3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Министерства;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о Министерстве;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.2. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов Министерства в одноцветном варианте на геральдическом щите на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Министерства".

3.2.3. Наименование Министерства

Полное и сокращенное наименование Министерства, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 450 (далее - Положение о Министерстве). Сокращенное наименование Министерства помещается в скобках под полным наименованием.

3.2.4. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителей Министра. Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.

3.2.5. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией и оформляются пробелом от нее.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются руководством Министерства. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются руководством департамента.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Министром, заместителем Министра, директорами департаментов в соответствии со статусом исходящего документа.

Документы, направляемые в организации и гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов и их заместителями в соответствии с их компетенцией. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о департаментах и должностными регламентами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

При оформлении документа на бланке Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Первый лист документа при этом оформляется на стандартном листе бумаги без бланка.

В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

3.2.6. Вид документа

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ), издаваемого в Министерстве, включается в бланк соответствующего вида документов. Наименование вида и разновидности документа не указывается в бланке письма.

3.2.7. Место составления

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.

3.2.8. Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения.

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

3.2.9. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам структурных подразделений, гражданам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и подведомственные организации.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже через 1 межстрочный интервал.

Наименование органа власти, организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.

Если служебное письмо адресуется в несколько однородных органов власти, организаций, то их следует указывать обобщенно. Наименование оформляется через 1 межстрочный интервал и указывается в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности оформляется через 1 межстрочный интервал, указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией и отделяются пробелом от нее.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, которыми определен следующий порядок написания почтового адреса:

наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование, для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем почтовый адрес.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается руководством департамента.

3.2.10. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а также департаментами при регистрации документа.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением данного реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

3.2.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (в СЭДО), имеет порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа, изданного совместно разными органами, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.12. Наименование либо аннотация документа

Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.2.13. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки подразделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами с закрывающей скобкой. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах Министерства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посередине верхнего поля.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).

3.2.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем в специальной строке бланка при подготовке письма-ответа.

3.2.15. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов:

Если в тексте письма нет ссылки на имеющееся приложение, то в отметке о наличии приложений указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Сопроводительные письма, имеющие в качестве приложения документы с пометкой "Для служебного пользования", содержащие информацию конфиденциального характера (служебную тайну), оформляются также с пометкой "Для служебного пользования" в приложении.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и др.) и количество штук.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.

Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу.

3.2.16. Гриф согласования

Грифом согласования оформляется согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется: с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (сельскохозяйственный, экологический, пожарный и другой); подведомственными Министерству федеральными органами исполнительной власти и общественными организациями.

3.2.17. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Министерства оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.). В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти и других заинтересованных организациях.

Документы, представляемые на подпись Министру (заместителям Министра), до Департамента аппарата Министра визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором (заместителем директора) департамента, в котором подготавливался проект документа, директором (заместителем директора) заинтересованного департамента, курирующими их деятельность заместителями Министра и директором Департамента правового обеспечения (далее - Депправо) (замещающим его лицом).

Проекты нормативных правовых актов и распорядительных актов визируются директором Депправа (замещающим его лицом) после визирования всеми заинтересованными департаментами Министерства и курирующими их работу заместителями Министра.

Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Министерства проектов нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов директор Депправа (его заместитель), не визируя документ, должен дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, директор Депправа вправе сообщить об этом руководству Министерства.

3.2.18. Гриф утверждения

Гриф утверждения на документах, подлежащих утверждению, проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.

При утверждении документа уполномоченным должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа приказом, коллегией Министерства гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

3.2.19. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах финансового характера и подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте бланка документа или на месте, обозначенном отметкой "МП".

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) и иные печати согласно Положению о Министерстве.

Примерный перечень документов, на которые ставятся печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в Приложении N 12 к настоящей Инструкции.

Решение о проставлении гербовой печати на документах, не входящих в указанный перечень, принимает руководство Министерства, а также директор Аппарата.

Оттиск круглых печатей без изображения государственной символики ставится на копиях документов для удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах в целях подтверждения их соответствия подлинникам.

3.2.20. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись", оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой (для документов, направляемых по каналам электронной почты и факсимильной связи) или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона и печатается, как правило, размером шрифта N 8.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

3.2.22. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются в СЭДО в электронном виде, непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.

Указание включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер документа, к которому относятся указания по исполнению документа.

В тексте указания определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте указания, должно быть конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно допускать двойного толкования (например: "...Для рассмотрения и ответа...").

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "обобщение" или "ответственный"). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

3.2.23. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле документа проставляется на регистрационной карточке СЭДО и документах, поставленных на контроль. Обозначается буквой "К" или штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.

3.2.24. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - кратких сведений об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ.

Документы, которые стояли на контроле, необходимо списывать в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором департамента, в котором исполнен документ.

3.2.25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, с пометкой "Для служебного пользования", указывается в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа.

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

3.2.26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа должна содержать очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.