III. Основной этап проведения инвентаризации - проверка фактического наличия активов

13. Инвентаризации подлежат активы и обязательства, включая имущество и обязательства, отражаемые на забалансовых счетах, информация о которых раскрывается в бухгалтерской (бюджетной) отчетности (пункт 1 Общих требований к инвентаризации).

В соответствии с пунктом 17 Общих требований к инвентаризации при проведении инвентаризации фактическое наличие объектов инвентаризации должно выявляться путем установления их действительного существования, обоснованности их наличия (владения субъектом учета или публично-правовым образованием, являющимся Учредителем), оценки их состояния, в том числе наличия (отсутствия) условий принятия (списания) объектов бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, предусмотренных федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов согласно пункту 1 части 3 статьи 21 Закона N 402-ФЗ.

14. Общими требованиями к инвентаризации определены основные способы (методы) проведения инвентаризации. При этом пунктом 18 Общих требований к инвентаризации предусмотрено право субъекта учета в порядке проведения инвентаризации предусмотреть варианты применения способов (методов) в зависимости от категории инвентаризируемых объектов, например:

- в отношении материальных ценностей, отражаемых в составе активов, а также материальных ценностей, являющихся объектами инвентаризации, информация о которых подлежит отражению на забалансовых счетах, инвентаризация проводится, если иное не установлено Общими требованиями к инвентаризации, путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра.

Инвентаризацию запасов, иных материальных ценностей, хранящихся в исправной (неповрежденной) упаковке (таре, контейнере, боксе, иной упаковке), при наличии на упаковке письменной информации (трафарета, описи), содержащей данные, позволяющие произвести расчет наличия материальных ценностей без вскрытия упаковки, допускается осуществлять на основании указанной информации путем подсчета мест (массы нетто, брутто) в упаковке и пересчета упаковок, с обязательной проверкой на выборочной основе части упаковок посредством их вскрытия и обмера (пересчета, взвешивания, замера) хранящихся в них материальных запасов в натуре (номенклатурных позиций) (далее - выборочная проверка). Процент (доля) упаковок, подлежащих выборочной проверке устанавливается председателем комиссии (при отсутствии председателя комиссии - его заместителем) согласно порядку проведения инвентаризации.

В целях определения веса (объема) навалочных (наливных) материальных ценностей порядком проведения инвентаризации допускается предусматривать проведение инвентаризации на основании обмеров (замеров) и технических расчетов. Указанные обмеры (замеры) оформляются актами, подписываемыми членами инвентаризационной комиссии и ответственным лицом. Расчеты и акты обмеров (замеров) обязательно прилагаются к документам, оформляющим результаты инвентаризации;

- в случае, когда применение методов осмотра для выявления фактического наличия объектов инвентаризации невозможно или не представляется возможным без существенных затрат, порядком проведения инвентаризации предусматриваются:

альтернативные способы (методы), обеспечивающие реализацию цели инвентаризации, в том числе: видеофиксация; фотофиксация; фиксация (актирования) факта осуществления объектом имущества на дату проведения инвентаризации соответствующей функции (например, передачи и (или) приема сигнала (данных), осуществления управления процессом (указатели, маяки, светофоры);

метод расчетов (подтверждения, выверки (интеграции) посредством запросов (средствами технологической интеграции ИС) подтверждение наличия (обоснованность владения) объектов инвентаризации данными государственных (муниципальных) реестров (информационных ресурсов), которые содержат информацию об этих объектах.

15. Особенности проведения инвентаризации для отдельных групп материальных ценностей:

- в целях инвентаризации материальных ценностей, по которым установлены особые требования к их хранению (использованию) (например, лекарственных препаратов, продовольствия, активных (агрессивных) веществ, средств вооружения), порядком проведения инвентаризации устанавливаются особенности по каждой группе таких материальных ценностей, с учетом условий их хранения (использования);

- в отношении нематериальных активов, капитальных вложений в нефинансовые активы, при условии отсутствия результатов вложений, выраженных в виде материальных ценностей, прав пользования активом, безналичных денежных средств, иных ценностей, находящихся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации, а также электронных денежных средств, иных финансовых активов, включая дебиторскую задолженность, и обязательства, инвентаризация проводится путем проверки документов, подтверждающих на дату проведения инвентаризации наличие соответствующих объектов имущества (прав), обязательств, условных активов или обязательств, резервов (обязанностей) (обоснованность владения соответствующими объектами инвентаризации), в том числе с использованием методов подтверждения, выверки (интеграции), а также посредством выполнения расчетов в целях определения стоимостных оценок.

- инвентаризация дебиторской, кредиторской задолженности, в случае ведения бухгалтерского учета (организации аналитического учета) согласно учетной политике по группе плательщиков (кредиторов), обеспечивается посредством сверки персонифицированных данных управленческого учета. При этом в документы инвентаризации (инвентаризационные описи) из данных персонифицированного (управленческого) учета информация о номенклатурных единицах объектов инвентаризации (задолженности конкретных должников (кредиторов) и соответствующих аналитических признаках, при наличии технической возможности, выгружается автоматически или инвентаризационной комиссией на основании данных персонифицированного (управленческого) учета, оформленных документом (например, в форме Реестра должников или кредиторов), являющимся неотъемлемой частью инвентаризационной описи, подписанным уполномоченным лицом подразделения, осуществляющего персонифицированный учет, заполняются итоговые показатели по группе должников (кредиторов);

- инвентаризация музейных предметов и музейных коллекций осуществляется посредством сверки данных учетных документов музейных фондов (книг поступлений (описей, инвентарных книг) музейных предметов и музейных коллекций) и данных бухгалтерского учета субъекта учета, во владении или в пользовании которого находятся музейные предметы и музейные коллекции (далее - музей), при условии осуществления музеем плановых сверок наличия музейных предметов и музейных коллекций в соответствии с законодательством Российской Федерации о Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации.

Учитывая изложенное, субъекту учета необходимо выбрать приемлемые способы (методы) проведения инвентаризации для соответствующих инвентаризируемых объектов и закрепить их в порядке проведения инвентаризации.

16. По решению руководителя учреждения инвентаризацию методом подтверждения, выверки (интеграции) и выполнения расчетов допустимо проводить на дату, предшествующую дате принятия решения о проведении инвентаризации. В общих случаях дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, не должна предшествовать дате принятия решения о проведении инвентаризации (пункт 12, подпункт "в" пункта 18 Общих требований к инвентаризации).

Инвентаризацию активов, которые относятся к основным средствам, запасам, наличным денежным средствам и денежным документам, иным аналогичным активам, проводимую методами осмотра, необходимо осуществлять по каждому ответственному лицу (бригаде - при коллективной (бригадной) материальной ответственности) и по местонахождению активов. Присутствие в данном случае ответственного лица обязательно (пункт 19 Общих требований к инвентаризации).

Запрещено определять фактическое наличие активов со слов ответственных лиц или по данным регистров бухгалтерского учета (пункт 20 Общих требований к инвентаризации).

17. Перечень случаев обязательного проведения инвентаризации установлены пунктом 31 Общих требований к инвентаризации.

При этом подпунктом "з" указанного пункта предусмотрено обязательное проведении годовой инвентаризации.

Общими требованиями к инвентаризации установлена периодичность включения в состав объектов годовой инвентаризации групп активов и обязательств:

- ежегодно годовой инвентаризации подлежат:

- активы и обязательства, некорректное раскрытие информации о которых существенным образом может повлиять на достоверность отчетности, (с учетом рисков допущения существенных ошибок (искажений) данных отчетности.

Например, к такой информации, относится:

информация о качественном состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (просроченная задолженность с учетом аналитического признака учета - "срок исполнения", сомнительная задолженность по доходам, кредиторская задолженность, не востребованная кредиторами). Годовая инвентаризация указанных объектов проводится по решению субъекта учета, но не ране 1 октября года (за 2024 год - не ранее 1 октября 2024 года). Вместе с тем, в случае возникновения на отчетную дату (например - на 1.01.2025 года) по данным бухгалтерского учета просроченной задолженности, в отношении такой задолженности субъект учета обязан принять решение о проведении инвентаризации на отчетную годовую дату (на 01.01.2025 года);

информация об объектах произведенных капитальных вложений (затрат, понесенных на незавершенное строительство объектов капитального строительства, а также капитальных вложений в объекты незавершенного строительства), их статусов (целевых функций) с учетом раскрытия информации в бюджетной отчетности, бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждений;

информация об объектах бухгалтерского учета, в отношении которых по результатам сверок (выверок) данных с другими субъектами учета, организациями, проведенных в течение финансового года, были выявлены расхождения (например, по консолидируемым расчетам);

- информация объектах учета, стоимостная оценка которых определяет налоговые обязательства (в частности, налога на имущества организаций). К таким объектам в частности относятся объекты недвижимого имущества основные средства, земельные участки. Следует отметить, что наиболее эффективным способом проведения инвентаризации объектов недвижимости является осуществление выверки информации о таких объектах по данным бухгалтерского учета и по данным государственных реестрах (способом технологической выверки (интеграции). Годовая инвентаризация по таким объектам осуществляется на отчетную дату (например, на 01.01.2025 года). Вместе с тем в случае большого объема объектов недвижимости допустимо проведение инвентаризации путем выверки с государственным реестром (ЕГРН) на дату не ранее 1 октября отчетного года, с дополнительной инвентаризацией по отдельным объектам (принятым к учету (измененным) на отчетную дату;

- информация об объектах музейных коллекций и музейных предметов. Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется на отчетную дату на основании учетных документов музейных фондов (книг поступлений (описей, инвентарных книг) в соответствии с порядком проведения инвентаризации, установленным субъектом учета - музеем;

- информация об объектах бухгалтерского учета, формирующих показатели, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлены ограничения (например, показатели финансовых активов, обязательств, отражающие исполнение бюджетных ограничений - объем государственного (муниципального) долга;

- информация об особо ценном движимом имуществе (сделках с ним), показатели расчетов по крупным сделкам);

- информация об иных объектах бухгалтерского учета, в отношении которых по результатам осуществления в течение финансового года внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни и (или) внутреннего финансового аудита выявлены факты и (или) признаки, влияющие на достоверность данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности. Проведение годовой инвентаризации осуществляется на дату не ранее 1 октября отчетного года, с дополнительной инвентаризации по отдельным объектам (принятым к учету (измененным) на отчетную дату.

Также в состав объектов годовой инвентаризации подлежат включению:

- объекты библиотечного фонда - не реже одного раза в пять лет;

- объекты нефинансовых активов (по группе синтетического учета "иное движимое имущество") в отношении которых ежегодное проведение годовой инвентаризации не предусмотрено - не реже одного раза в три года.

18. При организации годовой инвентаризации важно соблюсти требования к срокам проведения обязательной инвентаризации с учетом положений Общих требований к инвентаризации.

Согласно пункту 12 Общих требований к инвентаризации Решение о проведении инвентаризации может быть принято по различным группам объектов инвентаризации с участием одной или нескольких комиссий и указанием единого или различных сроков проведения инвентаризаций (с указание даты начала и окончания ее проведения).

По общему правилу организации проведения инвентаризаций дата начала проведения инвентаризации не должна предшествовать дате, на которую проводится инвентаризация. При этом дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, не должна предшествовать, дате принятия решения о проведении инвентаризации. Исключение из указанного правила предусмотрены подпунктом "в" пункта 18 Общих требований к инвентаризации.

19. Срок проведения инвентаризации по объектам устанавливается субъектом учета самостоятельно (например, по состоянию на 1 октября 2024 года со сроком проведения инвентаризации с 01.10.2024 до 15.12.2024 года или на 1 ноября 2024 года со сроком проведения инвентаризации с 30.10.2024 до 10.01.2025 года), с обеспечением достаточности временного периода для проведения инвентаризации, учитывая, что результаты проведения инвентаризации должны быть отражены в отчетном периоде, за который проводится инвентаризация, и не позднее 31 декабря текущего года (пункт 82 СГС "Концептуальные основы") (например, при проведении годовой инвентаризации на 1 ноября 2024 года со сроком проведения инвентаризации с 30.10.2024 до 10.01.2025 года, результаты инвентаризации отражаются 31.12.2024 года).

По общему правилу, установленному Общими требованиями, проведение годовой инвентаризации осуществляется не ранее 1 октября отчетного года (дата начала годовой инвентаризации не ранее 1 октября года на которую проводиться инвентаризация в целях составления годовой отчетности, например, за 2024 год - не ранее 01.10.2024 года).