Текст документа (13)

57. Текст документа должен быть ясным, кратким, логичным и обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Юридико-техническое оформление текста документа осуществляется в соответствии с рекомендациями Правового департамента.

58. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние должно быть между текстом документа и подписью в установленных границах полей (если для оформления текста конкретного вида документа не установлены иные правила).

59. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

В тексте документа не допускаются "висячие" строки (под "висячей" строкой понимаются начальная строка абзаца, завершающая страницу, или концевая неполная строка абзаца, начинающая страницу, недопустимые по общим правилам оформления документов).

60. Шрифтовые выделения в тексте (полужирным, курсивом, подчеркиванием, цветом и др.) не рекомендуются.

61. Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

62. Связный текст, как правило, состоит из 2 частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В документе, подготовленном на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются реквизиты этого ранее изданного документа: наименование вида документа, наименование органа государственной власти или организации, дата поступления (составления, издания), номер (регистрационный номер), заголовок.

63. В случае если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовок раздела (подраздела) состоит из цифры и тематической части, словесно определяющей содержание соответствующей структурной единицы текста.

Точка в конце заголовка, вынесенного в отдельную строку, не ставится. В заголовке из двух самостоятельных, синтаксически не связанных предложений между ними ставится точка, а в конце по общему правилу точка опускается.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные римскими цифрами с точкой (подразделы - арабскими цифрами с точкой). Например:

IV. Показатели деятельности предприятия

на планируемый период

1. Показатели экономической эффективности деятельности

Пунктам заголовки не присваиваются.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой (при наличии цифры с точкой текст начинается с прописной буквы). Рекомендуется делать сквозную (единую по всему тексту) нумерацию пунктов.

Индексационная нумерация (состоит из номеров всех разделов, подразделов и т.п., которым подчинена определенная структурная единица текста, например: 2.11.2.2) возможна при оформлении таблиц, а также при оформлении документов, относящихся к технической документации (технические задания, описания решений по созданию и функционированию автоматизированных систем, регламенты использования автоматизированных систем, паспорта, технические акты, подтверждающие соответствие автоматизированных систем требованиям технического задания и готовность их к эксплуатации (функционированию) и иные документы технического характера).

Для отражения содержащихся в тексте пункта перечислений, требований, указаний, предложений и т.п. используются подпункты, которые обозначаются буквами со скобкой (например: "а), б), в)") или при наличии большого объема перечислений цифрами со скобкой (например: "1), 2), 3)"). При ссылке на подпункты скобка не указывается (подпункт "б" пункта 3..., подпункт 15 пункта 2...). В одном документе применяется только 1 принцип нумерации подпунктов (буквенный или цифровой), смешивать оба варианта недопустимо. Каждый подпункт перечисления начинается с абзаца со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой, за исключением последнего подпункта, в конце которого ставится точка. Для обозначения позиций перечня не используются в качестве замены буквенной или цифровой рубрикации тире, кружки, ромбы и т.п.

При наличии в пункте подпунктов нежелательно формировать текст пункта с включением в него абзацев, не относящихся к конкретному подпункту.

64. Не разрешается размещать заголовки и подзаголовки в нижней части страницы, если на ней не помещается более 2 строк последующего текста.

65. В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (например: "приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (например: "постановляет", "решил", "решила").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (например: "решили", "постановили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (например: "слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (например: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа (например: "прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа (например: "Комиссия не возражает").

66. В случае если в документе вводится особая система сокращения понятий, сокращения приводятся в скобках за первым употреблением развернутого понятия либо формируется понятийный аппарат (приводится перечень понятий и сокращений в порядке русского алфавита).

Введение обобщающего сокращения "стороны", "сторона" допустимо только в международных актах двустороннего и многостороннего характера (с учетом требований Правил внутреннего документооборота к оформлению проектов международных договоров), гражданско-правовых договорах (контрактах, соглашениях), трудовых договорах.

67. В тексте документа о внесении изменений в ранее принятый документ должны содержаться ссылки на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Внесением изменений считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

дополнение новыми словами, цифрами или предложениями;

исключение структурных единиц;

новая редакция структурной единицы;

дополнение акта новой структурной единицей.

Указанное правило распространяется также на приостановление и продление действия акта или его структурной единицы.

68. В случае упоминания в тексте документа конкретного должностного лица с учетом юридической значимости имени гражданина и его структурных элементов, определенных гражданским правом (фамилия, собственно имя и отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая), указываются должность лица, его фамилия и инициалы (следуют за фамилией).

69. В тексте документа не допускается:

применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

применять для одного и того же понятия различные термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

применять произвольные словообразовательные конструкции;

применять сокращения слов, в том числе аббревиатуры, кроме установленных правилами русской орфографии, за исключением документов, относящихся к технической документации в соответствии с пунктом 63 настоящего документа;

сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");

применять знак "диаметр" для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует изображать знак "диаметр";

применять без числовых значений математические знаки, например: > (больше), < (меньше), = (равно), (больше или равно), (меньше или равно), (не равно), а также знаки N (номер), % (процент);

применять для обозначения номера латинскую букву "N".

70. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: "имеете", "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

71. Таблицы используются для представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, систематизации взаимосвязанных данных.

Для выделения и обозначения таблицы в тексте документа в зависимости от структуры документа используются тематические и (или) нумерационные заголовки (заголовки, обозначаемые числом, определяющим порядковый номер таблицы).

Структурными элементами таблицы являются:

графа - ряд данных в таблице, расположенный вертикально и обычно помещаемый между вертикальными линейками;

головка таблицы - верхняя часть таблицы, в которой размещаются заголовки граф;

ярусы головки таблицы - заголовки граф, соподчиненные по смыслу и расположенные в головке таблицы друг под другом;

боковик таблицы - левая графа таблицы, содержащая данные о строках таблицы;

прографка - составная часть таблицы, содержащая сведения, относящиеся к заголовку и боковику таблицы;

строка таблицы - ряд данных в таблице, расположенный горизонтально и обычно помещаемый между горизонтальными линейками.

Таблицы имеют 2 уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

В конце заголовка точка не ставится. Заголовки граф следует писать в единственном числе (например: "наименование станков", "единица измерения", "ставка").

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (например: "поставляется за счет", "в том числе"), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например:

В двухъярусной или многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы - со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например:

Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например:

Таблицы проектируются как открытые (не имеющие по бокам и снизу линеек), в случае необходимости - как закрытые (обрамленные линейками) или комбинированные (линейками обрамлена головка таблицы).

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (например: "1,2; 5,1; 6,3").

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе, обозначающей количество или единицу измерения, наименование единиц измерения следует писать в скобках в родительном падеже множественного числа. Например:

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять символом полного или частичного повтора в виде последовательности "тире - кавычки - тире". Повторяющиеся в графах цифры указанным символом заменять нельзя. Например:

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой (если в тексте используется более 3 сносок). Сноски рекомендуется приводить в конце документа. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

По общему правилу примечание относится ко всему тексту документа и приводится в конце документа.

В случае если в документе есть сноски и примечания, примечания приводятся, как правило, после сносок. Например:

--------------------------------

<*> Объем импортной квоты на 2012 год рассчитывается по формуле: (объем годовой импортной квоты / 365 дней) х N, где N - количество дней.

<**> С учетом срока действия меры по 1 ноября 2014 г. включительно.

Примечание. Наименование государства указывается в соответствии с Классификатором стран мира, утвержденным Решением Комиссии Таможенного союза от 20 сентября 2010 г. N 378.

При наличии в составе вспомогательного реквизита "примечание" нескольких пунктов он оформляется следующим образом:

Примечание знаком сноски не обозначается.

Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах ровняются по первой (верхней) строке боковика. Например:

В случае если таблица печатается более чем на 1 странице, головку таблицы целесообразно повторять на каждой странице. Графы таблицы могут быть пронумерованы, в этом случае на следующих страницах допускается печатать только номера этих граф.

72. В случае отсутствия в документе реквизита "подпись" (в утверждаемых документах, приложениях) для обозначения окончания текста на расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов от последней строки проставляется горизонтальная линия толщиной 0,75 пт, длиной 3,5 - 4 см с выравниванием по центру страницы.