4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Агентства. Документальный фонд Агентства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Агентства составляют документы, созданные в Агентстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

4.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Агентства лежат на Административном управлении.

4.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел управлений (Приложение N 13 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Агентства или сводная номенклатура дел (Приложение N 14 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в управлении, с участием члена экспертной комиссии управления и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с работником архива Агентства, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.

4.1.4. Вновь созданное управление в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления и представляет ее в Административное управление.

4.1.5. Номенклатура дел Агентства составляется Административным управлением на основе номенклатур дел управлений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Агентства оказывает Центральная экспертная комиссия Агентства (далее - ЦЭК).

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

4.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства визируется работником архива, подписывается начальником Административного управления, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности. Согласовывается номенклатура дел Агентства с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.

4.1.7. В случае изменения функций и структуры Агентства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр помещается в дело в Канцелярии, второй используется в Административном управлении как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Агентства, четвертый направляется ГА РФ.

После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписку из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в Приложении N 16 настоящей Инструкции.