6.4. Организация работы с исходящими документами

6.4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении и оформлении проекта документа, его согласовании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

6.4.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также за согласование проекта документа с должностными лицами ФАС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

При наличии ответственного исполнителя, соисполнители документа также несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа и представление ответственному исполнителю до истечения половины установленного срока необходимых материалов (проектов документов, заключений, справок, сведений и т.д.). Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы для исполнения документа.

6.4.3. Проекты документов готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе.

При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков, документов на бумажном носителе - бланки установленной формы или бумага стандартного формата A4.

Проекты документов ФАС России готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Инструкцией; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

6.4.4. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

- конфиденциальность ("общий", "ДСП");

- корреспонденты (куда направляется документ; если корреспондентов более четырех, то исполнителем создается группа рассылки);

- аннотация (краткое содержание документа);

- вид документа;

- количество листов документа, количество листов приложений, количество экземпляров;

- кто подписал (фамилия должностного лица, подписавшего документ);

- исполнитель (фамилия исполнителя, подготовившего документ);

- основание (указывается номер и дата письма, на которое дается ответ);

- процедура (соответствующая процедура выбирается из списка);

- содержание, содержание 2 и основание вынесения (выбираются из списка);

- примечание (при необходимости).

6.4.5. Согласование проекта документа производится в электронном виде в СЭД.

Проекты документов с пометкой "Для служебного пользования" согласовываются только на бумажном носителе, оформляется визовой экземпляр.

Проект окончательного ответа на документ должен быть согласован всеми должностными лицами, названными в указании по исполнению руководства ФАС России к данному документу (правила визирования см. в пункте 3.3.16 Инструкции).

6.4.6. До представления на подпись руководителю ФАС России (лицу, исполняющему обязанности руководителя ФАС России), заместителю руководителя ФАС России или руководителю структурного подразделения исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

Проекты документов, представляемые на подпись, должны иметь временный регистрационный номер (идентификатор) с прикрепленным проектом документа в электронном виде к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные копии документов, указанных в пункте 6.3.4 Инструкции.

6.4.7. Для регистрации в отдел правительственной переписки или отдел регистрации исходящей корреспонденции Управления делами исполнитель представляет подготовленный для отправки документ в последней редакции (согласованный, подписанный и не требующий исправлений).

6.4.8. При регистрации сотрудником отдела правительственной переписки или отдела регистрации исходящей корреспонденции Управления делами проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю в день поступления или на следующий рабочий день.

6.4.9. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и переносятся на документ зарегистрировавшим его сотрудником из РК.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

6.4.10. Исходящие документы, созданные с использованием электронных шаблонов бланков и подписанные электронной подписью, поступают на регистрацию сразу после подписания.

Регистрационный номер и дата документа автоматически проставляются СЭД на электронном шаблоне бланка. Сотрудники отдела правительственной переписки и отдела регистрации исходящей корреспонденции Управления делами при необходимости отправки документа на бумажном носителе распечатывают документ и направляют его по указанному адресу. Документы, подписанные электронной подписью и предназначенные для передачи только по каналам электронной связи, в том числе по МЭДО, не распечатываются.

6.4.11. Документ, направляемый в несколько адресов в виде копий на бумажном носителе, после регистрации возвращается исполнителю для подготовки рассылки. Подготовленные исполнителем копии передаются в Управление делами для заверения и отправки в день регистрации документа.

После регистрации документа, подписанного электронной подписью и направляемого в несколько адресов в виде копий на бумажном носителе, исполнителем изготавливается необходимое количество копий документа и составляется список рассылки. Подготовленные копии со списком рассылки передаются в Управление делами в день регистрации документа для последующей отправки.

Передача зарегистрированных документов исполнителю (для копирования, самостоятельной отправки по электронной почте и т.д.) осуществляется под расписку, за исключением процессуальных документов, подготовленных в рамках дел о нарушении антимонопольного законодательства, оригиналы которых остаются в деле у исполнителя.

6.4.12. Документы на бумажных носителях, служащие основанием исходящего письма, подшиваются исполнителем в соответствующее (по номенклатуре дел) дело в структурном подразделении. Документы - основания правительственной переписки передаются в отдел правительственной переписки Управления делами, где подшиваются в дела согласно номенклатуре дел Управления делами. Информация о списании документа в дело вносится в РК. Подлинники документов, отправленных только по МЭДО или по другим каналам электронной связи, подшиваются в соответствующее дело в структурном подразделении.

6.4.13. При необходимости отправления корреспонденции с уведомлением о вручении исполнитель должен сделать соответствующую отметку в РК исходящего документа в графе "примечание".

Определения, протоколы, постановления, решения, заключения об обстоятельствах дела, предупреждения о прекращении действий (бездействия), которые содержат признаки нарушения антимонопольного законодательства, предостережения о недопустимости совершения действий, которые могут привести к нарушению антимонопольного законодательства, и предписания комиссий ФАС России отправляются адресатам только с уведомлением о вручении, при этом в РК документа делается необходимая отметка.