6.3. Предварительное рассмотрение и регистрация поступающих документов

6.3.1. В процессе предварительного рассмотрения входящие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

К нерегистрируемым документам относятся:

- ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

- пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки;

- обзоры печати, книги, газеты, журналы, прейскуранты, каталоги, ведомственная литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники и т.д.

- аналитические обзоры федеральных органов власти, поступившие без сопроводительных писем;

- копии документов без адресации в ФАС России, поступившие без сопроводительных писем;

- учебные планы, программы, поступившие без сопроводительных писем;

- авторефераты, полученные без сопроводительных писем;

- документы материально-технического снабжения (заказы, разнарядки, платежные поручения, счета и т.д.), если они получены без сопроводительного письма;

- анонимные обращения.

6.3.2. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки, передачи или создания один раз.

Документы регистрируются в день поступления либо на следующий рабочий день независимо от способа их доставки (за исключением обращений, направленных в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"). Документы, поступившие по МЭДО до окончания рабочего дня, регистрируются в день поступления. Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно", "Вручить немедленно" и т.п. регистрируются незамедлительно.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания РК документа в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

При регистрации в РК заполняются следующие реквизиты:

- исходящий номер документа;

- исходящая дата документа;

- вид доставки ("заказное письмо", "электронная почта", "лично", "МЭДО" и т.д.);

- конфиденциальность ("общий", "ДСП");

- К (постановка на контроль);

- вид контроля (внешний, внутренний);

- срок по документу;

- корреспонденты (откуда поступил документ);

- аннотация (краткое содержание документа);

- рубрика;

- тематика (для обращений граждан);

- к делу (создание связи с делом);

- основание (создание связей с другими документами);

- количество листов документа;

- количество экземпляров (если документ поступил в нескольких экземплярах);

- вид документа;

- содержание;

- примечание (наличие дисков, флеш-накопителей, брошюр и т.д.).

При регистрации документа с пометкой "Для служебного пользования" в поле РК "аннотация" проставляются только буквы "ДСП".

Работа с документами, содержащими персональные данные, ведется в СЭД в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", нормативными правовыми актами ФАС России и Инструкцией.

6.3.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, и электронная копия документа прикрепляется к РК.

Не сканируются и не прикрепляются электронные копии следующих документов: с пометкой "Для служебного пользования", брошюры, книги, проспекты, жалобы на действия субъектов контроля в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", поступившие в ФАС России посредством функционала единой информационной системы в сфере закупок. В документах, нотариально заверенных, а также в скрепленных документах, заверенных подписью должностного лица и печатью организации, сканируется и прикрепляется к РК первый лист документа.

В РК указываются связи с другими документами (при наличии).

6.3.5. Регистрационный штамп (штрих-код) помещается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.

При регистрации документов в отделе правительственной переписки Управления делами после порядкового входящего номера проставляется индекс "ПР". При регистрации документов, поступивших по электронной почте, после порядкового входящего номера проставляется индекс "ЭП". При регистрации документов, поступивших по МЭДО, после порядкового номера проставляется индекс "М". При регистрации факсограмм после порядкового номера проставляется индекс "Ф".

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в СЭД.

Служебные документы, полученные руководством и сотрудниками структурных подразделений, минуя Управление делами, подлежат обязательной передаче в отдел регистрации входящей общей и электронной корреспонденции или в отдел правительственной переписки Управления делами для регистрации.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются общим номером и передаются на рассмотрение в общем порядке. Телеграммы категории "срочная" после регистрации незамедлительно передаются в секретариат (приемную) руководителя ФАС России.

Срочные факсограммы передаются адресату немедленно после регистрации.

Текст поступившей телефонограммы печатается сотрудником отдела регистрации входящей общей и электронной корреспонденции Управления делами на листе бумаги формата A4 и регистрируется как входящий документ. Телефонограмма оперативно передается адресату.

6.3.6. После регистрации поступившая корреспонденция незамедлительно передается в Административное управление - секретариат руководителя для анализа, росписи и представления ее на доклад руководителю ФАС России (лицу, исполняющему обязанности руководителя ФАС России). Материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации передаются в Административное управление - секретариат руководителя сразу после получения.

6.3.7. Проекты резолюций руководителя ФАС России (лица, исполняющего обязанности руководителя ФАС России) по исполнению документов оформляются сотрудниками Административного управления - секретариата руководителя, заместителей руководителя - сотрудниками, обеспечивающими деятельность заместителей руководителя, в день регистрации документа или на следующий рабочий день (в случае, если документ зарегистрирован в конце рабочего дня).

Резолюция оформляется непосредственно на документе на бумажном носителе (на свободном от текста месте), на отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде (в РК документа в СЭД).

Подготовленные проекты резолюций утверждаются руководителем ФАС России (лицом, исполняющим обязанности руководителя ФАС России). Сведения об утвержденной резолюции вносятся в РК СЭД сотрудниками Административного управления - секретариата руководителя, после чего исполнители получают доступ к электронному документу или электронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.

После рассмотрения документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Управление делами для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронная копия документа, прикрепленная к РК в СЭД.

Документы в соответствии с резолюцией поступают исполнителям в СЭД.

6.3.8. В случае несогласия структурного подразделения - исполнителя с указанием по исполнению зарегистрированные документы могут быть переадресованы из одного структурного подразделения в другое в течение 4 рабочих дней (или 2 рабочих дней, если срок исполнения документа составляет менее 10 дней) со дня получения данных документов в СЭД по письменному согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения. Решение о согласии или отказе в принятии документа принимается руководителем структурного подразделения в день поступления документа на переадресацию. Информация о переадресации вносится сотрудниками Административного управления - секретариата руководителя в РК документа в СЭД.

При несогласии с переадресацией или нарушении срока переадресации документ может быть передан из одного структурного подразделения в другое только по служебной записке руководителя структурного подразделения по согласованию с заместителем руководителя ФАС России, координирующим и контролирующим деятельность управления, в которое должен быть перенаправлен документ, с обязательной переадресацией документа сотрудниками Административного управления - секретариата руководителя в РК в СЭД.