8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел ФАС России включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

8.1.2. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России составляется сотрудниками центрального архива отдела-экспедиции и центрального архива Управления делами (далее - сотрудники центрального архива) на основе проектов номенклатур дел структурных подразделений в соответствии с приложением N 15.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения на следующий календарный год составляется делопроизводителем структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел-экспедицию и центральный архив Управления делами в срок до 1 ноября текущего года.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры дел подразделения и представить ее в отдел-экспедицию и центральный архив Управления делами.

8.1.3. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России подписывается начальником Управления делами, согласовывается с центральной экспертной комиссией ФАС России (далее - ЦЭК) и согласовывается с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации. Согласование проводится не реже одного раза в 5 лет, если за это время не произошло крупных структурных изменений. Согласованная с ЭПК номенклатура дел центрального аппарата ФАС России утверждается приказом ФАС России.

Ежегодная номенклатура дел центрального аппарата ФАС России, не проходящая согласование с ЭПК Государственного архива Российской Федерации, составляется ответственным сотрудником Управления делами, подписывается заместителем начальника Управления делами и утверждается заместителем руководителя ФАС России, курирующим деятельность Управления делами.

8.1.4. После утверждения номенклатуры дел центрального аппарата ФАС России структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

8.1.5. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России в конце каждого года уточняется, утверждается (приказом или грифом утверждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.6. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

8.1.7. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

8.1.8. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляют индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения, утвержденного приказом, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индекс дела обозначается арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Сокращенный вариант написания заголовка типа "То же..." не допускается. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документа (протоколы, приказы и т.д.); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документа дела; дата (период), к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Пример:

"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Пример:

"Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам формирования Единого экономического пространства (ЕЭП)".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Пример:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам контроля за соблюдением антимонопольного законодательства".

Конкретный корреспондент указывается в заголовке в том случае, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Пример:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается "Копии".

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома.

В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по перечню, определяемые в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449), приказом ФАС России от 29 июня 2022 г. N 484/22 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной антимонопольной службы, ее территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков их хранения", а при отсутствии в перечнях нужной статьи - согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения, определенный исходя из научной и практической ценности документов.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы

8.1.9. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются сотрудникам центрального архива, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

8.1.10. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России составляется и согласовывается с ЭПК Государственного архива Российской Федерации заново в случае коренных изменений функций и структуры ФАС России.