4. Организация обработки и передачи исходящих документов

27. Документы, адресованные главам государств, главам правительств, членам Совета, подписываются Председателем Коллегии или членами Коллегии.

28. Документы, направляемые в органы государственной власти (за исключением содержащих запросы, предусмотренные пунктом 100 Регламента), а также документы, направляемые в организации или гражданам, подписываются Председателем Коллегии, членами Коллегии или должностными лицами в соответствии с их компетенцией согласно международным договорам и актам, составляющими право Евразийского экономического союза (далее - Союз).

29. Документы, подписываемые Председателем Коллегии, членами Коллегии, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам. Визовый экземпляр после регистрации остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, за исключением визовых экземпляров, регистрируемых в структурных подразделениях Комиссии. Третий экземпляр после регистрации возвращается исполнителю.

Исполнитель представляет подписанный документ (подлинный экземпляр) для его регистрации вместе с визовым экземпляром и экземпляром, подлежащим возврату исполнителю. Если документ подготовлен на основании входящего документа, то для регистрации исходящего документа представляется также входящий документ. Если на основании одного входящего документа подготовлены исходящие документы, адресованные разным лицам, для регистрации представляются все экземпляры исходящего документа.

Визовый экземпляр с оригинальными визами сдается на архивное хранение.

Документы представляются для регистрации в день их подписания или на следующий рабочий день до 10 ч. 00 мин.

30. Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе.

Копия исходящего документа заверяется оттиском штампа "Копия верна", подписывается сотрудником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции (с указанием расшифровки подписи), и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Не подлежат отправке в составе исходящей корреспонденции Комиссии документы неслужебного характера.

31. Исходящие документы, подписанные членами Коллегии, регистрируются в системе электронного документооборота сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Документы за подписью руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Комиссии регистрируются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.

При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа (с указанием его полного наименования);

исполнитель - фамилия сотрудника, подготовившего документ;

визы - фамилии сотрудников, завизировавших документ, с указанием даты визирования;

адресаты - организации, в адрес которых направляется документ;

ответ на N - номер и дата письма, на которое дается ответ (при наличии);

списание в дело - номер дела согласно номенклатуре дел.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются в системе электронного документооборота автоматически при заполнении всех имеющихся полей и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником, регистрирующим данный документ.

Подписанный и зарегистрированный документ (за исключением документа ограниченного распространения) сканируется, файл с отсканированным документом в обязательном порядке прикрепляется к регистрационной карточке. При регистрации документов, связанных с формированием комплекта документов и материалов по вопросам повестки дня заседания Коллегии, Совета, Межправительственного совета или Высшего совета, к регистрационной карточке также прикрепляется файл с документом в текстовом формате *.doc или *.docx (с защитой от редактирования).

32. Обработка и отправка исходящих документов из Комиссии осуществляются сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, установленными в государстве пребывания Комиссии (далее - правила оказания услуг почтовой связи).

33. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

При отправке корреспонденции, адресованной органам государственной власти государств - членов Союза (далее - государства-члены), за исключением документов ограниченного распространения, исполнитель документа дублирует ее отправку по факсу или электронной почте (на адрес электронной почты органа государственной власти государства-члена) с использованием опции уведомления о получении и (или) прочтении электронного сообщения.

При отправке корреспонденции с минимальными сроками исполнения, с пометками "В. срочно" и "Срочно", адресованной организациям в государствах-членах и других государствах, за исключением документов ограниченного распространения, исполнитель документа дублирует ее отправку по факсу или электронной почте (на адрес электронной почты организации) с использованием опции уведомления о получении и (или) прочтении электронного сообщения.

При отправке документов (приказов, протоколов, заключений, заданий, договоров и т.д.), не имеющих адресной части, исполнителями готовятся сопроводительные письма.

В случае если сотрудник Комиссии получает подписанный документ (подлинный экземпляр) исходящего документа для передачи непосредственно адресату, то на визовом экземпляре документа, который остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, сотрудник Комиссии расписывается за полученный на руки документ. При этом в регистрационной карточке документа проставляется соответствующая отметка.

После передачи подписанного документа (подлинного экземпляра) адресату, сотрудник Комиссии, передавший документ, представляет в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения расписку лица, получившего документ, с указанием даты передачи документа, его регистрационного номера и даты, фамилии и инициалов лица, получившего документ.

34. Отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения принимает от структурных подразделений Комиссии исходящие документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящих Правил.

35. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который с распиской работника почтового отделения связи возвращается в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

36. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм (телефонограмм и факсограмм) и электронных сообщений.

Отправка документов из Комиссии посредством телеграфной связи осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, установленными в государстве пребывания Комиссии.