Описание бизнес-процесса при формировании Акта о списании (ф. 0510454) документом-основанием, для которого является Инвентаризационная опись (ф. 0510466)

Создание формуляра Акт о списании (ф. 0510454) осуществляет ответственный исполнитель комиссии.

Ответственный исполнитель комиссии заполняет реквизиты заголовочной части, Раздела 1, Акта о списании (ф. 0510454), состав комиссии с проставлением особых отметок по причинам отсутствия членов комиссии на заседании комиссии. Заполнение заголовочной части, Раздела 1, Раздела 2 по графам 1 - 3 (графа 4 при списании объектов незавершенного строительства) Акта о списании (ф. 0510454) осуществляется автоматически из родительского документа Инвентаризационной описи (ф. 0510466), Инвентарной карточки (ф. 0509215) или Инвентарной карточки (ф. 0509216), Карточки капитальных вложений (ф. 0509211) (для объектов незавершенного строительства), Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213) справочника постоянно действующих комиссий, данных бухгалтерского учета с возможностью корректировки.

После заполнения полей и реквизитов формуляра осуществляется контроль (автоматический или самоконтроль) на полноту и достоверность их заполнения. Если результат контроля отрицательный, формуляр направляется ответственному исполнителю на доработку.

Если результат контроля положительный, далее осуществляется контроль кворума присутствия. В случае если количество членов комиссии в процентном отношении меньше нормативно-установленного кворума присутствия, электронный документ переходит в статус "Заседание комиссии не состоялось", и документ направляется для хранения в архив.

Если контроль кворума присутствия пройден, электронный документ переходит в статус "Новый". Решение о списании объектов нефинансовых активов осуществляется через процедуру голосования в Листе голосования, который является неотъемлемой частью Акта о списании (ф. 0510454). Лист голосования последовательно направляется на голосование ответственному исполнителю, членам комиссии, председателю комиссии.

Ответственный исполнитель голосует путем проставления в Листе голосования решения "за" или "против" по каждому коду строки (объекту). В случае наличия особого мнения ответственный исполнитель прикрепляет скан-копию документа с особым мнением. В случае если по какому-либо объекту проставлено решение "против", прикрепление скан-копии документа с особым мнением обязательно. Информация о наличии особого мнения ответственного лица отражается в реквизите "особые отметки", в котором отображается имя прикрепленного файла с особым мнением ответственного исполнителя. По окончании голосования ответственный исполнитель подписывает Лист голосования простой ЭП. В системе осуществляется контроль на наличие скан-копии документа, в котором представлено особое мнение с отметкой в Листе голосования "против". Если результат контроля отрицательный, Лист голосования направляется ответственному исполнителю для прикрепления скан-копии документа с особым мнением.

Если результат контроля положительный, подписанный Лист голосования переходит в статус "Подписано членом комиссии" и направляется для голосования членам комиссии с изменением статуса "На подписании членами комиссии".

Члены комиссии голосуют аналогично процедуре голосования ответственным исполнителем, описанной выше. Члены комиссии подписывают Лист голосования простой ЭП. В случаях если членом комиссии в электронном документе обнаружены ошибки, такой документ направляется на доработку ответственному исполнителю.

После голосования членами комиссии, Лист голосования переходит в статус "Подписан членом комиссии" и направляется для голосования председателю комиссии с изменением статуса "На подписании председателем". Председатель комиссии голосует аналогично процессу, описанному выше в отношении голосования ответственного исполнителя по каждому объекту с выбором решения "за" или "против". По окончании голосования председатель комиссии подписывают Лист голосования ЭЦП. Лист голосования переходит в статус "Подписан председателем". В случаях, если председателем комиссии в электронном документе обнаружены ошибки, он направляется его на доработку ответственному исполнителю.

После подписания Листа голосования председателем комиссии результат голосования "за" из графы 6 Листа голосования отражается в графе 5 Раздела 2 Акта о списании (ф. 0510454).

После завершения процедуры голосования осуществляется процедура проверки кворума принятия решения. В случае, если по всем кодам строк (объектам) нет кворума принятия решения (количество проголосовавших в процентах "за" меньше установленного кворума принятия решения), электронный документ переходит в статус "Не одобрено комиссией", и документ направляется для хранения в архив.

Если по отдельным кодам строк (объектам) нет кворума принятия решения, по графе 6 Раздела 2 Акта о списании (ф. 0510454) в соответствующих строках проставляется значение "снято с обсуждения", при этом электронный документ переходит в статус "Одобрено комиссией".

При подписании членами комиссии Листа голосования одновременно в оформляющей части электронного документа Акта о списании (ф. 0510454) отображаются подписи членов комиссии, подписавших Лист голосования.

После завершения голосования, если кворум принятия решения пройден, и требуется согласование с собственником (учредителем), Акт о списании (ф. 0510454) вместе с Листом голосования направляется на согласование собственнику (учредителю). Собственник (учредитель) согласовывает электронный документ с применением ЭЦП или отказывает в согласовании. Если Акт о списании (ф. 0510454) не согласован собственником (учредителем), Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус "Отказан" и хранится в архиве документов.

После согласования собственником (учредителем) (при необходимости) Акт о списании (ф. 0510454) направляется на утверждение руководителю учреждения (уполномоченному им лицу). Руководитель учреждения (уполномоченное им лицо) утверждает электронный документ с применением ЭЦП или отказывает в подписании. Если Акт о списании (ф. 0510454) не утвержден руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом), Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус "Отказан" и хранится в архиве документов.

Далее осуществляется контроль: требуется или не требуется формирование Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) (далее - Акт об утилизации (ф. 0510435).

Ели формирование Акта об утилизации (ф. 0510435) не требуется (в случае недостачи (хищения, стихийного бедствия), на основании Акта о списании (ф. 0510454) в бухгалтерском учете отражаются операции по выбытию объектов нефинансовых активов с балансового и забалансового учета, электронный формуляр переходит в статус "Отражен в учете".

На основании утвержденного Акта о списании (ф. 0510454) отражается информация о списании объектов в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), в Карточке капитальных вложений (ф. 0509211) (при недостаче объектов незавершенного строительства в случае стихийного бедствия), Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213), Инвентарной карточке (ф. 0509215) или Инвентарной карточке (ф. 0509216).

Если формирование Акта об утилизации (ф. 0510435) требуется (при списании объектов незавершенного строительства, за исключением недостачи), осуществляется процесс его формирования на основании Акта о списании (ф. 0510454), который имеет статус "Утвержден", его утверждения, отражения в бухгалтерском учете по выбытию объектов нефинансовых активов после осуществления утилизационных мероприятий. После утверждения и отражения в бухгалтерском учете Акта об утилизации (ф. 0510435) электронный формуляр Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус "Отработан".

В случае формирования Акта об утилизации (ф. 0510435) бухгалтерские операции по выбытию объектов незавершенного строительства на основании Акта о списании (ф. 0510454) не формируются.

После отражения в бухгалтерском учете Акта об утилизации (ф. 0510435) информация о списании объектов незавершенного строительства отражается в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), Карточке капитальных вложений (ф. 0509211).