8.3. Порядок передачи документов на хранение в архив

8.3.1. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы ФАС России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Российской Федерации.

8.3.2. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет Управление делами, которое обеспечивает формирование и использование архивного фонда ФАС России.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в составе отдела-экспедиции и центрального архива Управления делами ФАС России образован центральный архив ФАС России.

Дела временного (до 10 лет) хранения в центральный архив ФАС России не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном Инструкцией порядке.

8.3.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является списание каждого документа ответственным исполнителем в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД в поле "Номенклатура дел".

8.3.4. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.3.5. Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства в структурных подразделениях при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в центральный архив ФАС России и при подготовке к передаче дел в Государственный архив Российской Федерации.

8.3.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФАС России создана постоянно действующая ЦЭК, состоящая из специалистов структурных подразделений.

8.3.7. Функции и права ЦЭК, организация ее работы определяется Положением о Центральной экспертной комиссии ФАС России, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным приказом ФАС России от 22 июля 2022 г. N 533/22.

8.3.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях делопроизводителями совместно с ЦЭК и под непосредственным методическим руководством сотрудников центрального архива ФАС России.

8.3.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив ФАС России; отбор документов временного хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек.

8.3.10. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании согласованной с Государственным архивом Российской Федерации номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФАС России.

Дела временного хранения с отметкой "ЭПК" также подлежат полистному просмотру с целью выявления документов, которые необходимо оставить на постоянное хранение (отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно"). Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

8.3.11. По результатам экспертизы ценности документов проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

8.3.12. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда ФАС России, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.3.13. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личному составу.

8.3.14. Описи дел для сдачи документов в центральный архив ФАС России составляются ежегодно делопроизводителями структурных подразделений под непосредственным методическим контролем центрального архива ФАС России.

Описи дел структурных подразделений составляются по форме, установленной приложением N 19, и представляются в центральный архив ФАС России не раньше, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел центрального аппарата ФАС России. Сводную опись дел готовят сотрудники центрального архива. Сводная опись дел постоянного хранения подлежит утверждению, а опись по личному составу - согласованию ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

8.3.15. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: индекс дела, заголовок дела, порядковый номер дела (тома, части), дата дела (тома, части), указание количества листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

8.3.16. При составлении описи необходимо соблюдать следующие правила:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

2) порядок нумерации дел в описи - валовой;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

5) графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

8.3.17. В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

8.3.18. Описи дел структурного подразделения подписываются составителем описи (делопроизводителем) с указанием его должности, согласовываются с заместителем начальника Управления делами и утверждаются руководителем структурного подразделения, подготовившего опись.

8.3.19. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел-экспедицию и центральный архив Управления делами, а второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.

8.3.20. В центральный архив ФАС России передаются дела только с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата ФАС России. Передача осуществляется только по описям дел.

8.3.21. Дела временного (до 10 лет) хранения хранятся в соответствующих структурных подразделениях и подлежат уничтожению по истечении срока хранения в соответствии с порядком, установленным в пункте 8.4 Инструкции.

8.3.22. Передача дел структурных подразделений в центральный архив ФАС России осуществляется строго по графику, составленному Управлением делами с учетом количества дел, подлежащих передаче на хранение в каждом структурном подразделении, и утвержденному приказом ФАС России.

8.3.23. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудник центрального архива ФАС России предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

8.3.24. Прием каждого дела производит сотрудник центрального архива в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника центрального архива ФАС России и делопроизводителя, передававшего дела.

8.3.25. Дела, оформленные с нарушением установленных Инструкцией правил, возвращаются в структурное подразделение для переоформления.

8.3.26. В случае исключения подразделения из структуры ФАС России делопроизводитель данного структурного подразделения оформляет оконченные дела и передает их в 14-дневный срок в отдел-экспедицию и центральный архив Управления делами по описям.