Утверждено

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 18 марта 2023 г. N 413

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПРОВЕДЕНИИ ЭКСПЕРИМЕНТА ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ

ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ РАБОТЕ ОТДЕЛЬНЫХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

1. Настоящее Положение устанавливает порядок и условия проведения эксперимента по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти (далее - эксперимент).

В ходе эксперимента документы, используемые в кадровой работе, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними в письменной форме, формируются в виде электронных документов (далее - электронный кадровый документ).

2. Создание, подписание и хранение в ходе эксперимента электронных кадровых документов без их дублирования на бумажном носителе, а также ознакомление с ними (далее - электронный кадровый документооборот) федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) и граждан Российской Федерации (далее - граждане), участвующих в эксперименте, осуществляются с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации" (далее - Единая система).

3. Эксперимент проводится в целях:

а) апробации использования на федеральной государственной гражданской службе (далее - гражданская служба) электронных кадровых документов, включая обмен информацией в форме электронных кадровых документов между представителем нанимателя и гражданским служащим или гражданином, участвующими в эксперименте;

б) подготовки предложений о внесении изменений в законодательство Российской Федерации о государственной гражданской службе Российской Федерации в части внедрения электронного кадрового документооборота в государственных органах.

4. Задачами эксперимента являются:

а) апробация федеральными органами исполнительной власти, в которых проводится эксперимент, технологий создания, подписания и хранения электронных кадровых документов;

б) подготовка предложений о доработке сервисов Единой системы, обеспечивающих создание, подписание и хранение электронных кадровых документов с учетом результатов эксперимента;

в) определение сроков внедрения электронного кадрового документооборота в государственных органах с учетом результатов эксперимента.

5. Эксперимент проводится в отношении документов, используемых в кадровой работе и определенных федеральным органом исполнительной власти, являющимся координатором эксперимента.

6. Эксперимент не проводится в отношении:

а) трудовых книжек гражданских служащих и формируемых в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации в электронном виде сведений о трудовой деятельности гражданских служащих;

б) документов, связанных с освобождением гражданского служащего от замещаемой должности и его увольнением с гражданской службы;

в) документов, оригиналы которых подлежат приобщению к личному делу гражданского служащего в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела";

г) документов, подтверждающих прохождение гражданским служащим инструктажа по охране профессиональной служебной деятельности (охране труда), подписываемых в том числе лично гражданским служащим, акта о несчастном случае по установленной форме;

д) иных документов, в подписании которых участвуют третьи лица, не имеющие технической возможности подписания соответствующих документов с использованием Единой системы.

7. Подписание в ходе эксперимента электронных кадровых документов представителем нанимателя или иными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, в котором проводится эксперимент, взаимодействующими с гражданским служащим как со стороной служебного контракта, осуществляется с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, квалифицированный сертификат ключа проверки которой создан и выдан удостоверяющим центром Федерального казначейства.

8. Подписание в ходе эксперимента электронных кадровых документов гражданскими служащими от собственного имени в качестве стороны служебного контракта осуществляется с применением электронной подписи, предусмотренной пунктом 7 настоящего Положения.

9. Подписание в ходе эксперимента электронных кадровых документов гражданином, претендующим на замещение должности гражданской службы, может осуществляться с применением:

а) усиленной квалифицированной электронной подписи;

б) усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.

10. Электронные кадровые документы, подписанные в соответствии с требованиями, предусмотренными пунктами 7 - 9 настоящего Положения, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

11. Приобщение документов к личному делу гражданского служащего в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", в отношении электронных кадровых документов, сформированных в ходе эксперимента, осуществляется в виде их копий на бумажном носителе, заверенных надлежащим образом.

12. Представитель нанимателя при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), предоставляет им соответствующие электронные кадровые документы и (или) их копии на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

13. Ознакомление гражданского служащего с электронными кадровыми документами, предметом которых являются правоотношения с указанным гражданским служащим, или с выписками из них допускается путем размещения этих документов в его личном кабинете в Единой системе.

14. Для обеспечения проведения эксперимента:

а) федеральный орган исполнительной власти, являющийся координатором эксперимента:

утверждает план-график проведения эксперимента;

определяет перечень документов, используемых в кадровой работе, в отношении которых проводится эксперимент;

обеспечивает доступ гражданских служащих и граждан, участвующих в эксперименте, к сервисам Единой системы, обеспечивающим создание, подписание и хранение электронных кадровых документов в ходе эксперимента;

обеспечивает техническую и консультационную поддержку проведения эксперимента посредством Единой системы;

обеспечивает хранение электронных кадровых документов в Единой системе в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле;

осуществляет подготовку и представление в Правительство Российской Федерации итогового отчета о проведении эксперимента;

б) федеральный орган исполнительной власти, обеспечивающий методологическую поддержку проведения эксперимента:

оказывает методическую и консультационную поддержку федеральным органам исполнительной власти, в которых проводится эксперимент;

осуществляет согласование перечня документов, связанных с осуществлением кадровой работы, в отношении которых проводится эксперимент;

проводит оценку предложений федеральных органов исполнительной власти, в которых проводится эксперимент, о внесении изменений в законодательство Российской Федерации о государственной гражданской службе в части внедрения электронного кадрового документооборота;

в) федеральные органы исполнительной власти, в которых проводится эксперимент:

утверждают на основании плана-графика проведения эксперимента планы-графики участия в эксперименте;

определяют порядок информирования гражданских служащих об участии в эксперименте;

устанавливают (при необходимости) правила организации электронного кадрового документооборота в ходе эксперимента, предусматривающие в том числе порядок согласования электронных кадровых документов в структурных подразделениях, а также сроки подписания гражданскими служащими, участвующими в эксперименте, электронных кадровых документов и (или) ознакомления с ними с учетом сроков рассмотрения соответствующих документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации о гражданской службе, периодичность такого подписания и ознакомления;

обеспечивают прием кадровыми службами, в том числе с использованием Единой системы, заявлений гражданских служащих, участвующих в эксперименте, на выдачу квалифицированных сертификатов ключей проверки усиленных квалифицированных электронных подписей, созданных удостоверяющим центром Федерального казначейства (далее - квалифицированный сертификат) с идентификацией заявителей при их личном присутствии в соответствии с частью 4 статьи 13 Федерального закона "Об электронной подписи";

обеспечивают вручение уполномоченными структурными подразделениями квалифицированных сертификатов от имени удостоверяющего центра Федерального казначейства с идентификацией заявителей при их личном присутствии в соответствии с частью 4 статьи 13 Федерального закона "Об электронной подписи";

обеспечивают гражданским служащим, участвующим в эксперименте, безвозмездное представление заверенных надлежащим образом копий электронных кадровых документов на бумажном носителе или выписок из них не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанными гражданскими служащими соответствующего заявления в письменной форме;

обеспечивают приобщение к личному делу гражданского служащего, участвующего в эксперименте, электронных кадровых документов в соответствии с пунктом 11 настоящего Положения;

направляют в установленном порядке в федеральный орган исполнительной власти, являющийся координатором эксперимента, отчет о проведении эксперимента в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня его завершения;

взаимодействуют с Федеральным казначейством в целях обеспечения приема заявлений гражданских служащих, участвующих в эксперименте, на выдачу квалифицированных сертификатов и вручения указанных сертификатов от имени удостоверяющего центра Федерального казначейства с идентификацией заявителей при выполнении указанных действий.

15. Участие в эксперименте граждан и гражданских служащих, выступающих от собственного имени в качестве стороны служебного контракта, является добровольным.

16. Гражданский служащий федерального органа исполнительной власти, в котором проводится эксперимент, вправе согласиться или отказаться от участия в эксперименте, уведомив о своем решении представителя нанимателя в письменной форме.

17. Гражданин, претендующий на замещение должности гражданской службы в федеральном органе исполнительной власти, в котором проводится эксперимент, или поступающий на гражданскую службу в указанный орган, помимо документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, представляет в письменной форме согласие или отказ от участия в эксперименте.

Отказ от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа гражданину, претендующему на замещение должности гражданской службы в федеральном органе исполнительной власти, в котором проводится эксперимент, в приеме документов для участия в конкурсе на замещение вакантной должности гражданской службы и (или) в конкурсе на включение в кадровый резерв указанного органа, а также в поступлении на гражданскую службу.

18. Использование федеральными органами исполнительной власти, в которых проводится эксперимент, гражданскими служащими и гражданами, участвующими в эксперименте, электронных кадровых документов в порядке, предусмотренном настоящим Положением, не влечет для них правовых последствий, отличных от тех, которые возникают при использовании документов на бумажном носителе, связанных с осуществлением кадровой работы, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.