1. Описание бизнес-процесса заполнения Заявки-обоснования (ф. 0510521) при выдаче под отчет денежных средств в целях приобретения подотчетным лицом товаров, работ, услуг

В случае принятия решения о закупке товаров, работ, услуг подотчетным лицом (работником) субъекта учета для хозяйственных нужд субъекта учета или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг согласно бизнес-процессу Заявку-обоснование (ф. 0510521) формирует сотрудник контрактной службы (контрактный управляющий) субъекта учета (далее - ответственный исполнитель).

В заголовочной части ответственный исполнитель заполняет общие реквизиты, при этом в строке "Документ-основание" указывает реквизиты плана-графика закупок товаров, работ, услуг или положения о закупке товаров, работ, услуг, в соответствии с которыми осуществляется закупка товаров, работ, услуг малого объема.

Далее ответственный исполнитель заполняет Раздел 1 и раздел "Справочно. Сведения о малой закупке" содержательной части Заявки-обоснования (ф. 0510521) методом ручного ввода или путем выбора информации из справочников.

Если закупка осуществляется с использованием информационной системы, то при наличии технической возможности реализуется частичное заполнение данных Раздела 1 и раздела "Справочно. Сведения о малой закупке" содержательной части Заявки-обоснования (ф. 0510521) автоматически из соответствующей информационной системы.

В процессе заполнения осуществляется контроль (автоматический или самоконтроль) за обязательным заполнением реквизитного состава Заявки-обоснования (ф. 0510521).

Если контроль на заполнение реквизитов Заявки-обоснования (ф. 0510521) не пройден, то Заявка-обоснование (ф. 0510521) возвращается на корректировку.

После заполнения Раздела 1 и раздела "Справочно. Сведения о малой закупке" содержательной части Заявки-обоснования (ф. 0510521), Раздел 1 подписывает простой ЭП ответственное лицо контрактной службы (контрактный управляющий) или ответственное лицо комиссии по осуществлению закупок, уполномоченное председателем указанной комиссии.

Далее документ передается ответственному лицу финансово-экономического подразделения для подписания в части наличия объема финансового обеспечения на указанную закупку.

При наличии объема финансового обеспечения на закупку ответственное лицо финансово-экономического подразделения проставляет в графе 12 значение "да", а при отсутствии финансового обеспечения - одно из значений "нет, требуется внесение изменения в объем финансового обеспечения" или "нет, отказано" и подписывает Раздел 1.

Если признак наличия объема финансового обеспечения на закупку отрицательный (финансирование по указанной статье не предусмотрено или закончилось), то документ аннулируется.

После подписания Раздела 1 и раздела "Справочно. Сведения о малой закупке" Заявка-обоснование (ф. 0510521) поступает для заполнения и подписания подотчетному лицу (или ответственному исполнителю).

После заполнения реквизита "Подотчетное лицо" в бухгалтерию автоматически направляется запрос на формирование информации о наличии (отсутствии) задолженности за подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Бухгалтерская служба (централизованная бухгалтерия) заполняет информацию и подписывает ее ЭП.

Заполненный Раздел 2 подписывается подотчетным лицом (или ответственным лицом) и формуляр поступает на подписание руководителю структурного подразделения (уполномоченному лицу), в котором числится подотчетное лицо.

Руководитель структурного подразделения подписывает Раздел 2 простой ЭП.

Заполненный и подписанный подотчетным лицом (уполномоченным лицом) и руководителем структурного подразделения документ (Заявка-обоснования (ф. 0510521) направляется на согласование и подписание ЭЦП руководителю учреждения (или лицу, им уполномоченным), осуществляющим в соответствии с переданными полномочиями оплату расходов по закупке подотчетному лицу (работнику), состоящему в штате субъекта учета, передавшего такие полномочия (при осуществлении таких полномочий). и на утверждение и подписание ЭЦП руководителю субъекта учета.

Заявка-обоснование (ф. 0510521) утверждается руководителем субъекта учета (или лицом, им уполномоченным) с использованием ЭЦП с учетом информации, поступившей от бухгалтерской службы о наличии или отсутствии задолженности за подотчетным лицом, по ранее выданным авансам.

После утверждения Заявки-обоснования (ф. 0510521) руководителем субъекта учета документ передается в бухгалтерскую службу субъекта учета (для отражения в бухгалтерском учете факта хозяйственной жизни и перечисления (выдачи) денежных средств).

Если Заявка-обоснование (ф. 0510521) не утверждена руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), то Заявка-обоснование (ф. 0510521) переходит в статус "Отказан", после чего документ аннулируется и переходит в статус "Аннулирован".