6.8. Особенности работы с электронными документами

6.8.1. Работа с электронными документами в ФАС России регламентируется федеральными законами от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", Регламентом ФАС России, приказом ФАС России от 29 декабря 2011 г. N 916 "Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности ФАС России", Инструкцией и другими нормативными правовыми актами.

6.8.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в ФАС России, включаются в СЭД путем создания файлов документов. Документы, поступающие в ФАС России на бумажном носителе, по электронной почте, по факсу, по системам МЭДО и СМЭВ и т.д., включаются в СЭД путем создания электронных копий документов или прикрепления полученных файлов.

6.8.3. Для подписания электронных документов используются электронные подписи.

В СЭД проводится согласование проектов электронных документов в электронной форме и подписание электронных документов, созданных на электронных шаблонах бланков.

6.8.4. Составление, оформление, согласование и подписание проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

6.8.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Прием и отправку электронных документов осуществляет Управление делами. Рассылку исходящих электронных документов, адресованных во все территориальные органы ФАС России, осуществляет отдел регистрации исходящей корреспонденции Управления делами и отдел правительственной переписки Управления делами путем их направления по соответствующему адресу электронной почты посредством СЭД.

6.8.6. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений в СЭД. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка "Электронные документы".

Пример:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

6.8.7. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.8.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством ФАС России.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

6.8.9. Обработка документов (работа с электронными копиями и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах.