8.5. Организация хранения дел в центральном архиве ФАС России

8.4.1. До передачи в Государственный архив Российской Федерации дела, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, хранятся и используются в центральном архиве ФАС России.

8.4.2. Дела, находящиеся в архиве, предоставляются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений по письменному запросу с визой руководителя того структурного подразделения, дела которого запрашиваются, и начальника Управления делами.

8.4.3. Архивные дела предоставляются для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне архива под расписку в книге выдачи дел из архива.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа сотрудник центрального архива вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

8.4.4. Изъятие документов из архивных дел, передача сотрудниками структурных подразделений архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

Изъятие (выемка) документов из центрального архива ФАС России производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя ФАС России (лица, исполняющего обязанности руководителя ФАС России).

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями ФАС России и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых дел, документов.

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указываются основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись сотрудника, ответственного за формирование и (или) хранение дела.

Подлинник документа, изъятый из дела на основании соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается и уничтожается.

8.4.5. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, выносить за пределы служебных помещений.

При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, формируемой в центральном аппарате ФАС России, руководителями структурных подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел-экспедицию и центральный архив Управления делами.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом начальником Управления делами и руководителем структурного подразделения в двух экземплярах (по одному экземпляру для каждого управления).