3. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Общие требования к учету

Для документов АФ РФ нормативными актами установлены единые принципы и порядок учета, которые следует соблюдать всем организациям, независимо от места хранения документов. Особенности учета электронных, аудиовизуальных документов установлены пп. 138, 141, 164, 168 и 169 Правил 2023.

Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, должна представлять в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в организации документов АФ РФ и других архивных документов в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

В целях проведения учета до утверждения указанного Порядка рекомендуется использовать "Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 (зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный N 1344).

Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд, единица хранения.

Обязательные учетные формы ведутся в соответствии с установленными в Правилах 2023 рекомендуемыми образцами: книги учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 23 к Правилам 2023); листа фонда (приложение N 24 к Правилам 2023); описи дел, документов, опись электронных документов (приложения N N 9 - 12 к Правилам 2023). Ведется также дело фонда.

СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

Список фондов

Каждый архивный фонд должен быть включен в список фондов. Список ведется в организации, хранящей документы более чем одного фонда по образцу, рекомендованному в приложении N 25 к Правилам 2023.

Каждый архивный фонд включается в список фондов только один раз при первом поступлении архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке за исключением номеров архивных фондов организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, которые вносятся в список фондов под номерами, которые присвоены им в государственных (муниципальных) архивах.

В случае передачи архивного фонда в другую организацию, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Номер архивного фонда организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива вносится в список фондов под номером, который присвоен ему в государственном (муниципальном) архиве.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов, описи электронных документов.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие изменения в наименовании отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов. В лист фонда включаются все наименования организации, документы которой включены в объединенный фонд.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

К списку фондов ежегодно должна составляться итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом. Список фондов подшивается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Внесение сведений в учетные документы

Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении дел, документов служат:

- опись дел, документов, опись электронных документов структурного подразделения (приложения N N 7, 8 к Правилам 2023) и годовой раздел сводной описи дел, документов, описи электронных документов;

- номенклатура дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений;

- акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 16 к Правилам 2023).

Основанием для внесения в учетные документы сведений о выбытии дел, документов служат:

- акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 16 к Правилам 2023);

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных (приложение N 17 к Правилам 2023);

- акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 18 к Правилам 2023);

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 7 к Правилам 2023);

- акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (приложение N 27 к Правилам 2023);

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 3 к Правилам 2023).

На основании этих документов вносятся необходимые изменения в обязательные архивные учетные документы:

- в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда - при каждом изменении в составе и объеме архивных документов;

- в список фондов - при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов находившегося на хранении архивного фонда. В графе "Отметка о выбытии фонда" списка фондов указывается место (адрес) выбытия архивного фонда, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл;

- в реестр описей (приложение N 26 к Правилам 2023) - при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов, описям электронных документов не присваивается и остается свободным;

- в описи дел, документов, описи электронных документов - при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, электронных архивных документов, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные архивные учетные документы.

Особенности учета электронных документов

СХЭД также выполняет функцию по учету электронных архивных документов и представлению учетной информации в установленной форме, согласно пп. 137, 139 Правил 2023 устанавливает также, что СХЭД должна выполнять функцию по систематизации данных об электронных архивных документах в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации электронных документов в СХЭД включает следующие уровни (уровни описания): фонд, опись, раздел (подраздел) описи (электронное дело в соответствии с номенклатурой дел), электронный документ.

Для представления информации на каждом уровне используется АУФ, наименования полей которой для каждого уровня описания должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам архива.

Согласно ТФТ для СХЭД государственных органов функция вывода на печать обязательных учетных документов архива является обязательной. Для СХЭД организаций и органов местного самоуправления рекомендуется предусмотреть функцию вывода на печать учетных документов по формам, являющимся рекомендуемыми образцами к Правилам 2023.

С помощью СХЭД осуществляется формирование проектов годовых разделов описей электронных документов и иных обязательных архивных учетных документов архива, согласно пп. 23, 25, 118, 137 Правил 2023, п. 4.6 ТФТ. Порядок работы с описями электронных документов не отличается от порядка работы с описями дел на бумажном носителе и соответствует требованиям, установленным в пп. 25, 27 Правил 2023. В связи с этим СХЭД при реализации указанной функции должна предоставлять возможность по созданию на основании описей электронных документов структурных подразделений проектов годовых разделов описей электронных документов организации, в том числе с использованием электронных шаблонов.

К обязательным учетным архивным документам, согласно п. 120 Правил 2023, относятся:

- книга учета поступления и выбытия дел, документов;

- лист фонда;

- опись дел, документов, опись электронных документов.

Книга учета поступления и выбытия электронных документов может формироваться в виде отдельной АУФ (экранной формы) с возможностью вывода на печать. В указанной форме учета должна фиксироваться информация, указанная в п. 150 Правил 2023.

На лист фонда разрабатывается отдельная АУФ, которая отражает регистрационно-учетные сведения о фонде и отражает связь фонда с описями электронных документов, которые в него включены посредством создания связей с АУФ описей электронных документов.

Особенности учета аудиовизуальных документов

Согласно п. 168 Правил 2023 для аудиовизуальных документов обязательными учетными документами, помимо указанных в п. 118 Правил 2023, являются:

- описи фотоальбомов и фотодокументов;

- описи фонодокументов магнитной записи;

- опись видеодокументов.

Аудиовизуальные электронные документы учитываются по отдельным описям электронных документов с приложением реестров файлов электронных аудиовизуальных документов.

Специфика описания аудиовизуальных документов установлена в п. 169 Правил 2023.

В описи фотодокументов заголовок включает наименование и дату зафиксированного события, указание на его участников (например, "заседание коллегии (дирекции) (наименование организации) от 17 августа 2021 года"). Заголовок дополняется аннотацией на основе сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографии. После этого указывается:

- наименование организации, структурного подразделения;

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) (фотографа). Если автора установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- дата съемки - указывается арабскими цифрами точная дата (например, 01 января 2010 г. или 01.01.2010) или приблизительное время съемки (например, апрель 1985 г. или 1985 г.). Если дата неизвестна, она устанавливается по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки (например, [1921 г.], [10-е гг. XX в.], [лето 2008 г.]);

- место съемки - указываются: название страны, города, области, района (название села, поселка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (например, ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка), если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено";

- вид носителя;

- оригинальность - определяется при оценке своеобразия цветового решения, ракурса, сюжета;

- формат (соотношение сторон фотографии);

- цветность - черно-белый, цветной.

В примечании к заголовку панорамной фотографии может быть указано количество кадров панорамной съемки.

Фотоальбомы формируются в порядке, установленном п. 52 Правил 2023 с учетом специфики формирования фотоальбома, используемого средства хранения. В листе-заверителе/итоговой записи к фотоальбому указывается общее количество фотографий (фотоотпечатков), входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения фотографий (фотоотпечатков) закрепляется внутренней нумерацией слева направо, сверху вниз. Порядковый номер проставляется под фотографией. Всем фотографиям панорамной съемки присваивается один номер и каждой отдельной их них дается буквенное обозначение.

В описи фотоальбомов заголовок (название) фотоальбома указывается по титульному листу. В аннотации приводится краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотографиях фотоальбома. Аннотация составляется только в случае наличия сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографий и дополнительных сведений, содержащихся на титульном листе фотоальбома.

Затем указываются:

- наименование организации, структурного подразделения;

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) (фотографа(ов));

- крайние даты фотографий (фотоотпечатков) в альбоме;

- место съемки;

- количество фотографий (фотоотпечатков) - вносится на основании итоговой записи/листа-заверителя к фотоальбому;

- внешние особенности - характеризуется физическое состояние альбома, отсутствие биохимических повреждений, целостность его обложки, отсутствие надрывов страниц, материалы, используемые при изготовлении альбома, его обложки.

В описи фонодокументов заголовок включает наименование и дату зафиксированного события, указание на его участников (например, "заседание коллегии (дирекции) (наименование организации) от 17 августа 2021 года"). При отсутствии такого названия заголовок фонодокументу дается в процессе его описания. Заголовок включает официальное название отраженного в фонодокументе события общественной, политической или культурной жизни. Затем указывается:

- наименование организации, структурного подразделения;

- указывается фамилия(и) и инициалы конкретных автора(ов), исполнителя(ей) фонодокумента. В случае, если зафиксировано совещание - наименование коллегиального органа и присутствующих выступающих лиц. Если установить присутствующих не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- время звучания;

- место и дата записи (перезаписи, выпуска);

- место события (страна, город, село, район, область и т.д.);

- дата создания фонодокумента;

- дата события в случае ее несовпадения с датой создания фонодокумента;

- название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т.д.;

- тип носителя фонодокумента;

- скорость звучания;

- количество единиц хранения (оригиналов и копий).

В описи видеодокументов заголовок включает наименование и дату зафиксированного события, указание на его участников (например, "заседание коллегии (дирекции) (наименование организации) от 17 августа 2021 года"). Следом указывается:

- наименование организации, структурного подразделения;

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) (лиц, производивших съемку);

- цветность - черно-белый, цветной;

- язык;

- год производства;

- хронометраж видеозаписи;

- тип носителя и формат записи;

- количество единиц хранения (оригиналов и копий).

Описи электронных аудиовизуальных документов составляются согласно рекомендованному образцу описи электронных документов. Описи электронных аудиовизуальных документов составляются отдельно от описей иных электронных документов. К описи электронных аудиовизуальных документов составляется реестр файлов электронных аудиовизуальных документов.

В описи электронных аудиовизуальных документов заголовок включает наименование и дату зафиксированного события, указание на его участников (например, "заседание коллегии (дирекции) (наименование организации) от 17 августа 2021 года").

Сведения об электронном аудиовизуальном документе включают:

- номер единицы хранения, индекс или производственный номер;

- заголовок документа;

- наименование организации, структурного подразделения;

- фамилию(и) и инициалы автора(ов) (фотографа, лица, производившего запись, съемку) и исполнителя(ей), лиц, присутствовавших на мероприятии;

- место и дату записи;

- тип носителя; время звучания (для аудио- и видеодокументов);

- объем в байтах.

Обязательными описательными элементами реестра являются:

- номер электронного аудиовизуального номера, с которым связан файл документа;

- номер файла по реестру;

- номер описи;

- наименование файла;

- дата и время последнего изменения файла при поступлении в архив;

- объем в байтах;

- время звучания (записи) для аудио- и видеодокументов;

- размер изображения (в пикселях) для видео- и фотодокументов;