2.8. Учет объема документооборота

2.8.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (приказы и распоряжения учитываются отдельно) документов в каждом структурном подразделении и в целом по Судебному департаменту за период (месяц, квартал, полугодие, год).

2.8.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан учитываются отдельно.

2.8.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

2.8.4. Документы, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Судебного департамента, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка соисполнителя учитывается в графе "Внутренние" (приложение N 10).

2.8.5. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

2.8.6. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются в отдел делопроизводства Управления делами, где они сводятся в единую таблицу, отражающую объем документооборота в целом по Судебному департаменту.