Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"

2. Экспертиза ценности документов

36

Экспертиза ценности НТД должна осуществляться в целях отбора НТД в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнения сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению

п. 107 Правил НТД

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, т.е. изучения документов на основе критериев их ценности (см. п. 39).

37

Экспертиза ценности НТД организации должна проводиться не ранее чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации

п. 108 Правил НТД

Экспертиза ценности НТД осуществляется в целях отбора НТД на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнения сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению, на основании критериев их ценности. Для оценки значимости и эффективности разработки, изделия, проекта необходимо, чтобы прошло определенное время после завершения, ввода объекта в эксплуатацию, снятия с производства. Сроки и порядок экспертизы организация определяет самостоятельно. При этом экспертиза ценности НТД должна проводиться не ранее чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации, но не позднее сроков временного хранения документов Архивного фонда РФ, указанных в пп. "в" - "е" п. 4 ст. 22 125-ФЗ (см. п. 19). Согласно п. 83 Правил НТД в ряде случаев может быть принято решение об отборе НТД на хранение в архив (технический архив) в процессе их разработки (поэтапно)".

38

Для проведения экспертизы ценности НТД в организации должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК)

п. 109 Правил НТД

Для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК). ЭК (ЦЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом руководителя организации, действует на основании положения. ЭК должна иметь положение, разработанное на основе "Примерного положения об экспертной комиссии организации", утв. приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 (зарег. Минюстом России 15.06.2018 N 51357). В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства, архива (технического архива) организации, службы научно-технической документации - структурного подразделения, осуществляющего оперативное хранение НТД организации (далее - СТД) при наличии, других структурных подразделений организации, в том числе осуществляющих создание и хранение НТД, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию). Также в состав ЭК (ЦЭК) включаются специалисты, эксперты для оценки проектов/объектов, проблем/тем. ЭК (ЦЭК) согласовывает документы, фиксирующие результаты экспертизы ценности документов (перечни - см. п. 36, описи - см. пп. 37 - 39, акты - см. п. 41). Экспертиза ценности документов проводится как в делопроизводстве, так и в архиве (техническом архиве) организации.

39

Экспертиза ценности НТД в организации должна проводиться в два этапа: 1) разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение; 2) разработка описи дел НТД постоянного хранения, соответствующих установленным требованиям

пп. 110, 111 Правил НТД

Экспертиза ценности НТД проводится в два этапа: 1) разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение; 2) разработка описи дел НТД постоянного хранения.

При проведении первого этапа проводится отбор наиболее значимой (имеющей историческое значение) проблематики/тематики исследований, наиболее значимых проектов изделий промышленного производства, технологических процессов, градостроительных, землеустроительных и лесоустроительных проектов, проектов капитального строительства, программных комплексов, документация по которым подлежит включению в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании критериев экспертизы ценности. Для научно-технической документации используются кроме общих критериев, такие критерии как: оригинальность разработки; уровень научно-технического решения; актуальность и востребованность; присуждение разработкам международных или государственных премий, наград и др. Система общих, специальных и локальных критериев экспертизы ценности НТД изложена в методических рекомендациях (см., например: Принципы и критерии отбора на государственное хранение научно-технической документации: методические рекомендации/рук. темы В.М. Жигунов; Главное управление архивами НРБ, ГАУ МВД ГДР, Главархив СССР. М., 1988. (https://vniidad.ru/downloads/metodich-literatura/principi-i-kriterii-otbora-ntd.pdf); Отбор на государственное хранение НТД: рекомендации М.: ВНИИДАД, 1995; Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД/ред. и сост. Л.Ю. Покровская. Самара, 2007) (http://rga-samara.ru/activity/publications/22_05_2009/).

Перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждается экспертно-проверочной комиссией ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации, включенной в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.12.2016 N 2800-р, и руководителем организации. На втором этапе осуществляется отбор единиц хранения по проектам/объектам, проблемам/темам на основании Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 28.12.2021 N 142; иных перечней. Отобранные единицы хранения включаются в описи. Описи составляются раздельно на каждый вид НТД, согласовываются ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждаются ЭПК и руководителем организации. Требования к описи НТД постоянного хранения изложены в пп. 37 - 39.

40

В опись дел постоянного хранения НТД должны включаться следующие стадии НТД:

заключительные и этапные отчеты по научно-исследовательским работам;

стадия "Проект" (для проектной документации);

стадия "Рабочая документация" (для конструкторской и технологической документации);

стадия "Технический проект" (для программной документации)

пп. 112, 113 Правил НТД

Описи дел постоянного хранения НТД составляются раздельно на каждый вид НТД. В опись дел постоянного хранения НТД должны включаться следующие стадии НТД:

- заключительные и этапные отчеты по научно-исследовательским работам (п. 3.1, 3.2, 3.3 ГОСТ 7.32-2017 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления);

- стадия "Проект" (для проектной документации) (п. 4.1.1, 4.2.1 ГОСТ Р 21.101-2020 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации);

- стадия "Рабочая документация" (для конструкторской и технологической документации) (п 4.1 ГОСТ 2.103-2013 Единая система конструкторской документации. Стадии разработки; п. 3.1, 3.2 ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения);

- стадия "Технический проект" (для программной документации) (п. 2.5 ГОСТ 19.101-77 Единая система программной документации. Виды программ и программных документов).

Документы иных стадий могут отбираться на хранение при неполноте и плохой сохранности указанных комплектов. См. Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД/ред. и сост. Л.Ю. Покровская. Самара, 2007) (http://rga-samara.ru/activity/publications/22_05_2009/).

41

Опись единиц хранения НТД постоянного хранения, составляемая для передачи НТД в государственный (муниципальный) архив, а также в архив организации, заключившей договор о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации с Росархивом, должна включать: титульный лист; перечень переименований организации (при наличии); содержание (оглавление); список сокращений (при наличии); предисловие; описательные статьи; итоговую запись; лист-заверитель, соответствующие установленным требованиям пп. 71 - 77 Правил НТД

пп. 71 - 77 Правил НТД

Опись единиц хранения НТД постоянного хранения (форма N 38 "Форма описи единиц хранения научно-технической документации" Форм учетных и иных документов Методических рекомендаций к Правилам 2020) включает:

- титульный лист;

- перечень переименований организации (при наличии);

- содержание (оглавление);

- список сокращений (при наличии);

- предисловие;

- описательные статьи;

- итоговую запись;

- лист-заверитель.

Для удобства использования описей единиц хранения составляются общие и специальные указатели в зависимости от состава и содержания документов. К описи могут быть составлены один или несколько указателей в произвольной форме: предметный, именной, объектный, тематический, географический, хронологический. Указатели помещаются в конец описи после итоговой записи.

Титульный лист описи единиц хранения научно-технической документации (Форма 51 Форм учетных и иных документов Методических рекомендаций к Правилам 2020) содержит следующие элементы:

- полное (в скобках - сокращенное) название государственного (муниципального) архива в именительном падеже;

- название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия организации в именительном падеже, ее подчиненности (наименование вышестоящей организации) в родительном падеже, местонахождения, крайних дат существования;

- название архивного фонда дается по последней дате документов, внесенных в опись;

- номер архивного фонда, который присваивается по списку фондов в государственном (муниципальном) архиве;

- номер описи, который присваивается по листу фонда в государственном (муниципальном) архиве;

- название описи (указание вида документации и срока его хранения). Если состав описи ограничен документами одного проекта, названием описи может быть название этого проекта. Допускается указание обособленных подразделений (филиалов), если состав документов представлен разными фондообразователями;

- крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись включены документы за несколько лет с перерывами, то указываются только те годы, за которые имеются документы).

Перечень переименований включает в себя:

- хронологические периоды существования организации с соответствовавшими тому времени наименованиями;

- полное и сокращенное наименование организации (составляются полностью в именительном падеже);

- подведомственность организации с указанием ее хронологического периода и полного наименования учреждения (указывается полностью в родительном падеже).

Перечень переименований должен составляться с учетом содержания уставных документов, исторической справки, архивных документов (по обложке, составу документов дела и оттискам печатей) и иных справочных изданий с целью более полного освещения истории организации.

Перечень переименований составляется вплоть до актуального наименования, если организация является действующей.

В содержании (оглавлении) перечисляются составные части описи:

- список сокращений;

- предисловие;

- названия разделов;

- названия подразделов, отражающих схему систематизации проектов в описи.

Внутри разделов создаются подразделы, которым присваиваются названия проблем (тем), комплексов, проектов, стадий. В содержании (оглавлении) обязательно приводятся названия проектов.

В список сокращений в алфавитном порядке вносятся сокращения (аббревиатуры, термины, в том числе иностранные), характерные для деятельности организации или ведомства, к которому она относится, имеющиеся в предисловии и описательных статьях описи с расшифровкой через тире их полного написания.

В предисловии к описи излагаются:

- история организации с указанием всех переименований и подчиненности;

- основные направления (этапы) деятельности организации;

- история фонда;

- состав и содержание документов, внесенных в опись, история проектирования описываемых объектов, изделий (указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна);

- особенности и обоснование выбранной схемы систематизации (особенности обработки и описания документов, сведения о построении описи, о видах научно-справочного аппарата (указателях) к описи и порядке пользования им, список организаций-соразработчиков).

При написании предисловия необходимо учитывать, что факты переименования и изменения подведомственности организации должны полностью совпадать с Перечнем переименований с обязательным указанием их полного и сокращенного наименования и хронологических периодов, а также нормативных документов (при наличии), устанавливающих факт создания (переименования) организации.

Описательная статья описи включает:

- порядковый номер единицы хранения;

- производственный индекс, шифр, условное название документа (документов), внесенных в единицу хранения;

- заголовок единицы хранения (в заголовок включается название или основное содержание единицы хранения, включая указание языка документа(ов) при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);

- сокращенное название организации (и организации соисполнителя - при наличии) на год окончания разработки документов, для научной документации добавляются фамилии и инициалы авторов (руководителей, ответственных исполнителей);

- год (годы) разработки документов (крайние даты единиц хранения);

- общее количество листов и количество листов внутренней описи (при наличии), указанных через знак "плюс".

Допускается включение графы "Учетный номер единицы хранения в организации", располагаемой между графой "Порядковый номер единицы хранения" и "Производственный индекс, шифр темы (проекта)".

В графу "Примечание" вносятся служебные отметки, в том числе о выбытии документов, ограничении доступа, создании страхового фонда, наличии фонда пользования.

При составлении описи НТД рекомендуется использовать пп. 41.1, 41.2 Методических рекомендаций к Правилам 2020; раздел 3.5 Методических рекомендаций по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации (Самара, 2007) (http://rga-samara.ru/activity/publications/27_05_2009/).

42

В описи электронной НТД постоянного хранения, описи дел постоянного хранения, составляемой для передачи НТД в государственный (муниципальный) архив, а также в архив организации, заключившей договор о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ с Росархивом, для каждой единицы хранения НТД должен указываться объем в мегабайтах, состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения должны прилагаться реестры документов электронного дела

п. 78 Правил НТД

В описи электронной НТД постоянного хранения для каждой единицы хранения НТД (научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, программной документации) указывается объем в мегабайтах (вместо количества листов), состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения прилагаются реестры документов электронного дела, содержащие сведения о файлах электронных документов в соответствии с п. 30.1 Правил 2020.

43

После составления описей электронной НТД постоянного хранения в регистрационно-учетную форму (далее - РУФ) электронной НТД должны быть внесены архивные шифры единиц хранения НТД

п. 79 Правил НТД

После составления описей электронной НТД постоянного хранения в РУФ электронной НТД вносятся архивные шифры единиц хранения НТД, включающиеся в состав их метаданных (п. 30.1 Методических рекомендаций к Правилам 2020 г.). Архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета (п. 134 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст).

44

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, должно осуществляться после утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной формы

п. 114 Правил НТД

Документация, не включенная в перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, утратившая практическое значение и не имеющая исторического значения, не может быть уничтожена до утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной формы (см. Приложение 3 к Правилам 2023).
1. Организация комплектования архива (технического архива) организации научно-технической документацией 3. Организация учета научно-технической документации