2.2. Порядок работы со служебными документами

2.2.1. Документы, поступившие в Судебный департамент с грифами ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", "Для служебного пользования"), принимаются, регистрируются и докладываются руководству Судебного департамента работниками первого отдела Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения руководства, контроль исполнения, хранение и наличие несет начальник первого отдела.

2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в экспедицию, докладываются Генеральному директору Судебного департамента и передаются экспедицией в отдел систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Документы с пометкой "Весьма срочно" докладываются немедленно.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей инструкцией и Инструкцией о порядке ведения фонда правовой информации несет начальник отдела систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Поступившие копии приказов и распоряжений федеральных министерств и ведомств, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, копии постановлений и решений Совета судей Российской Федерации регистрируются и хранятся в Управлении делами.

Контроль за исполнением поручений Генерального директора по этим документам возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.2.3. Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, решения (протоколы) оперативных совещаний регистрируются в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности и распоряжения регистрируются отдельно в журналах, нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц аппарата Судебного департамента и контроль исполнения возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами; ответственность за их доведение до управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и судов возлагается на исполнителей. Перед размножением копия рассылаемого распорядительного документа заверяется печатью Управления делами. Размноженные экземпляры приказов, распоряжений рассылаются исполнителем в соответствии с указателем рассылки.

Копии приказов и распоряжений Генерального директора Судебного департамента и его заместителей по основной деятельности передаются также в единый ведомственный фонд правовых актов отдела систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

2.2.4. Решения и материалы коллегии Судебного департамента, планы работы Судебного департамента на конкретный период и перспективу, отчеты о работе Судебного департамента, материалы Научно-экспертного совета учитываются в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Ответственность за их учет, доведение до сведения должностных лиц аппарата и системы Судебного департамента, контроль исполнения, обеспечение сохранности возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.2.5. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан в Судебный департамент и ответы на них получаются и отправляются через экспедицию работниками отдела обращений и приема граждан Управления делами.

Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами.

Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и ведения делопроизводства по ним определяется положением о соответствующем структурном подразделении, должностными инструкциями работников, ответственных за ведение делопроизводства, Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента от 23 декабря 1998 г. N 112), с изменениями.

2.2.6. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Судебный департамент, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках, получаются и отправляются через экспедицию в установленном порядке.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц аппарата и системы Судебного департамента, контроль исполнения по поручениям руководства, обеспечение сохранности возлагается на начальника Отдела международно-правового сотрудничества.

2.2.7. Договоры, заключенные Судебным департаментом с другими организациями, учитываются в юридическом отделе Управления делами и передаются (подлинники) подразделениями - исполнителями в отдел бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента Главного финансово-экономического управления.

Ответственность за учет указанных договоров, хранение их копий возлагается на начальника юридического отдела Управления делами.

2.2.8. Корреспонденция, адресованная в структурные подразделения Судебного департамента или их руководителям непосредственно, а также направляемая за их подписью адресатам, получается и отправляется через экспедицию, регистрируется, доводится до сведения соответствующих руководителей и хранится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих подразделений.

2.2.9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.

В их обязанности входят:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки в Управлении делами, регистрация ее и передача исполнителям;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю, как правило, в день поступления документа;

передача исполненных документов для подписания Генеральным директором Судебного департамента в Управление делами;

регистрация документов, исходящих из структурного подразделения, проверка правильности их оформления и передача в экспедицию на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении и сроками исполнения;

ежегодная проверка наличия (для ГУОПО) документов и дел с грифом "Для служебного пользования" и оформление соответствующих актов по ее результатам;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

информирование отдела делопроизводства Управления делами об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации отдела;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений руководителей отделов структурного подразделения, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в структурном подразделении;

организация использования установленных в структурном подразделении средств копировальной техники.

2.2.10. На время болезни, отпуска, командировки работника, ответственного за ведение делопроизводства, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении, перемещении работник, ответственный за ведение делопроизводства, передает дела по акту работнику, которого утверждает руководитель структурного подразделения Судебного департамента.

2.2.11. Управление делами периодически (один раз в два года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.