4.2. Прием, регистрация и распределение поступающих документов

4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы и электронные сообщения.

Способ получения документов фиксируется при регистрации в СЭДО.

4.2.2. Документы, поступающие в Министерство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.

4.2.3. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе отдела правительственной и общей корреспонденции Аппаратом (далее - экспедиция).

4.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Порядок приема и регистрации документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок, проводимые Министерством, утверждается отдельным актом.

4.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в департаменты Министерства и с пометками "Лично" и "На конкурс". Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.

Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты из судебных органов и в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.

4.2.6. Документы, адресованные руководству Министерства и непосредственно в Министерство, передаются в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата.

Документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам или их должностным лицам, передаются в соответствующие департаменты для регистрации, рассмотрения руководством департамента и исполнения.

Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.

4.2.7. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Депсотрудничество. После чего для документов, адресованных руководству Министерства, Депсотрудничество обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.

4.2.8. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Министерства или непосредственно в Министерство, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в департаменты, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Министерства, положений о департаментах Министерства, должностных регламентов.

Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству департамента, отдела департамента или должностному лицу департамента, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего департамента.

4.2.9. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Министерство, за исключением документов, перечень которых приведен в Приложении N 23 к настоящей Инструкции.

Документы, адресованные руководству Министерства, а также направленные непосредственно в Министерство, регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции Аппарата.

Документы, адресованные в департаменты, отделы или их должностным лицам, регистрируются в департаментах гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих департаментов.

Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.

4.2.10. Все регистрируемые входящие документы регистрируются в СЭДО.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Электронная регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;

экз. N;

корреспондент (адресант) - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;

номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;

дата документа - проставляется число, присвоенное организацией - автором документа;

подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - указывается название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание - включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос: о чем документ?;

состав - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.;

количество экземпляров;

рубрики;

примечание.

К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы следующих документов:

с пометкой "Для служебного пользования";

содержащие персональные данные;

нотариально заверенные документы, а также сшитые документы;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

4.2.11. После регистрации в СЭДО на документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа и содержит сокращенное наименование Министерства или структурного подразделения, зарегистрировавшего документ, дату и регистрационный индекс документа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

4.2.12. Все входящие документы передаются на рассмотрение руководству Министерства и департаментов в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.

Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.

4.2.13. Подготовку проекта указания Министра осуществляет отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Подготовку проекта указания заместителя Министра осуществляет отдел обеспечения деятельности руководства Министерства. В случае отсутствия Министра и заместителя Министра указания подготавливаются отделом правительственной и общей корреспонденции и отделом обеспечения деятельности руководства Министерства в соответствии с порядком замещения по утвержденному распределению обязанностей между руководством Министерства.

При подготовке проекта указания, где при исполнении задействованы подведомственные Министерству федеральные органы исполнительной власти, головным исполнителем определяется департамент Министерства, курирующий соответствующую сферу деятельности.

4.2.14. Указания руководства Министерства и департаментов по рассмотренным документам оформляются в СЭДО.

В тексте указания определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

4.2.15. В указании указываются исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "ответственный"). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

В случае если в поручении Министра первым указан заместитель Министра и при этом головной исполнитель не обозначен словом "ответственный", "свод", "созыв", головным исполнителем является первый, указанный после заместителя Министра, исполнитель.

Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Министерства, директор заинтересованного департамента в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Министерства предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение Аппаратом, осуществляется по взаимному согласию руководства департаментов-исполнителей и Аппарата в течение трех дней, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно через отдел правительственной и общей корреспонденции с соответствующей отметкой в СЭДО. Если взаимного согласия руководства департаментов-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем Министра по предложению заинтересованного директора департамента.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается (учитывается) в СЭДО.

4.2.16. Рассмотренные руководством Министерства документы направляются на исполнение в департаменты.

В департаментах указания руководства департамента и срок исполнения поручений в СЭДО вносят лица, ответственные за ведение делопроизводства.

После фиксирования содержания указания в СЭДО документы поступают исполнителям в папки СЭДО.

4.2.17. В случае изменения (удаления) предыдущих указаний по исполнению документа сотрудник, осуществляющий замену, вносит информацию в регистрационную карточку СЭДО в поле "Примечание".

4.2.18. Если в поручении указаны несколько исполнителей, то при наличии бумажного носителя подлинник документа передается в департамент - головной исполнитель.