V. Оформление проектов служебных писем

14. Проекты служебных писем (за исключением совместных) оформляются на бланках в соответствии с образцами N 12 - 16 образцов бланков Министерства обороны, на которых оформляются правовые акты Министерства обороны, а также отправляемые (исходящие) из Министерства обороны иные документы (приложение N 1 к приказу Министра обороны Российской Федерации от 5 декабря 2016 г. N 800 "Об утверждении образцов бланков Министерства обороны Российской Федерации") (далее - образцы бланков). Служебные письма за подписью исполняющего (временно исполняющего) обязанности Министра обороны Российской Федерации оформляются на бланке Министерства обороны в соответствии с образцом N 17 образцов бланков.

Проекты совместных служебных писем (за подписью нескольких должностных лиц) оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

Реквизиты проекта служебного письма печатаются шрифтом, имеющим такие же графические и метрические параметры, как шрифт Times New Roman, размером N 14 - 16. Проекты служебных писем, представляемые Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, подготавливаются с применением шрифта размером N 16.

Проект служебного письма должен касаться, как правило, одного вопроса. В проекте служебного письма может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Служебное письмо должно быть написано официально-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, его содержание должно быть кратким и ясным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Употребляемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в международных договорах Российской Федерации, федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, и употребляться в одном и том же значении по всему тексту служебного письма.

15. При оформлении проекта служебного письма на соответствующем бланке должны соблюдаться следующие правила:

1) реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" проставляются словесно-цифровым способом, например: 10 февраля 2023 г. N 205/303;

2) реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" используется только в служебных письмах, являющихся ответами на запрос, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, проставляемые словесно-цифровым способом, на который дается ответ и помещается в специально отведенном месте углового штампа бланка под датой ("На N ___");

3) реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа проекта служебного письма. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрованным способом в отведенных границах. Максимальная длина строки не должна превышать 10 см. Строка ограничивается правой границей текстового поля.

Например:

Если служебное письмо отправляется в несколько федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно.

Например:

При оформлении служебных писем указывается полный почтовый адрес адресата (кроме служебных писем, адресованных органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, а также отправляемых участникам межведомственного электронного документооборота);

4) реквизит "Заголовок к тексту" формулируется в предложном падеже и отражает в краткой форме тему служебного письма.

Заголовок оформляется в служебных письмах Президенту Российской Федерации, а также в других служебных письмах, подготовленных на двух и более листах.

Печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа не более 10 см текстового поля и выравнивается по правой границе. Точка в конце заголовка не ставится;

5) текст служебного письма, как правило, начинается с уважительного обращения к адресату, которое располагается через 1 междустрочный интервал над основным текстом и центрируется относительно границ полей.

Основной текст служебного письма печатается в границах текстового поля и отделяется от заголовка к тексту 2 - 3 междустрочными интервалами, а от уважительного обращения 1 междустрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

Текст служебного письма обычно состоит из трех частей.

В первой части излагается причина или основание подготовки служебного письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся причиной или основанием подготовки письма.

Например:

а) в адрес Президента Российской Федерации:

"Во исполнение указания Президента Российской Федерации от 22 января 2023 г. N Пр-103 вопрос о ... Минобороны России рассмотрен.";

"Во исполнение решения, принятого на оперативном совещании Совета Безопасности Российской Федерации 9 ноября 2022 г. (пункт 4 протокола), вопрос... Минобороны России проработан.";

"В соответствии с пунктом 2 распоряжения Президента Российской Федерации от 19 июня 2023 г. N 132-рп Минобороны России проведены мероприятия...";

"В соответствии с поручением Президента Российской Федерации от 23 мая 2023 г. N Пр-845 Минобороны России организована работа по...";

"Во исполнение перечня поручений по итогам встречи Президента Российской Федерации с представителями общественности Республики Крым и г. Севастополя 18 марта 2023 г., утвержденного Президентом Российской Федерации 9 мая 2023 г. N Пр-794 (подпункт "а" пункта 1), представляется подготовленный Минобороны России и согласованный с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти проект указа Президента Российской Федерации "О некоторых вопросах..." (далее - проект указа).";

б) в адрес Председателя Правительства Российской Федерации (Правительства Российской Федерации):

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 23 октября 2022 г. N МВ-П5-2320 (подпункт 3 пункта 4), данным во исполнение перечня поручений по итогам совещания Президента Российской Федерации по вопросу... 15 октября 2022 г. (г. Санкт-Петербург), утвержденного Президентом Российской Федерации 20 октября 2022 г. N Пр-335 (пункт 3), Минобороны России подготовлены...";

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2023 г. N ЮБ-П7-2820 (пункт 7), данным во исполнение решения, принятого на оперативном совещании Совета Безопасности Российской Федерации 10 марта 2023 г. (пункт 3 протокола), представляется подготовленный Минобороны России совместно с Минпромторгом России проект доклада Президенту Российской Федерации о ходе работ...";

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 20 апреля 2023 г. N ЮБ-П4-4050, данным во исполнение пункта 3 Указа Президента Российской Федерации от 13 апреля 2023 г. N 256 "О предоставлении...", Минобороны России представляется доработанный с учетом замечаний Государственно-правового управления Президента Российской Федерации проект указа Президента Российской Федерации "Об утверждении Порядка...".";

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 26 ноября 2022 г. N ДК-П4-8336, данным во исполнение указания Президента Российской Федерации от 24 ноября 2022 г. N Пр-143, Минобороны России совместно с федеральными органами исполнительной власти организованы мероприятия...".

Во второй части служебного письма излагается содержание вопроса.

В третьей части служебного письма излагаются просьбы, предложения и выводы.

Объем текста служебного письма не должен превышать 2 - 3 страниц.

При необходимости направления информации большего объема она оформляется в приложении к служебному письму и подписывается заместителем Министра обороны Российской Федерации либо руководителем ОВУ-разработчика (лицом, исполняющим его обязанности) в соответствии с предоставленными полномочиями.

В служебных письмах употребляются сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти и организаций. При этом наименования организаций, включая их организационно-правовую форму, пишутся в соответствии с учредительными документами.

Если проект служебного письма согласовывался с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, то в этих случаях в проекте служебного письма оговаривается это согласование.

Например:

"С Минфином России и Минюстом России согласовано.".

Если проект служебного письма согласовывался с четырьмя и более федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями, то в проекте служебного письма пишется:

"С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти согласовано."

или

"С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями согласовано.".

В случае если к служебному письму прилагаются проекты актов, заключений, официальных отзывов и поправок Правительства Российской Федерации, доклада Президенту Российской Федерации, то проект служебного письма заканчивается словами: "Проект указа (распоряжения) Президента Российской Федерации прилагается.", "Проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации прилагается.", "Проект заключения (официального отзыва, поправок) Правительства Российской Федерации прилагается" или "Проект доклада Президенту Российской Федерации прилагается.";

6) реквизит "Подпись" оформляется через 2 - 3 междустрочных интервала ниже текста служебного письма. Служебные письма подписываются Министром обороны Российской Федерации (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра обороны Российской Федерации, руководителями ОВУ-разработчиков в пределах предоставленных полномочий:

Министром обороны Российской Федерации (лицом, исполняющим его обязанности) - при ведении служебной переписки с органами государственной власти, в том числе при представлении (внесении на рассмотрение) проектов документов в органы государственной власти, а также с органами местного самоуправления и организациями;

заместителями Министра обороны Российской Федерации - при ведении служебной переписки с федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами (в том числе с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Счетной палатой Российской Федерации, Генеральной прокуратурой Российской Федерации), органами местного самоуправления и организациями, а статс-сектретарем - заместителем Министра обороны Российской Федерации - в том числе при внесении на рассмотрение в Правительство Российской Федерации проектов заключений, официальных отзывов и поправок Правительства Российской Федерации;

руководителями ОВУ - при ведении служебной переписки со структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов и организаций, органов исполнительной власти, Счетной палаты Российской Федерации и Генеральной прокуратуры Российской Федерации (за исключением ведения переписки с Главной военной прокуратурой, которая осуществляется через заместителей Министра обороны Российской Федерации).

Для служебных писем, оформляемых на бланках Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, реквизит "Подпись" состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии.

Например:

Для служебных писем, оформляемых на бланках Министерства обороны (образец N 17 образцов бланков) и подписываемых исполняющим (временно исполняющим) обязанности Министра обороны Российской Федерации, реквизит "Подпись" указывается в следующем виде:

Исключение составляют служебные письма, адресованные руководителям (заместителям) федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, в которых федеральными законами предусмотрена военная и государственная служба иных видов, имеющим воинские (специальные) звания. В этих случаях указывается воинское звание лица, подписавшего служебное письмо.

При подписании служебного письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. При разных должностях подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. На расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов от реквизита "Подпись" проставляется дата, ниже через 1 междустрочный интервал - регистрационный номер документа. Дата и регистрационный номер документа печатаются от левой границы текстового поля;

7) реквизит "Отметка о приложении" оформляется на обороте последнего листа служебного письма.

При оформлении отметки о приложении от границы левого поля печатается и подчеркивается слово "Приложение", после которого ставится двоеточие.

Если служебное письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

" на 10 л. в 2 экз.".

Если приложение направляется не во все указанные в служебном письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

" на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.".

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

" брошюра в 2 экз.";

8) реквизит "Отметка об исполнителе" печатается в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа служебного письма.

Отметка об исполнителе включает: фамилию и инициалы исполнителя, номер его телефона, который может дополняться кодами страны и города (оператора связи).

Например:

"Исп. Фамилия И.О.

т. 8-495-696-00-00".

При оформлении отметки об исполнителе на каждом отпечатанном экземпляре служебного письма (иного документа), содержащего гриф ограничения доступа к документу, дополнительно указывается количество отпечатанных экземпляров, расчет рассылки с указанием номеров экземпляров и кому они направлены (при печатании до пяти экземпляров включительно), фамилия, инициалы лица, распечатавшего служебный документ, дата печатания, регистрационный номер носителя информации, с которого печатался служебный документ.

Например:

"Отп. 2 экз.

Экз. N 1 - МИД России

Экз. N 2 - в дело ОВУ

Исп. и отп. Фамилия И.О.

т. 8-495-696-89-00

10.07.2023

МНИ N 101дсп".

Образцы прилагаются.