2.6. Работа исполнителей со служебными документами

2.6.1. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

2.6.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Судебного департамента или руководителем подразделения, подготовку к пересылке адресату.

2.6.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлинника и копийного экземпляра) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

На копийном экземпляре исходящего документа (отпуск) текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или его руководителем по форме:

2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись:

- Генеральному директору Судебного департамента - через Управление делами или руководителями структурных подразделений-исполнителей с визой управляющего делами (в соответствии с требованиями настоящей Инструкции);

- заместителям Генерального директора - руководителями структурных подразделений-исполнителей;

- руководителям структурных подразделений-исполнителями документа.

2.6.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет его исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список - расчет рассылки. Расчет рассылки утверждается руководителем структурного подразделения - исполнителя документа и согласовывается с Управлением делами. Документ вместе с заказом (приложение N 8) на тиражирование (ксерокопирование) передается в копировально-множительное бюро службы эксплуатации зданий Судебного департамента Управления капитального строительства, эксплуатации зданий и сооружений.

2.6.7. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, руководителем (или заместителем) структурного подразделения с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

2.6.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя Генерального директора докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

2.6.9. Контроль исполнения инициативных документов (запросов в федеральные органы исполнительной власти, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о предоставлении сведений от органов Судебного департамента и судов в субъектах Российской Федерации и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.6.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 9).

2.6.11. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

Руководитель структурного подразделения информирует по факту утраты управляющего делами и проводит служебное расследование. Справка о результатах служебного расследования представляется в Управление делами для рассмотрения и подготовки соответствующих предложений Генеральному директору.