III. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (их проектами)

10. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, обложках и титульных листах изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также их проектах, определяется уполномоченными должностными лицами, указанными в пункте 5 Порядка.

Пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам (проектам документов).

В случае, если служебная информация ограниченного распространения содержится только в приложении к документу, на данном документе (сопроводительном письме) проставляется пометка "Для служебного пользования", которая дополняется словами "(при наличии приложения)".

В отметке о наличии приложения указываются название приложения, его учетный номер и дата регистрации, количество листов в экземпляре, количество экземпляров, номера экземпляров и пометка "Для служебного пользования".

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа (проекта документа) исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы и дату печати документа. Отпечатанные и подписанные документы (проекты документов) вместе с черновиками и проектами передаются для регистрации сотруднику Следственного комитета, осуществляющему их учет. Черновики и проекты уничтожаются указанным сотрудником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

11. Прием и учет (регистрация) документов (проектов документов), передача другим органам или организациям осуществляется:

в центральном аппарате Следственного комитета - управлением по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению и отделами (отделениями) документационного обеспечения либо должностными лицами, на которых возложены функции по документационному обеспечению и ведению делопроизводства подразделений центрального аппарата Следственного комитета;

в следственных органах и учреждениях Следственного комитета - должностными лицами, на которых возложены функции по документационному обеспечению и ведению делопроизводства.

12. Учет документов (проектов документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется посредством использования автоматизированной информационной системы (далее - АИС), а также в учетных формах на бумажном носителе.

В регистрационной карточке документа в поле "содержание" вместо заголовка указывается пометка "ДСП". Электронный образ документа к регистрационной карточке не прикрепляется.

Для учета документов с пометкой "Для служебного пользования" на бумажных носителях оформляются журналы регистрации входящих и исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" (рекомендуемый образец приведен в приложении к Порядку).

Журналы регистрации входящих и исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" должны быть прошиты, опечатаны, листы в них пронумерованы, на титульном листе в правом верхнем углу проставлена пометка "Для служебного пользования".

В графе 9 журнала регистрации входящих и исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" после их исполнения указываются номер дела, к которому приобщен документ с пометкой "Для служебного пользования", а при формировании дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, указываются номера страниц дела.

13. Документы (проекты документов) с пометкой "Для служебного пользования" в центральном аппарате Следственного комитета, следственных органах и учреждениях Следственного комитета:

учитываются отдельно от несекретной документации. Допускается вести учет таких документов совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам Следственного комитета под личную подпись;

пересылаются другим органам и организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями либо нарочным, а также могут быть переданы служащим органов, организаций при наличии у них доверенности на право получения соответствующей корреспонденции;

хранятся в запираемых шкафах и сейфах.

14. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, тиражируются, в том числе при поступлении из других государственных органов и организаций, с письменного разрешения уполномоченных должностных лиц, указанных в пункте 5 Порядка, и в пределах их полномочий, предусмотренных Порядком.

При учете тиражированных экземпляров им присваивается регистрационный номер оригинала, о чем делается соответствующая отметка в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции с пометкой "Для служебного пользования", где зарегистрирован подлинник, их нумерация производится от номера последнего экземпляра, подготовленного ранее.

На оборотной стороне последнего листа документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, с которого осуществлялось тиражирование или снятие копий, проставляется отметка о дате тиражирования (снятия копий), количестве и номерах экземпляров тиража (снятых копий) и адресатах, которая заверяется подписью исполнителя.

Поступившие в Следственный комитет документы с пометкой "Для служебного пользования", подготовленные в других органах и организациях, не подлежат передаче лицам, не являющимся должностными лицами Следственного комитета, без письменного разрешения должностного лица органа (организации), которым были введены ограничения на распространение данной информации.

15. Решение о передаче служебной информации ограниченного распространения, образовавшейся в процессе деятельности Следственного комитета, другим государствам или международным организациям принимается уполномоченными должностными лицами, указанными в пункте 5 Порядка. Необходимым условием для передачи указанной информации является наличие письменных обязательств от принимающей стороны по ее защите.

Основанием для передачи служебной информации ограниченного распространения другим государствам или международным организациям служит официальный запрос, а также необходимость осуществления информационного обмена при взаимодействии в рамках заключенных договоров (соглашений) Следственным комитетом.

16. При необходимости направления документов (проектов документов) с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется подлежащий обязательной регистрации в АИС (или в учетных формах на бумажном носителе) лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и уполномоченным должностным лицом, относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

17. Для направления документов (проектов документов) и дел с пометкой "Для служебного пользования" фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями либо нарочно, используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На пакете указываются адрес получателя, а под ним - адрес отправителя корреспонденции и регистрационные номера вложенных в пакет документов.

При пересылке нескольких документов данной категории, упакованных в один пакет и направляемых в один адрес, на пакете проставляются регистрационные номера вложенных документов.

При необходимости направления нескольких экземпляров одного документа (проекта документа) на пакете и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

Адресат и другие надписи на пакетах печатаются с помощью печатающего устройства или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного или синего цвета).

Должностное лицо, уполномоченное отправлять документы (проекты документов), содержащие служебную информацию ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах (проектах документов) с пометкой "Для служебного пользования", с номерами и экземплярами, указанными на пакете, оборачивает их прокладочной бумагой и вкладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати с наименованием Следственного комитета.

18. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется по письменному указанию руководителей (их заместителей) подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений Следственного комитета через подразделение, на которое возложены функции по документационному обеспечению и ведению делопроизводства строго под расписку в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции с пометкой "Для служебного пользования".

19. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дело (том дела) по вопросам деятельности в соответствии с номенклатурой дел, также могут быть приобщены к контрольным производствам, уголовным делам или материалам проверок. Приобщение документа с пометкой "Для служебного пользования" является основанием для присвоения пометки самому тому дела, если ему не присвоен гриф секретности.

20. Отбор и уничтожение документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, производятся в установленном порядке <1>.

--------------------------------

<1> Подпункт 2.6 пункта 2 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.