8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основой формирования документационного фонда Министерства, который составляет документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 24 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 25 к настоящей Инструкции).

8.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Аппарат.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Аппарат.

8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Аппаратом на основе номенклатур дел департаментов.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Аппарата, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК федерального архива не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Аппарата.

Один экземпляр Сводной номенклатуры дел передается в федеральный архив, с которым она согласовывалась.

8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

8.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

8.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.

В графе "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов. Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу "Заголовок дела" (тома, части) номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе "Сроки хранения тома, части и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.

8.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).