8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности ФАС России.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются в ФАС России децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

8.2.3. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителем делопроизводителю соответствующего структурного подразделения для формирования их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел данного структурного подразделения.

8.2.4. Контроль правильности формирования дел в структурных подразделениях осуществляет Управление делами.

8.2.5. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

- в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

- приложения помещаются вместе с основными документами;

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- факсограммы, телеграммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".

8.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Приказы ФАС России группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документа, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, его Президиума и выписки из протоколов.

Все документы отчетного и информационного характера во исполнение акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное для этого дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки в отделе правительственной переписки Управления делами.

Документы заседаний Коллегии ФАС России группируются по хронологическому признаку, при этом протоколы, решения Коллегии, документы к заседаниям Коллегии помещаются в одно дело. Документы заседаний Президиума ФАС России группируются по тому же принципу.

Положения, инструкции, утвержденные приказами ФАС России по основной деятельности, являются приложениями к приказам и группируются вместе с ними.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников центрального аппарата ФАС России группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы ФАС России и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу-вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.

8.2.8. Оформление дел в делопроизводстве осуществляется делопроизводителем структурного подразделения, формирующим данное дело при методической помощи и под контролем сотрудников центрального архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной приложением N 16 форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела согласно приложению N 17, составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

8.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

1) "Государственный архив Российской Федерации";

2) полное и сокращенное наименования ФАС России;

3) наименование структурного подразделения;

4) индекс дела по номенклатуре;

5) номер тома (части);

6) заголовок дела (тома, части);

7) крайние даты дела (тома, части);

8) количество листов в деле;

9) срок хранения дела (по номенклатуре);

10) архивный шифр дела (проставляется сотрудником центрального архива);

11) пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).

При оформлении обложки дела:

- наименование ФАС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения (указывается полное название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой);

- индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел;

- заголовок дела (переносится из номенклатуры дел структурного подразделения полностью, без сокращений);

- даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее наименование заключается в скобки.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки). Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения.

На делах постоянного хранения делается надпись: "хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в центральном архиве ФАС России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.10. Для учета приказов ФАС России по общим вопросам и личных дел служащих ФАС России на отдельном листе составляется внутренняя опись документа по форме приложения N 18, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.11. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.2.12. С момента заведения и до передачи в центральный архив ФАС России (или до уничтожения по истечении срока хранения) дела хранятся по месту их формирования.

Руководитель структурного подразделения несет персональную ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от воздействия вредных факторов.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного структурного подразделения. Номенклатура дел или (для отдела) выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре, при необходимости номер тома дела, дата дела.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив ФАС России.

8.2.13. Документы, создаваемые в электронном виде в СЭД, имеют те же сроки хранения, что и документы на бумажных носителях.

8.2.14. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется делопроизводителем данного структурного подразделения под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ФАС России (лица, исполняющего обязанности руководителя ФАС России) или его заместителя, непосредственно координирующего и контролирующего деятельность Управление делами, по актам.