7. Передача дел (электронных дел) в архив суда. Порядок хранения архивных дел (электронных архивных дел)

7.1. Дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции). Окончание производства по судебным делам определяется в порядке, установленном соответствующей инструкцией по судебному делопроизводству.

Документы по личному составу судей кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов передаются в архив суда по истечении 10 лет со дня освобождения от должности судьи (отчисления из штата суда); федеральных государственных гражданских служащих - по истечении 10 лет со дня увольнения.

7.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии - председатель суда (судебной коллегии, судебного состава), его заместитель или иное уполномоченное председателем суда лицо (в постоянном судебном присутствии). При этом судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала.

7.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава), его заместитель или иное уполномоченное председателем суда лицо (в постоянном судебном присутствии).

7.4. Решение на передачу в архив иных документов суда принимает начальник отдела делопроизводства (общего отдела) суда, иное уполномоченное председателем суда лицо (в постоянном судебном присутствии).

7.5. Документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" в архив суда по общему правилу не передаются.

В соответствии с распоряжением председателя суда в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности, соответствующих помещений для их хранения и иных) документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" дела могут быть переданы в архив суда по соответствующим описям.

Подготовка дел временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" для передачи в архив, а также передача таких дел в архив суда осуществляется в соответствии со сроками, установленными пунктами 5.1, 7.1 настоящей Инструкции.

Такие дела оформляются работниками, ответственными за делопроизводство в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда, следующим образом.

Дела подшиваются, на обложке указываются: наименование суда; заголовок дела (тома, части); индекс дела по номенклатуре; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации); суть иска (заявления); крайние даты дела; номер производства по делу, уникальный идентификатор дела; номер тома; срок хранения дела с указанием года, до которого осуществляется хранение; подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи).

По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт (приложение N 13 к настоящей Инструкции). Предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, предусмотренные абзацем четвертым пункта 4.11 настоящей Инструкции, составляются работниками, ответственными за делопроизводство в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда соответственно.

7.6. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются.

7.7. Передача дел, в том числе дел временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности", в архив суда осуществляется по графику, согласованному с судебными составами, судебными коллегиями, постоянными судебными присутствиями, структурными подразделениями, передающими документы в архив, и утвержденному председателем суда.

7.7.1. При передаче документов на бумажном носителе в архив суда работником, ответственным за работу архива суда, проверяются:

соответствие заголовка дела по описи дел структурного подразделения содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета дела;

правильность нумерации листов дела;

правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии);

правильность оформления обложки дела;

наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники судебного состава, судебной коллегии, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения обязаны устранить.

7.7.2. Прием-передача документов в архив суда производится работником, ответственным за работу архива суда, в присутствии работника судебного состава, судебной коллегии, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения суда. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.

7.8. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

Техническое сопровождение по обеспечению передачи электронных документов в архив, связанное с настройкой программных комплексов и их функционированием, а также удостоверение качества передаваемых единиц хранения электронных документов обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде, а также работниками филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.

7.8.1. При передаче электронных документов в архив суда выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;.

формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;

проверка архивом суда электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив суда на физически обособленных материальных носителях).

7.8.2. Прием электронных документов в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива суда, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного им лица.

7.8.3. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

наименование суда (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки разборчивым почерком специальными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

7.9. При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронного документа; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронного документа; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов.

7.10. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в порядке, предусмотренном инструкциями N 36, 161, в архив суда не передаются.

На учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив.

7.11. Поступившие в архив суда дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

7.12. Архивные дела систематизируются согласно описям дел и помещаются в коробки.

На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в коробку.