения действует на основании положения о нем, разработанного на основе "Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела", утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 N 63 (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный N 51794).

На рассмотрение ЭПК архивного учреждения руководитель организации или иное уполномоченное им лицо представляет следующие документы, подготовленные в процессе проведения экспертизы ценности:

- проекты описей дел, документов (годовые разделы) в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде;

- проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в двух экземплярах, составленных по образцу приложения N 3 к Правилам 2023;

- проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, в трех экземплярах;

- историческую справку к фонду в двух экземплярах.

Для рассмотрения ЭПК архивного учреждения должны составляться отдельные описи:

- на дела постоянного срока хранения (приложение N 9 к Правилам 2023);

- на дела по личному составу (приложение N 10 к Правилам 2023);

- на дела, состоящие из документов, характерных для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация);

- на электронные (приложение N 12 к Правилам 2023) и аудиовизуальные документы.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись полностью;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт и о наличии копий.

Первому годовому разделу описи дел, описи электронных документов присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу. К каждому последующему годовому разделу в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. Нумерация единиц хранения в рамках нескольких годовых разделов, составляющих законченную опись, является сквозной до ее окончания.

Законченная опись дел на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, опись электронных документов, каждый том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

Опись должна иметь необходимый справочный аппарат. В справочный аппарат к описи дел, документов, описи электронных документов входят: титульный лист; перечень переименований, изменения подведомственности организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географический).

Уничтожение документов производится только после того, как проведена экспертиза ценности всех дел (документов) и описи на дела постоянного хранения и по личному составу за аналогичный хронологический период будут утверждены, согласованы ЦЭК (ЭК) (для источников комплектования также утверждены ЭПК) и утверждены руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

Дела и документы по итогам экспертизы ценности включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт следует составлять по образцу, рекомендованному в приложении N 3 к Правилам 2023.

Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Уничтожение электронных архивных документов

Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном пп. 25, 28, 30, 158 Правил 2023. Работники структурных подразделений составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основании предложений структурных подразделений работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включающий только электронные документы. Проект акта может формироваться с помощью СХЭД согласно п. 137 Правил 2023, п. 4.25 ТФТ. На основании данных об электронных документах, об электронных делах и об электронных документах СХЭД должна формировать АУФ (экранную форму) проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с возможностью вывода ее на печать с использованием электронного шаблона.

Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов), после чего направляется на согласование ЦЭК (ЭК), а затем утверждается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

После утверждения акта должно проводиться физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами электронных архивных документов.

После уничтожения электронных документов в СХЭД должна быть зафиксирована информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов) и дате и регистрационном номере акта, по которому они были уничтожены.

Источниками комплектования являются организации, образующие в процессе своей деятельности документы АФ РФ, другие архивные документы, которые в установленном порядке передают эти документы в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Основные виды источников комплектования:

- государственные органы и органы местного самоуправления - включаются в состав источников комплектования в обязательном порядке;

- иные государственные организации - включаются в состав источников комплектования на основании соответствующих критериев;

- негосударственные организации включаются в состав источников комплектования после экспертизы ценности документов на основании договоров.

Документы АФ РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Соответствующим нормативным правовым актом орган местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности, с включением государственных организаций в списки источников комплектования муниципального архива, если они находятся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.

Документы АФ РФ временно находящиеся в организациях - источниках комплектования, передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы в форме полного или выборочного приема. Решение о форме приема документов от государственных и муниципальных организаций принимается ЭПК архивного учреждения.

Организации - источники комплектования полного приема, а также группового выборочного приема передают на хранение в государственные (муниципальные) архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

Организации - источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные (муниципальные) архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.

Организации, передающих документы АФ РФ и другие архивные документы в государственные и муниципальные архивы, включаются в списки источников комплектования этих архивов. Включение в указанные списки негосударственных организаций должно осуществляться на основании договора.

Сроки временного хранения документов АФ РФ

В соответствии с частями 1 - 4 ст. 22 125-ФЗ, устанавливаются сроки временного хранения документов АФ РФ в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях:

- для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

- для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

- для отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Организация передачи документов АФ РФ на постоянное хранение

По истечении данных сроков хранения в организациях документы передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

В соответствии с ч. 3 ст. 21 125-ФЗ, негосударственные организации передают документы на основании договора собственника или владельца документов с государственным (муниципальным) архивом.

В соответствии с ч. 8 ст. 23 125-ФЗ, государственные, муниципальные организации, не выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, также передают документы при их ликвидации и наличии документов АФ РФ.

Дата передачи документов конкретной организации в государственный (муниципальный) архив устанавливается планом-графиком приема документов, который составляется каждым государственным (муниципальным) архивом, согласуется с организацией и утверждается руководителем государственного (муниципального) архива.

Перед передачей документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив проводится рассмотрение документов на предмет рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, а также для снятия пометки "Для служебного пользования".

Также при передаче проводится сверка информации на обложках дел с записями в соответствующих годовых разделах описи дел. Выявленные несоответствия устраняются работником архива организации.

При обнаружении расхождений между итоговой записью годового раздела описи дел и фактическим наличием передаваемых дел, информация об утерянных делах фиксируется в акте приема-передачи, и организация - источник комплектования проводит розыск утерянных дел. В случае, если утерянные документы не были найдены, организация составляет акт об утрате документов, который также предоставляется в государственный (муниципальный архив). В итоговую запись описи вносятся исправления. При необходимости организация готовит справку о причинах утраты документов.

Сроки передачи документов в государственный (муниципальный) архив определяются с учетом сроков временного хранения документов АФ РФ в архивах организаций, установленных ст. 22 ФЗ-125. Продление сроков временного хранения документов АФ РФ в организации допускается по решению ЭПК архивного учреждения.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов АФ РФ, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

Оформление передачи документов

- законченные делопроизводством до 1 января 2003 года хранятся 75 лет;

- законченные делопроизводством после 1 января 2003 года хранятся 50 лет;

- образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы.

По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности. По результатам экспертизы документы, отобранные для постоянного хранения, вносятся в соответствующую опись и передаются в государственные и муниципальные архивы. Остальные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.

Упорядочение документов

Упорядочение архивных документов включает формирование архивных документов в дела, описание, оформление таких дел в соответствии с установленными Росархивом правилами и подготовка описей дел постоянного хранения.

Дела, передаваемые на постоянное хранение, должны быть сформированы. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного срока хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;

- в дело включается один экземпляр каждого документа;

- в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы учебных заведений; документы учреждений культуры, характеризующие сценическую деятельность и др.);

- приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся.

Дела постоянного хранения должны полностью быть оформлены. Полное оформление дел предусматривает:

- изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров; из дел также изымаются физически обособленные носители электронных документов (CD, DVD диски). В зависимости от их содержимого физически обособленные носители оформляются для передачи на архивное хранение в соответствии с п. 145 Правил 2023; либо электронные документы, записанные на них, включаются в СЭД и передаются на хранение в общем порядке приема-передачи электронных документов, указанном в пп. 143, 146 Правил 2023;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел);

- оформление обложки дела;

- подшивку или переплет дела.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, а также с учетом возможности осуществления их оцифровки без расшивки.

Обложка дела должна оформляться в соответствии с установленными требованиями. На обложке дела указываются: полное и сокращенное (в скобках) наименование организации и ее непосредственная подчиненность (при наличии); наименование структурного подразделения (при наличии); индекс дела по номенклатуре; номер тома (части); заголовок дела (тома); крайние даты дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела; архивный шифр дела; пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который передаются дела организации - источника комплектования. При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием фондообразователя в именительном падеже. Сокращенное наименование организации (при наличии) указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.

Заголовок дела должен соответствовать фактическому составу и содержанию документов дела. В случае, если одно дело по номенклатуре дел было разделено на несколько томов, то номер тома в заголовке дела указывается в конце.

На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело.

Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - прописью. Даты документов или копий документов, которые являются приложениями к основным документам, помещенным в дело, не учитываются при определении крайних дат документов.

Количество листов на обложке дела указывается на основании листа-заверителя.

Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

Рекомендуемый образец обложки дела дан в приложении N 6 к Правилам 2023.

В случае если нанесение реквизитов на обложку невозможно, в дело подшивается (приклеивается) титульный лист (до первого листа дела). Титульный лист не нумеруется и не учитывается при общей нумерации листов дела. Оформление титульного листа осуществляется в соответствии с п. 55 Правил 2023.

Документы АФ РФ должны передаваться на постоянное хранение по описям дел, составленным в установленном порядке.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись полностью;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, и о наличии копий.

Первому годовому разделу описи дел, описи электронных документов присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Если опись дел, состоит из нескольких годовых разделов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу. К каждому последующему годовому разделу в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. Нумерация единиц хранения в рамках нескольких годовых разделов, составляющих законченную опись, является сквозной до ее окончания.

Законченная опись дел на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, опись электронных документов, каждый том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

В справочный аппарат к описи дел, документов, описи электронных документов входят: титульный лист; перечень переименований, изменения подведомственности организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географический).

В предисловии к описи дел указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:

- об изменениях в наименовании организации;

- о структуре организации;

- об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел; о содержании и полноте дел;

- о наличии страхового фонда; о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и электронными копиями дел и документов.

Упорядочение электронных архивных документов

Упорядочение электронных архивных документов осуществляется в те же сроки, что и для документов на бумажном носителе. Упорядочение электронных архивных документов заключается в:

а) приведении электронных документов к установленному формату архивного хранения, определенному п. 141 Правил 2023. Установленный формат архивного хранения соответствует большинству установленных форматов электронных документов, поэтому, зачастую, проведение специальных действий для передачи электронных документов на архивное хранение не требуется.

Установленный формат архивного хранения определяет следующий состав файлов электронного документа:

- файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);

- файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);

- файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);

- файл описания, содержащий регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).

Все файлы электронного документа могут быть как сформированы в контейнер (в формате zip), так и сохранять внутренние связи на уровне наименований файлов; связей, унаследованных из электронных регистрационных карточек СЭД; связей, сформированных в АУФ документа в СХЭД. Контейнером также может выступать электронное дело, содержащее совокупность электронных документов и сформированное в СЭД.

Файл описания рекомендуется формировать в формате XML. В файл описания каждого электронного архивного документа должна быть включена следующая информация:

- дата и регистрационный номер;

- вид;

- заголовок к тексту или аннотация;

- сведения о режиме доступа;

- сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;

- результат проверки электронной подписи (электронных подписей);

- общий объем файлов (в байтах);

- наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела по номенклатуре дел;

- срок хранения;

- дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);

- номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.

В случае, если формат электронного документа не соответствует предъявляемым требованиям, выполняются следующие действия:

- файл основной части электронного документа и файлы приложений (при необходимости) конвертируются в формат архивного хранения PDF/A в порядке, отраженном в п. 155 Правил 2023, и в разделе 7 ГОСТ Р ИСО 13008-2015 "Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов";

- исходные файлы электронных документов и файлы документов, полученные в результате конвертации, передаются на архивное хранение.

При осуществлении передачи электронного документа в СХЭД на уровне АУФ документа производится включение регистрационно-учетных сведений (метаданных), аналогичных содержанию файла описания. На основании включенной в АУФ информации формируется файл описания, который хранится вместе с остальными файлами электронного архивного документа.

При проведении конвертации в процессе комплектования на хранение принимаются и исходные и конвертированные файлы (файлы визуализации). Исходные файлы рекомендуется хранить в течение всего срока хранения электронного документа, однако п. 155 Правил 2023 установлен только минимальный срок их хранения - не менее 1 года.

Базы данных информационных систем, после завершения их ведения, ставятся на учет как единицы хранения электронных архивных документов и соответственно приводятся к формату архивного хранения, установленному п. 142 Правил 2023. По решению руководителя организации или иного уполномоченного им лица базы данных информационных систем также могут передаваться на архивное хранение по прошествии промежутка времени, зафиксированного в локальном нормативном акте (например, база данных по регистрации приказов по основной деятельности передается на хранение вместе с приказами за тот же год).

Мероприятия по выбору и выгрузке данных, подлежащих хранению в программно-независимом формате (в том числе в формате архивного хранения, например, база данных, может быть выгружена как электронный журнал в формате PDF/A) могут осуществляться совместно со специалистами по информационным технологиям.

Процедуры выбора и выгрузки данных можно рассматривать как процесс конвертации, в связи с этим рекомендуется проводить следующие действия (на основании положений ГОСТ Р ИСО 13008-2015 "Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов"):

- в рамках информационной системы устанавливается основной объект описания, информация о котором должна быть сохранена в течение установленного срока хранения. Например, согласно ст. 290 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (зарегистрирован Минюстом России 02.02.2022, регистрационный N 67095), базы данных изготовляемой продукции следует хранить "Постоянно". Основным объектом в данном случае будет выступать каждый конкретный отдельно включенный экземпляр изготовляемой продукции;

- для основного объекта описания определяется информация, которая подлежит сохранению. Например, для изготовляемой продукции это могут быть ее технические характеристики, информация о времени производства и пр.

- выявленные объекты описания и информация о них выгружаются в отдельный файл в программно-независимом формате (например, XML, PDF/A).

Воспроизведение указанного файла и поиск по нему должны быть возможны с использованием программного обеспечения архива (структурного подразделения, выполняющего его функции).

Для электронных аудиовизуальных документов формат архивного хранения установлен п. 165 Правил 2023. В нем указано, что электронный аудиовизуальный документ представляет совокупность файла электронного документа и файла метаданных. При необходимости в состав файлов электронного аудиовизуального документа включается файл экземпляра электронного документа, полученного в результате конвертации, и файл его метаданных (при наличии). В метаданных полученного в результате конвертации электронного аудиовизуального документа должны содержаться данные о том, что файл, полученный в результате конвертации, является копией.

Электронные аудиовизуальные документы передаются на архивное хранение в форматах, в которых они созданы и (или) использовались до передачи. В процессе передачи на архивное хранение проверяется возможность их воспроизведения.

В случае невозможности воспроизведения электронных аудиовизуальных документов техническими средствами и программным обеспечением архива и невозможности приобретения таких средств и обеспечения производится конвертация электронных аудиовизуальных документов в форматы, при конвертации в которые обеспечиваются минимальные потери качества по сравнению с исходным вариантом и воспроизведение файлов в которых поддерживаются СХЭД (иным программным обеспечением).

Передаче на хранение подлежат электронный аудиовизуальный документ и электронный аудиовизуальный документ, полученный в результате конвертации. Файлы экземпляров электронных аудиовизуальных документов вносятся в реестр файлов электронных аудиовизуальных документов.

В метаданные электронного аудиовизуального документа включаются сведения:

- о наименовании электронного аудиовизуального документа, в том числе информация о датах запечатленных событий, об особо значимых участниках;

- об авторстве электронного аудиовизуального документа;

- общий объем файлов электронного аудиовизуального документа (в байтах);

- наименования файлов, составляющих электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

б) включении информации об электронных архивных документах в описи электронных документов, к которым должны составляться реестры файлов электронных документов, как это указано в п. 146 Правил 2023.

Описи электронных документов подразделяются на:

- описи электронных документов постоянного хранения;

- описи электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- описи электронных документов по личному составу;

- описи электронных аудиовизуальных документов.

Графы описи электронных документов включают в себя:

- номер электронного архивного документа (единицы хранения) по описи;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела по номенклатуре дел;

- вид, заголовок документа;

- регистрационный номер документа;

- дату документа;

- указание на категорию документов (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

- срок хранения;

- примечания.

Рекомендуемые образцы формы описи электронных документов структурного подразделения и описи электронных документов представлены в приложениях N 8 и N 12 к Правилам 2023 соответственно.

В предисловии к описи электронных документов дополнительно должна быть указана информация о наименовании и версии программного обеспечения, с использованием которого были созданы электронные документы, и о наименовании программного обеспечения, предназначенного для их воспроизведения.

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа (в том числе файл контейнера электронного документа (при наличии) с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата.

Обязательными описательными элементами реестра файлов электронных аудиовизуальных документов, кроме указанных в п. 146 Правил 2023, являются: время звучания (записи) для аудио- и видеодокументов, размер изображения (в пикселях) для видео и фотодокументов.

Реестры файлов электронных документов составляются и хранятся в электронном виде.

в) в определенных п. 143 Правил 2023 случаях - запись электронных архивных документов на физически обособленный носитель. На физически обособленных носителях электронные архивные документы хранятся только в том случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.

Поддержания юридической значимости не требуют электронные архивные документы, которые не были подписаны усиленной электронной подписью.

К электронным документам ограниченного доступа относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа и содержащие информацию, отнесенную к одному из видов тайн. Если СХЭД является аттестованной системой в порядке, установленном в приказе ФСТЭК России от 29.04.2021 N 77 "Об утверждении порядка организации и проведения работ по аттестации объектов информатизации на соответствие требованиям о защите информации ограниченного доступа, не составляющей государственную тайну" (в части обработки персональных данных, государственных и муниципальных информационных систем), решении коллегии Гостехкомиссии России N 7.2/02.03.2001, утвержденному приказом Председателя Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282 "специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К) (в части обработки конфиденциальной информации, информации "Для служебного пользования", составляющей коммерческую тайну), рекомендуется производить включение и хранение электронных документов с физически обособленных носителей в систему.

Невозможность хранения электронных архивных документов в СХЭД должна иметь мотивированное обоснование (например, недостаток места, устаревшее оборудование и пр.).

В СХЭД государственного органа функция по хранению электронных копий документов на бумажном носителе является обязательной. В АУФ СХЭД (см. п. 139 Правил 2023) государственного органа также должна фиксироваться информация об электронных документах, переданных и хранящихся на физически обособленных носителях.

В СХЭД органа местного самоуправления, организации также может осуществляться хранение электронных копий документов на бумажном носителе, при этом электронные копии являются электронным фондом пользования (за исключением случаев, указанных в главе XI Правил 2023) и учет его поступления и выбытия определяется органом местного самоуправления, организацией самостоятельно.

В соответствии с п. 145 Правил 2023 запись электронных архивных документов на физически обособленные носители осуществляется работниками структурных подразделений или иной передающей стороной. В случае, если принято решение о хранении электронных архивных документов на физически обособленных носителях, то передающей стороной на архивное хранение представляется два экземпляра на физически обособленных носителях.

Рекомендуется, чтобы один экземпляр был записан на носителе с однократной записью информации (например, CD-R).

Рекомендуется использовать разные типы носителей или создавать еще один экземпляр на носителе, отличном по типу от основного и рабочего экземпляров (например, если оба экземпляра хранятся на оптическом носителе, дополнительный желательно иметь на магнитном).

Каждый физически обособленный носитель (дисковые носители (CD, DVD, BR и др.), жесткие диски (винчестеры), ленточные носители (стримеры), твердотельные носители) должен быть в индивидуальной упаковке (футляре), рекомендованной производителями носителей. Должно быть исключено перемещение носителя внутри упаковки. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения.

Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя снабжается ярлыком (вкладышем), на котором указывается:

- наименование организации (полное, сокращенное);

- номер фонда;

- номер или совокупность номеров описей электронных документов;

- номер или совокупность номеров дел по описи (описям) электронных документов;

- крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;

- дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Главой XI Правил 2023 также предусмотрен порядок работы с делами, в которые, в рамках формирования их в делопроизводстве, были включены документы на бумажном носителе и электронные документы. Так, в соответствии с п. 159 Правил 2023; п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, документы на бумажном носителе и электронные документы, отнесенные к одному заголовку, индексу и сроку хранения дела по номенклатуре дел, должны составлять одно дело. В электронном виде должны быть представлены электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.

При упорядочении документов, отнесенных к таким делам, электронные копии документов на бумажном носителе в составе дел, имеющих один заголовок, индекс и срок хранения по номенклатуре дел, но включающих также электронные документы, также передаются на архивное хранение вместе с электронными документами в установленном формате. Каждая электронная копия документа, связанная с электронным делом, указанным в п. 160 Правил 2023, должна состоять из следующих структурных элементов:

рекомендованной производителями носителей. Должно быть исключено перемещение носителя внутри упаковки. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения.

Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя снабжается ярлыком (вкладышем), на котором указывается:

- наименование организации (полное, сокращенное);

- номер фонда;

- номер или совокупность номеров описей электронных документов;

- номер или совокупность номеров дел по описи (описям) электронных документов;

- крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;

- дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Главой XI Правил 2023 также предусмотрен порядок работы с делами, в которые, в рамках формирования их в делопроизводстве, были включены документы на бумажном носителе и электронные документы. Так, в соответствии с п. 159 Правил 2023; п. 6.24 "Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, документы на бумажном носителе и электронные документы, отнесенные к одному заголовку, индексу и сроку хранения дела по номенклатуре дел, должны составлять одно дело. В электронном виде должны быть представлены электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.

При упорядочении документов, отнесенных к таким делам, электронные копии документов на бумажном носителе в составе дел, имеющих один заголовок, индекс и срок хранения по номенклатуре дел, но включающих также электронные документы, также передаются на архивное хранение вместе с электронными документами в установленном формате. Каждая электронная копия документа, связанная с электронным делом, указанным в п. 160 Правил 2023, должна состоять из следующих структурных элементов:

- файлов электронных копий документа на бумажном носителе и приложений к нему (при наличии) в формате архивного хранения PDF/A;

- файла описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) и информацию о копийности документа. Таким образом, файл описания электронной копии документа, связанной с электронным делом, указанным в п. 161 Правил 2023, кроме данных, указанных в п. 141 Правил 2023, включает в себя данные о том, что передаваемый на архивное хранение документ является копией.

Электронные документы и электронные копии документов в составе дел, имеющих один заголовок, индекс и срок хранения по номенклатуре дел должны передаваться по описи электронных документов согласно п. 162 Правил 2023. Подлинники документов на бумажном носителе должны быть включены в описи дел, включающие описание дел на бумажном носителе. В графе "Примечания" описей дел и описей электронных документов отражаются ссылки на архивные шифры тома (томов) дела на другом носителе.

В предисловиях к описям дел, документов, электронных документов указывается информация о связанных описях.

Рассекречивание документов

В ходе подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, могут быть рассекречены документы, являющиеся носителями сведений, составляющих государственную тайну. Факт рассекречивания архивных документов фиксируется:

- на первичном средстве хранения архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну;

- в описи дел, документов в графе "Примечания" штампом "Рассекречено" напротив заголовков рассекреченных и частично рассекреченных единиц хранения в описях дел, документов, остающихся на секретном хранении;

- во внутренней описи единицы хранения, а при ее отсутствии - в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.

При реорганизации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций порядок упорядочения и передачи документов определяется локальным нормативным актом. В ходе упорядочения архивных документов готовятся описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Упорядочение документов осуществляется в соответствии с разделом VI Правил 2023. В структурных подразделениях может составляться опись дел временных (менее 10 лет) сроков хранения на передаваемые дела, сроки хранения которых на момент реорганизации не истекли. По этим описям происходит передача архивных документов правопреемникам реорганизуемых организаций.

Передача архивных документов оформляется актом по образцу, рекомендованному в приложении N 30 к Правилам 2023. Организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают копию акта в соответствующий государственный (муниципальный) архив.