3.7.4. Протокол заседания (совещания)

3.7.4.1. Протокол совещания (заседания) в Министерстве издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы совещаний, подписанные Министром или заместителями Министра, регистрируются и хранятся в Аппарате.

Копии протоколов при необходимости рассылаются Аппаратом заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Аппарата.

Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.7.4.6), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью Аппарата.

3.7.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

В случае когда оформляется "протокол совещания в Минсельхозе России" или "протокол совместного совещания", указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".

Во вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица Министерства слово "председательствующий" не указывается.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Присутствовавших на совещании государственных гражданских служащих Министерства и подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти допускается объединять в группы с указанием должности, например: "заместители директоров департаментов", "начальник, заместители начальника отдела Депправа", "начальник, заместители начальников управлений Россельхознадзора". Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов исполнительной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения, печатается через 1,5 межстрочный интервал.

Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру шрифтом без выделения и подчеркивается.

Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.

Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: департамент или должностное лицо, которому дается поручение, - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.

Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а также подведомственной Федеральной службе или их должностным лицам даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через курирующие департаменты, например:

Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:

3.7.4.3. Визирует протокол исполнитель, директор департамента (или замещающее его лицо) - инициатора проведения совещания, директор департамента (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос, референт заместителя Министра или помощник (советник) Министра соответственно.

Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего департамента.

3.7.4.4. Подписывает протокол председательствовавший на заседании (совещании) и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

3.7.4.5. Протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства оформляются на бланках установленного образца (Приложение N 21) с размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом, размер шрифта N 20, и выравнивается по центру.

Вид совещания печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Отделяется от следующего текста сплошной линией.

Место проведения совещания выравнивается по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола совещания (заседания), проводимого руководством Министерства, включает буквенный индекс руководителя Министерства или его заместителя, проводившего совещание, дефис, делопроизводственный индекс департамента, готовившего совещание, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.

Номер протокола совещания, проводимого руководством департамента, включает делопроизводственный индекс департамента, дефис, порядковый номер в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании.

Подпись отделяется от текста тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 - 48 пт) и включает наименование должности лица, проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.7.4.6. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Министерства и имеет реквизиты:

наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

заголовок протокола;

дата и номер (те же, что у самого протокола);

место составления;

часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании, с соответствующим решением);

подпись председательствовавшего (без личной подписи);

отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).