Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"

3. Организация учета научно-технической документации

45

Все поступившие на хранение учетные единицы НТД, а также все движения документов (изготовление и учет копий, внесение изменений, извещения об изменении, применяемость, использование, уничтожение, передача на хранение) должны фиксироваться в обязательных учетных документах архива. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов

пп. 16, 17, 18, 19, 20, 47, 48, 49, 50, 51, 53, 54, 70 Правил НТД

Включению в учетные документы подлежат все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов. В учетных документах архива (технического архива) фиксируются сведения о составе единиц хранения и их количестве. Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. НТД учитывается по учетным единицам и/или единицам хранения. Учетными единицами НТД в организации являются:

- для научной (научно-исследовательской) документации - отдельный научный (технический) документ по проблеме (теме) научного исследования или по его этапу - единица хранения;

- для конструкторской, технологической, программной документации - графический или текстовый документ - единица учета;

- для проектной документации - сброшюрованный том, содержащий документы под разными обозначениями, - единица хранения, отдельный графический или текстовый документ, имеющий самостоятельное обозначение, - единица учета.

Учетной единицей электронной НТД является электронный документ.

Учетной единицей НТД на микроформе является физически обособленная репрографическая копия подлинника (микрофиша, микрофильм рулонный, микрофильм в отрезке и др.) вне зависимости от количества имеющихся на ней документов.

Учетные документы ведутся на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием информационной системы. Основными (обязательными) учетными документами являются:

- инвентарные книги учета (см. п. 43, 44);

- карточки учета документов (см. п. 46);

- книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации (см. п. 45);

- описи единиц хранения НТД постоянного хранения. Описи единиц хранения НТД постоянного хранения составляются раздельно на каждый вид НТД, подлежащей постоянному хранению, отдельно на электронную НТД, подлежащую постоянному хранению (см. пп. 37 - 39).

Организации, выступающие источниками комплектования государственного (муниципального) архива, составляют паспорт архива организации, хранящей НТД в соответствии с приложением 4б к Регламенту государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Заполненный паспорт направляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

В архиве (техническом архиве) организации ведутся обязательные учетные формы (п. 49 Правил НТД).

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

В учетных карточках согласно пп. 98, 105 Правил НТД также ведется учет использования

46

Каждой учетной единице НТД должен быть присвоен инвентарный номер по инвентарной книге учета

п. 52, 57, 67 Правил НТД

Каждой учетной единице НТД должен быть присвоен инвентарный номер по инвентарной книге учета. В инвентарной книге также осуществляется учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженных при проведении проверки наличия документов, восстановлении подлинников и не учтенных ранее.

Каждому подлиннику документа присваивается инвентарный номер. Инвентарные номера не должны повторяться. Подлинник и копии одного документа имеют одинаковый инвентарный номер. Сброшюрованным документам проставляется единый инвентарный номер на титульном листе. Допускается присвоение инвентарных номеров до приема подлинников на архивное хранение при ведении учета. Инвентарный номер, присвоенный документу на бумажном носителе или электронному документу, должен сохраняться при преобразовании НТД в другую форму (миграция, конвертация, распечатка, сканирование). При регистрации электронной НТД инвентарный номер включается в реквизитную часть (метаданные) электронного документа (РУФ электронного документа в информационной системе хранения электронной НТД - далее СХЭНТД, см. п. 82). При воспроизведении (визуализации) электронного документа инвентарный номер должен отображаться на титульном листе документа или в левом поле документа (в соответствующей графе поля для подшивки).

Электронному документу присваивается один инвентарный номер вне зависимости от количества файлов, из которых он состоит.

При создании новых версий электронной НТД сохраняются ее инвентарный номер и наименование. В реквизитной части электронной НТД присваиваются новый статус и номер новой версии.

Физически обособленному носителю электронной НТД присваивается инвентарный номер по книге учета носителей электронной НТД, который указывается на вкладыше, помещаемом в футляр носителя.

Микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона или на специально установленном поле микрофиши.

Если заменяется или добавляется один или несколько листов подлинника, то на них проставляется инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивается новый инвентарный номер.

Восстановленному подлиннику конструкторского или технологического документа присваивается инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа делается отметка в инвентарной книге.

47

Инвентарные книги должны вестись раздельно по видам НТД по установленной форме. Регистрация документов на изделия основного и вспомогательного производства должна производиться отдельно

пп. 52, 55, 58 - 60 Правил НТД

Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):

- инвентарный (архивный) номер;

- дата регистрации;

- номер и дата договора (контракта);

- автор (разработчик) документа;

- обозначение документа;

- наименование документа;

- число листов для документов на бумажном носителе;

- количество файлов и объем в Мб для электронных документов;

- формат;

- основание поступления документов в архив;

- количество изготовленных копий;

- дата выбытия документа;

- основание выбытия документа.

Инвентарные книги ведутся раздельно по видам НТД: научная (научно-исследовательская), конструкторская, технологическая, проектная, программная.

Инвентарная книга учета подлинников научной документации содержит следующие графы:

- инвентарный номер;

- дата регистрации;

- обозначение документа;

- этап научно-исследовательской работы;

- наименование темы и ее номер;

- номер государственной регистрации;

- название отдела (лаборатории) - разработчика;

- руководитель (ответственный исполнитель) темы;

- количество листов и номера экземпляров, примечание.

Инвентарные книги учета подлинников и дубликатов конструкторских, технологических и проектных документов содержат следующие графы:

- инвентарный номер документа;

- дата регистрации;

обозначение документа;

- наименование;

- количество листов в документе;

- формат документа;

- кем выпущен документ;

- подпись о приеме документа на хранение, примечание.

Подлинники программной документации, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книге подлинников по форме, приведенной в ГОСТ 2.501-88. При этом в графе "Примечание" должны указываться виды носителей данных, на которых представлены подлинники. Одновременно с регистрацией подлинников в инвентарной книге проставляют и/или заполняют штамп для учета, который располагают на поле для подшивки листа утверждения или титульного листа в левом верхнем углу (пп. 2.5, 2.6 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения").

При ручной регистрации конструкторской документации используют форму 1 инвентарной книги.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться (см. приложение Б, п. 4.10 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Регистрация документов на изделия основного и вспомогательного производства производится отдельно.

При регистрации проектной документации руководствуются составом элементов информации инвентарной книги, указанным в п. 5.2.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации".

При регистрации документов на бумажном или пленочном носителе в графе "Примечание" инвентарной книги указываются сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. При регистрации электронной НТД в графе "Примечание" инвентарной книги указываются формат файла и используемое программное обеспечение.

48

Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа, разрешений на внесение изменений должны учитываться в установленных пп. 28, 34, 56 Правил НТД учетных формах

пп. 28, 34, 56 Правил НТД

Изменения в научно-техническую документацию должны вноситься только на основании подлинников извещений об изменении или аннулировании документа. Организация должна вести учет подлинников извещений об изменении или аннулировании документа при их поступлении. Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа, разрешений на внесение изменений подлежат учету в учетных формах (журналы, книги регистрации разрешений, карточки учета). Форму журнала организация утверждает самостоятельно. Книги (журналы) регистрации извещений об изменении и разрешений на внесение изменений ведутся раздельно для каждого вида документации. Отдельные книги (журналы) заводятся для учета извещений об изменении и разрешений на внесение изменений сторонних организаций.

Для конструкторской документации все оформленные извещения об изменении (далее - ИИ), дополнительные извещения об изменении (далее - ДИ), предварительные извещения об изменении (далее - ПИ), дополнительные предварительные извещения об изменении (далее - ДПИ) и предложения об изменении (далее - ПР) с приложениями (при их наличии) передают в СТД организации (при наличии) или иное структурное(ые) подразделение(я), осуществляющее оперативное хранение НТД. Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.

Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые в данной организации, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (книге регистрации).

Книга регистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ и ПР и ее ведут в пределах организации. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов. ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных данной организацией и полученных от других организаций (см. Приложение Л. Учет извещений об изменении, дополнительных извещений об изменении, предварительных извещений об изменении, дополнительных предварительных извещений об изменении и предложений об изменении ГОСТ 2.503-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила внесения изменений").

Для проектной документации журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняется по установленной стандартами форме (см. Приложение В. Форма журнала регистрации разрешений на внесение изменений ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации". П. 5.4.1).

49

На каждый зарегистрированный документ научно-технической документации составляется карточка учета для учета движения документов: изготовления и учета копий, внесения изменений, применяемости, использования, уничтожения, передачи на архивное хранение

пп. 61, 64 Правил НТД

На каждый зарегистрированный документ составляется карточка учета по форме, рекомендуемой ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения" (Приложение Б, форма 2, 2 а - в); ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации" (Приложение А, Б). По карточкам учета осуществляется учет движения документов: изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на архивное хранение.

Наличие архивных копий отражается в карточках учета подлинников.

50

Учет дубликатов документов в организации - держателе подлинников должен осуществляться отдельно от учета подлинников

п. 62 Правил НТД

Учет дубликатов документов в организации - держателе подлинников осуществляется отдельно от учета подлинников. Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки проставляется штамп или надпись "Дубликат" или шифр "Д".

Учет дубликатов документов в организации - держателе дубликатов осуществляется по правилам, установленным для подлинников. При постановке на учет дубликатов в организации - держателе дубликатов инвентарные номера, присвоенные в организации - держателе подлинников, зачеркиваются. Дубликатам электронной НТД, переданным посредством информационно-телекоммуникационной сети, в организации - держателе дубликатов в информационной системе присваиваются новые инвентарные номера.

51

Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к регистрации подлинников в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам (изготовленных организацией-разработчиком), в отдельной инвентарной книге и в карточках учета (полученных из других организаций)

пп. 63, 65, 66 Правил НТД

Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявленными к регистрации подлинников. На каждой регистрируемой копии на бумажном носителе на листе внутренней описи папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа проставляется штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

На копиях документов, хранящихся полистно в несброшюрованном виде, штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа. Учет осуществляется в отдельной инвентарной книге (см. пп. 43, 44) для документов других организаций и в карточках учета (см. п. 46), полученных из других организаций. При этому копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, допускается регистрировать только в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских документов других организаций учитываются в карточках учета по форме, рекомендованной ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения" (Приложение Б, форма 2, 2 а - в) или в электронной форме.

52

Учет всех изменений подлинников, которые были восстановлены, должен осуществляться в листе регистрации их изменений

п. 68 Правил НТД

В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений) в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть указано: (Подпись) и (Дата). Правила регистрации изменений см. п. 8.2 ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения", ГОСТ Р 21.1101-2009 "Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации" (Приложение М, форма 10, 11).

53

Учет электронной НТД должен вестись с помощью РУФ

п. 69 Правил НТД

На каждую учетную единицу электронной НТД в СХЭНТД создается РУФ. Состав полей регистрационно-учетных форм должен соответствовать реквизитам учетных документов, в частности описей электронной НТД и реестров файлов электронных документов (объем в мегабайтах, количество файлов).
2. Экспертиза ценности документов 4. Организация хранения научно-технической документации