5. Организация использования научно-технической документации |
||||
Организация должна обеспечивать доступ пользователей, представителей судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов к НТД с учетом требований, установленных законодательством и локальными нормативными актами |
п. 93 Правил НТД |
В соответствии с законодательством организация обеспечивает доступ и передачу подлинников и/или копий документов, электронных документов пользователям путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа; путем предоставления подлинников и/или копий необходимых им документов, в том числе в форме электронных документов (ст. 24 125-ФЗ). Для доступа может использоваться информационная система. Представителям судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов доступ к НТД предоставляется на основе п. 2.1 ст. 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", п. 19 ст. 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1 ст. 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1 ст. 26.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ч. 1 ст. 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации. |
||
Остальным пользователям доступ предоставляется на равных основаниях, для представителей прессы исключений не делается. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Доступ сотрудников предприятия к НТД определяется должностными обязанностями в соответствии с должностной инструкцией (регламентом). Доступ работников сторонних организаций к НТД осуществляется при наличии письменного разрешения руководителя организации, а также собственника (владельца) НТД; для проектно-планировочной документации - также при наличии письменного разрешения собственника (владельца) объекта. Ограничение обусловлено тем, что данная документация является объектом интеллектуальной собственности (ст. 1228 и 1240 Гражданского кодекса Российской Федерации). |
||||
В организации, в деятельности которой образуется НТД, локальным нормативным актом должен быть назначен работник, ответственный за выдачу НТД |
п. 97 Правил НТД |
Работник (работники), ответственный(е) за выдачу НТД в организации, назначается (назначаются) локальным нормативным актом, его (их) полномочия определяются должностной инструкцией и положением о структурном подразделении. |
||
Из хранилища должны выдаваться дубликаты или копии фонда пользования вместо подлинников электронной НТД |
п. 94 Правил НТД |
Пользователям запрещается выдавать подлинники электронной НТД на физически обособленных носителях (кроме случаев, оговоренных в п. 95 Правил НТД, см. п. 75) из хранилища, вместо них выдаются дубликаты или копии фонда пользования (при наличии). |
||
Подлинники НТД на бумажном носителе должны выдаваться из хранилища только для изготовления с них дубликатов, копий и для внесения изменений в подлинники. В остальных случаях должны выдаваться дубликаты и копии НТД |
п. 95 Правил НТД |
|||
В остальных случаях выдаются дубликаты и копии НТД. Выдача программной, проектной и конструкторской документации осуществляется на основании пп. 5.4.1, 5.4.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации", п. 2.10 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения". |
||||
Сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, назначение работника, ответственного за сохранность НТД, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности должны регулироваться (устанавливаться) локальными нормативными актами организации |
В организации принимаются и утверждаются руководителем локальные нормативные акты, в которых устанавливаются сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности, назначается работник, ответственный за сохранность НТД. |
|||
Учет выдачи и возврата подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям должен осуществляться в карточках учета документов и/или в информационной системе |
Сведения о выдаче и возврате подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям (абонентам) вносятся в соответствующие графы обязательной учетной формы - карточки учета документов или поля базы данных соответствующей информационной системы. Форма карточки установлена приложениями 3, Б ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения". |
|||
Допускается проводить учет выдачи и возврата копий НТД внутренним пользователям по абонентским карточкам учета (заводится на каждого абонента или пользователя) и/или в информационной системе. |
||||
Раздельно осуществляется учет абонентов внешних и внутренних, принятых на абонентское обслуживание и извещаемых о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов; абонентов разовой выдачи (передачи) документов. |
||||
Фонд пользования НТД должен формироваться в виде копий на бумажном носителе и (или) в виде электронных копий |
п. 101 Правил НТД |
В соответствии с п. 19.1 Правил 2020 фонд пользования создается одновременно с созданием страхового фонда на микроформах, пленочных и других носителях. Также фонд пользования может быть создан в электронном виде (электронный фонд пользования). Электронный фонд пользования содержит электронные копии документов, при его создании, хранении, учете и использовании целесообразно руководствоваться методическими рекомендациями Росархива. Состав комплектов фонда пользования, создаваемого одновременно со страховым фондом, определен в п. 19.2 Правил 2020. Порядок создания, хранения и выдачи копий фонда пользования определен п. 19.3 - 19.19.6 Правил 2020 г. |
||
В архиве (техническом архиве) должны применяться справочно-поисковые средства |
п. 102 Правил НТД |
Для осуществления поиска и использования НТД в архиве применяются справочно-поисковые средства (СПС)/научно-справочный аппарат (НСА) на бумажном носителе и/или в электронном виде. К обязательным СПС относятся описи дел постоянного хранения (см. пп. 71 - 78, 131 Правил НТД). К вспомогательным СПС относятся путеводители или краткие справочники по фондам для научных организаций, каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники. Состав вспомогательных справочников архив определяет самостоятельно с учетом состава и содержания хранящихся в нем документов, типовыми задачами поиска, интенсивностью использования документов. Архив может размещать информацию о составе НСА в читальном зале и/или на официальном сайте в информационно-телекоммуникационных сетях. |
||
В архиве (техническом архиве) должно быть оборудовано помещение для использования документов с предоставлением специальных технических и программных средств для доступа к электронной НТД (при наличии) |
п. 103 Правил НТД |
В целях создания условий для работы пользователей в архиве создается читальный зал/рабочая комната, просмотровый зал и др. оборудованные комнаты с соответствующими техническими средствами для работы с документами на разных видах носителей и их временного хранения в условиях, обеспечивающих сохранность. |
||
Режим работы читального зала устанавливается локальным нормативным актом, размещается в доступном для пользователей помещении архива и/или на официальном сайте в информационно-телекоммуникационных сетях. |
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей