V. Контроль исполнения служебных документов

5.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения обеспечивает Генеральный директор Судебного департамента через отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Судебного департамента.

5.2. Контролю подлежат:

приказы и распоряжения Генерального директора и его заместителей, в которых установлены конкретные сроки исполнения;

решения коллегии Судебного департамента;

решения оперативных совещаний руководства Судебного департамента;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации и его Аппарата;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума Верховного Суда Российской Федерации, постановлений, решений и поручений Председателя Совета судей Российской Федерации, Президиума Совета судей Российской Федерации, заседаний Совета судей Российской Федерации, Всероссийского съезда судей;

поручения Генерального директора по рассмотренной им служебной корреспонденции;

планы работы Судебного департамента;

обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан.

5.3. Контроль исполнения документов, перечисленных в п. 5.2, осуществляют Управление делами, руководители структурных подразделений.

Контроль исполнения других видов документов (плановых, снабженческих, финансовых, актов ревизий и проверок и т.д.) ведется в соответствующих структурных подразделениях Судебного департамента.

Контроль исполнения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется в отделе обращений и приема граждан Управления делами.

5.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Конечная дата исполнения документа определяется Генеральным директором, его заместителями или руководителями структурных подразделений (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

5.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы - электронную карточку и другие.

5.6. Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации документа в Судебном департаменте; поручения по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями, - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней.

В случае если Судебный департамент не является основным исполнителем поручения вышестоящего органа, информация о проделанной работе должна быть отправлена в министерство или ведомство, готовящее итоговый документ, не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока. Вносимые в необходимых случаях предложения о продлении сроков исполнения поручений представляются не позднее чем за 5 дней до их исполнения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Приостанавливать исполнение документа имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

5.7. Особую группу составляют контрольные документы, на которых, в соответствии с резолюцией Генерального директора, заместителей Генерального директора, проставляется отметка о контроле: буква "К", слово или штамп "Контроль". Контроль исполнения этой группы документов осуществляет отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, остальные - в 10-дневный срок.

Если контрольный документ не исполнен в срок, установленный в резолюции, то он принимается Управлением делами на доклад Генеральному директору и его заместителям только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения с указанием причин нарушения срока или докладывается лично Генеральному директору руководителем этого структурного подразделения с обязательным информированием Управления делами. В случае продления Генеральным директором срока исполнения на документе ставится штамп "Контроль продлен".

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, осуществляющий контроль, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления штампа "Снят с контроля".

Если информация об исполнении документа не поступила в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, документ считается не исполненным.

Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в дело.

5.8. При осуществлении контрольных функций Управление делами взаимодействует со структурными подразделениями Судебного департамента и пользуется их базами данных.

При отсутствии в структурных подразделениях сведений о ходе исполнения контролируемых приказов, распоряжений и поручений Управление делами запрашивает их у руководителей этих подразделений для получения полной и объективной информации о ходе исполнения контрольного документа.

Работники отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами в порядке предупредительного контроля напоминают исполнителям, их руководителям и работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, о сроках исполнения приказов, распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по служебным документам не позднее чем за 3 дня до их истечения.

Управление делами еженедельно представляет справку о не исполненных в срок документах заместителям Генерального директора Судебного департамента по курируемым структурным подразделениям для сведения.

5.9. Отдел распорядительных документов, планирования и контроля готовит для управляющего делами справку о состоянии исполнительской дисциплины в Судебном департаменте, о ходе исполнения контролируемых ими приказов, распоряжений и служебных документов с поручениями Генерального директора Судебного департамента и его заместителей по состоянию за месяц. Управляющий делами представляет ее Генеральному директору Судебного департамента. На основании справок формируются аналитические отчеты за полугодие, год для представления руководству Судебного департамента.

5.10. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационно-контрольных форм (журналов, традиционных или электронных карточек).

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, постановления и решения органов Судейского сообщества, Верховного Суда Российской Федерации, приказы и распоряжения Судебного департамента, решения коллегии и т.п.), заявителям и т.д.

Если документ пересылается на исполнение в учреждение, орган Судебного департамента в субъекте Российской Федерации с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается в Управление делами с указанием даты и содержания исполнения.

5.11. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и распоряжений. Позволяет проводить анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в структурных подразделениях по месту регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, незамедлительно вносят в свои электронные регистрационные карточки текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений и доводят ее до сведения исполнителей.

После завершения исполнения документа и внесения всех необходимых сведений об исполненном документе в электронную карточку, с нее изготавливается машинописная копия. Машинописная карточка используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив Судебного департамента одновременно с документами.