9. Учет документов в архиве суда

9.1. Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, описи электронных дел.

Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд, единица хранения.

9.2. Сведения об объеме и составе единиц хранения указываются в архивных учетных документах. Обязательные и вспомогательные архивные учетные документы ведутся для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.

9.3. К обязательным учетным документам архива суда относятся:

паспорт архива (приложение N 14 к настоящей Инструкции);

учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда (приложение N 15 к настоящей Инструкции);

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 16 к настоящей Инструкции);

лист фонда (приложение N 18 к настоящей Инструкции);

описи дел (приложения N 5, 6, 7 к настоящей Инструкции);

опись электронных дел (приложение N 8 к настоящей Инструкции);

дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся:

список фондов (приложение N 17 к настоящей Инструкции), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

книга выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение N 27 к настоящей Инструкции);

реестр описей дел (приложение N 9 к настоящей Инструкции);

топографические указатели (постеллажный (приложение N 36 к настоящей Инструкции)) и пофондовый (приложение N 37 к настоящей Инструкции) (при наличии архивохранилищ);

каталоги;

указатели.

9.3.1. Паспорт архива (приложение N 14 к настоящей Инструкции) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Если суд выступает источником комплектования государственного архива или при наличии соответствующего договора паспорт архива составляется в двух экземплярах: один экземпляр направляется в государственный архив, второй - хранится в соответствующем наряде архива суда.

Объемные показатели даются в указанных единицах измерения согласно форме паспорта архива. Исправления, вклейки не допускаются.

В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке "Кому представляется" указывается название государственного архива (при наличии).

В строке "Кем представляется" указываются: полное наименование суда, почтовый адрес с указанием индекса, кода города и номера телефона (факс, e-mail).

В разделе "Общие сведения" заполняется строка 101, которая состоит из следующих граф:

количество фондов (графа 1);

площадь архивохранилища в квадратных метрах (кв. м) (графа 2);

загруженность архивохранилища в процентах (%) (графа 3).

В графе 1 строки 101 указывается количество фондов, хранящихся в архиве суда. Если в архиве суда хранятся документы только одного суда, то указывается цифра 1; если хранятся дела, документы других судов, указывается цифра по количеству хранящихся фондов в архиве.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, учитывается в паспорте архива только один раз.

В графе 2 строки 101 указывается площадь отдельного помещения, в том числе постоянного судебного присутствия, архива (архивохранилища) в кв. м или сумма площадей всех помещений.

Площадь измеряется точно и указывается с точностью до десятых долей квадратного метра - не менее одного знака после запятой. Например: 25,4 кв. м.

Площадь рабочих комнат или подсобных помещений не учитывается.

При отсутствии отдельного помещения для хранения архивных документов в данной графе ставится прочерк.

Графа 3 строки 101 заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов в суде (архивохранилища) и при условии заполнения графы 2.

Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается.

Степень загруженности архивохранилища рассчитывается в процентах путем деления количества хранящихся в нем дел на расчетную вместимость архивохранилища (в единицах хранения) и умножения на 100.

Расчетная вместимость архивохранилища определяется следующим образом: измеряется в метрах общая протяженность длины стеллажных полок, занятых документами; рассчитывается количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре полок, для чего общее количество единиц хранения делится на количество погонных метров; количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре, умножить на общую протяженность стеллажных полок (в том числе свободных).

Формула:

Если архивохранилищ несколько, то сумма всех хранящихся в них дел делится на сумму расчетной вместимости каждого и умножается на 100.

В разделе "Сведения о документах" вносятся сведения о документах постоянного хранения, данные о документах по личному составу и указывается следующее:

в графе 1 - количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве суда;

в графе 2 - дата самого раннего из хранящихся в архиве суда документов;

в графе 3 - конечные даты хранящихся в архиве суда документов;

в графе 4 - общее количество дел, которые внесены в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи;

в графе 5 - самые ранние годы, за которые документы, внесенные в описи дел, хранятся в архиве суда;

в графе 6 - самые поздние годы, за которые документы, внесенные в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи, хранятся в архиве суда;

в графе 7 - количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве суда после истечения установленного законодательством срока их предельного хранения в суде.

Графа 8 заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел данного вида в соответствии с номенклатурой.

В строке 201 целесообразно вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам, делам общего делопроизводства.

В разделе "Кадры" в строке 301 указывается количество штатных работников архива суда, определенное в штатном расписании суда.

Если в штатном расписании не предусмотрена должность штатного работника архива суда, при этом председателем суда назначен работник, ответственный за работу архива, в этой графе ставится прочерк.

В разделе "Условия хранения документов" подчеркиваются те сведения, которые соответствуют условиям хранения архивных документов в суде.

В случае хранения документов суда в объединенном судебном архиве, в паспорте архива делается соответствующая пометка о количестве дел, находящихся на хранении в таком архиве. Площадь помещения объединенного судебного архива в разделе "Общие сведения" паспорта архива не указывается.

В паспорте архива указываются фамилия и телефон исполнителя (составителя).

Паспорт архива подписывается председателем суда с проставлением даты подписания, после заполнения всех разделов заверяется печатью суда.

При направлении в государственный архив к паспорту архива прикладывается пояснительная записка, в которой указываются следующие сведения:

об изменениях в наименовании суда;

о наличии в суде номенклатуры и инструкции по делопроизводству;

причины изменения количества дел по сравнению с данными паспорта предшествующего года (количество описанных дел, переданных на постоянное хранение в архивное учреждение, снятых с учета в связи с утратой или неисправными повреждениями);

наличие в архиве суда фондов других судов;

о кадровом составе - наличие штатных работников архива суда, Ф.И.О. работников;

о месте хранения документов при отсутствии отдельного помещения и особенностях размещения документов.

Конкретный список приложения к паспорту архива может быть согласован с государственным архивом, куда он представляется.

В случае если архив суда расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

9.3.2. Дополнительно к паспорту архива работником, ответственным за работу архива, ежегодно заполняются учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда (приложение N 15 к настоящей Инструкции) (по состоянию на 1 декабря), в которых помимо количества дел постоянного хранения, находящихся в архиве суда, указывается количество дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, временных (до 10 лет) сроков хранения и "до минования надобности" (при наличии).

Учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда, составляются в одном экземпляре и хранятся в соответствующем номенклатурном наряде суда.

9.3.3. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 16 к настоящей Инструкции) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

9.3.4. Лист фонда (приложение N 18 к настоящей Инструкции) составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Листы фондов хранятся в порядке возрастания номеров архивных фондов. Листы фондов формируются в дело, к которому составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе указываются общее количество листов документов, включенных в дело, начальные и конечные номера архивных фондов, общее количество архивных фондов, листы которых включены в дело.

9.3.5. В дело фонда включается комплекс документов (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты об утрате и акты о неисправимых повреждениях, акты об обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) по истории суда и архивного фонда, объединенного архивного фонда.

9.3.6. Для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов составляется опись дел, опись электронных дел.

9.3.7. Список фондов (приложение N 17 к настоящей Инструкции) ведется в архиве суда, хранящем документы более чем одного фонда. Каждый архивный фонд включается в список фондов только один раз при первом поступлении архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Номер архивного фонда суда - источника комплектования государственного архива вносится в список фондов под номером, который присвоен ему в государственном архиве.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, описи электронных дел.

Название архивного фонда состоит из полного наименования суда с указанием его местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие изменения в наименовании отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов. В лист фонда включаются все наименования судов, документы которых включены в объединенный фонд.

Ежегодно к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом.

Список фондов подшивается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

9.3.8. Для регистрации описей дел, описей электронных дел, учета их количества и состава ведется реестр описей дел, документов.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой описи дел, описи электронных дел: номер фонда, номер описи, вид документов, включенных в опись, количество единиц хранения, количество листов в описи и ее экземпляров.

9.4. Учетные базы данных ведутся при наличии в суде технических и программных средств наравне с обязательными архивными учетными документами.

9.5. Архивные учетные документы, в том числе по одному экземпляру описи дел, размещаются в помещении для хранения учетных документов или на отдельном стеллаже в рабочей комнате работника, ответственного за работу архива суда.

Второй экземпляр описи дел размещается в архивохранилище обособленно от единиц хранения.

9.6. Архивные учетные документы, кроме описей дел, описей электронных дел, предназначаются для служебного пользования и пользователям архивными документами не выдаются.

9.7. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве суда осуществляется на основании:

описи дел, описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений и годового раздела сводной описи дел, описи электронных документов;

номенклатуры при отсутствии описей дел, описей электронных дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений;

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 19 к настоящей Инструкции);

акта об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных (приложение N 20 к настоящей Инструкции);

акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 21 к настоящей Инструкции);

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 22 к настоящей Инструкции);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 23 к настоящей Инструкции);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

9.8. На основании документов, указанных в пункте 9.7 настоящей Инструкции, вносятся необходимые изменения в обязательные архивные учетные документы:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда - при каждом изменении в составе и объеме архивных документов;

в список фондов - при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов находившегося на хранении архивного фонда. В графе "Отметка о выбытии фонда" списка фондов указывается место (адрес) выбытия архивного фонда, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл;

в реестр описей дел - при поступлении новой описи дел или выбытии всех единиц хранения находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, описям электронных дел не присваивается и остается свободным;

в описи дел, описи электронных дел - при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, электронных архивных дел, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные архивные учетные документы.