IV. Определение сроков хранения документов

22. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством <2>. Для НТД, формируемой в комплекты, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором комплект был утвержден.

--------------------------------

<2> Часть 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

23. Временные сроки хранения реестров, регистров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение <3>.

--------------------------------

<3> Пункт 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 237 (зарегистрирован Минюстом России 13 февраля 2020 г., регистрационный N 57488).

24. Срок хранения, установленный для информационных систем, исчисляется со дня их выведения из эксплуатации. Документы (сведения, информация), включенные в базы данных информационных систем, должны храниться в соответствии со сроками хранения, установленными Перечнем.

25. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

26. Уничтожение документов до истечения сроков их хранения запрещается.

27. Срок хранения "Постоянно", установленный для документов, образовавшихся в деятельности организаций, выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы их ценности.

Срок хранения "Постоянно", установленный для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы должны храниться "До ликвидации организации".

28. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации. При реорганизации организации документам со сроком хранения "До ликвидации организации", не включенным в состав Архивного фонда Российской Федерации и утратившим практическое значение, устанавливается срок хранения "До минования надобности".

29. Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения таких документов, при этом этот срок хранения не может быть менее одного года.

30. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

31. Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, или срок хранения может быть продлен до минования практической надобности указанных документов.

32. Срок хранения документов, включенных разработчиком в комплект, состав которого установлен нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными правовыми актами Российской Федерации, а также государственными стандартами, аналогичен сроку хранения комплекта.

33. В случае совпадения функций организаций сроки хранения документов устанавливаются по графе с наибольшим сроком хранения документов.

34. Снижение сроков хранения документов, установленных Перечнем, запрещается.