3.3.13. Текст документа

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и, по возможности, кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка (такое же расстояние между текстом и подписью), выравнивается по ширине страницы.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты и подпункты. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, допускается их написание прописными буквами, подзаголовки пишутся с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут также нумероваться строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой. Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Текст документа излагается:

- в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю: ...");

- в приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("... приказываем: ...");

- в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

- в служебных письмах, оформленных на бланках ФАС России, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("ФАС России не возражает...", "ФАС России считает возможным...");

- в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц ФАС России, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...");

- в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

- в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом с восклицательным знаком в конце обращения и отделяется от текста документа 1 - 2 межстрочными интервалами.

При направлении письма нескольким адресатам обращение не указывается, или указывается только к первому адресату (кому направляется подлинник), в случае если остальным письмо направляется для сведения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Фамилия от инициалов отделяется пробелом, между инициалами пробел не ставится.

Дата и номер в тексте документа указывается в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, затем номер документа.

Пример:

"В ответ на Ваш запрос от 05.01.2023 N МН-0/000-ПК ...".

Заключительная этикетная фраза "С уважением, ..." (далее - конструкция "С уважением") предшествует подписи, располагается на расстоянии 2 межстрочных интервалов ниже текста письма или может выполняться собственноручно подписывающим документ должностным лицом.

Конструкция "С уважением" ставится в случае, если письмо адресовано конкретному должностному лицу, например:

- высшему должностному лицу (Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, федеральному министру и т.д.);

- депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или сенатору Российской Федерации;

- главе субъекта Российской Федерации;

- президенту (председателю правления) компании;

- руководителю территориального органа ФАС России и т.д.

Конструкция "С уважением" в конце письма не ставится:

- если письмо направляется не конкретному лицу, а в орган государственной власти, организацию;

- если письмо подписывается собственноручно, а не посредством электронной подписи;

- в процессуальных документах (решение по сделке, определение о назначении дела, в сопроводительном письме о проведении проверки и т.д.);

- если письмо адресовано не должностному, а физическому или юридическому лицу (возможные исключения определяет лицо, подписывающее данное письмо);

- если письмо направляется по списку рассылки нескольким лицам (руководителям территориальных органов ФАС России, главам субъектов Российской Федерации).