3.7.7. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.7.7.1. Телеграммы

Телеграфная переписка допускается, как правило, с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром и заместителями Министра согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке".

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочный интервал. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);

адрес получателя;

должность получателя;

Ф.И.О. получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).

В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам:

подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму;

подготавливается с приложением списка рассылки пунктов и адресов.

Образец оформления телеграммы представлен в Приложении N 22 к настоящей Инструкции.

3.7.7.2. Электронные сообщения

Электронные сообщения в адрес Министерства поступают по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), на официальный электронный адрес Министерства в сети "Интернет", доступ к которому устанавливается Аппаратом, через раздел "Общественная приемная" официального сайта Минсельхоза России, на электронный адрес Министерства в сети "Интернет".

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются Аппаратом и в департаментах Министерства по назначению.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.

3.7.7.3. Факсограммы

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭДО.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в департаментах, приемных руководства Министерства.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Документы, передаваемые по факсу, выдаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, в департаментах возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и директора департамента, подписавшего данный документ.