2.1. Обработка и регистрация входящих документов

2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся централизованно в отделе делопроизводства Управления делами экспедицией (далее по тексту - экспедиция).

Передача входящей документации, предназначенной для Главного управления обеспечения деятельности военных судов (ГУВС), осуществляется через работника общего отдела ГУВС. Часть корреспонденции поступает, регистрируется и передается исполнителям непосредственно в общем отделе ГУВС.

2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Судебный департамент, получает сотрудник экспедиции в почтовом отделении по доверенности и передает их по назначению под расписку. Посылки, адресованные непосредственно в структурные подразделения, получают сотрудники этих подразделений.

2.1.3. Подлежат обязательной передаче в экспедицию все официальные служебные документы, полученные сотрудниками Судебного департамента от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).

2.1.4. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.

2.1.5. В экспедиции вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции. Конверты с пометками "Лично", "Конфиденциально" передаются непосредственно адресатам.

2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй экземпляр остается в экспедиции. Конверты поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.1.7. Документы, поступившие в Судебный департамент с нарочным, принимаются экспедицией с проставлением даты, времени поступления и подписи должностного лица, принявшего документ.

2.1.8. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.), поступающие, внутренние, отправляемые.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Судебном департаменте, приведен в приложении N 1.

2.1.9. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

2.1.10. Работники экспедиции регистрируют поступивший в Судебный департамент документ путем проставления на нем штампа с указанием порядкового номера, даты регистрации и количества листов.

2.1.11. Основные сведения о поступившем документе вводятся в автоматизированную систему "Делопроизводство": индекс поступления (входящий номер и дата поступления переносятся из регистрационного штампа), наименование организации (автора или корреспондента), наименование вида документа, регистрационный номер документа (присвоенный организацией - автором документа), заголовок к тексту (краткое содержание документа). На поступивший документ заполняется электронная карточка. Маршрут движения документа указан в приложении N 2.

2.1.12. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы распределяются, в зависимости от их важности и назначения, на требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента (Генеральным директором, заместителями Генерального директора) и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы передаются по назначению в течение рабочего дня в соответствии с реестром передачи входящих документов (приложение N 3).

2.1.13. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором, докладывается Генеральному директору управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через секретарей. После рассмотрения секретари возвращают всю корреспонденцию в отдел делопроизводства Управления делами.

2.1.14. На рассмотрение руководства Судебного департамента передаются документы, полученные из высших органов государственной власти Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Совета судей Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах или покушениях на жизнь судей, а также материалы по вопросам, требующим решения руководства.

2.1.15. На основании рассмотрения Генеральный директор и его заместители дают поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции (приложение N 4). Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.1.16. Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства Управления делами для продолжения заполнения электронной карточки. В нее вносится резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль. Карточка распечатывается в необходимом количестве экземпляров и вместе с документами передается на исполнение. Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.

2.1.17. Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения и прошедшие учет в экспедиции, в обязательном порядке регистрируются (учитываются в журнале учета поступивших (входящих) документов, приложение N 5) в структурных подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство, в порядке, предусмотренном пунктами 2.1.15, 2.1.16. Вся информация о ходе исполнения документа должна быть отражена в регистрационно-контрольных формах (приложение N 3) как структурного подразделения, так и отдела делопроизводства Управления делами.

2.1.18. Поступившие телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

2.1.19. Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, учитываются в журнале учета факсограмм.

2.1.20. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента, принимаются их секретарями, экспедицией Управления делами, а также дежурными по Судебному департаменту в выходные и праздничные дни. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.