|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
93.
|
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
|
|
94.
|
Номенклатуры дел организации (сводные)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
95.
|
Проекты номенклатур дел
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После утверждения
|
|
96.
|
Документы (доклады, справки, докладные записки) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
97.
|
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления,
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
98.
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
|
|
99.
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
100
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации
|
|
101
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
102
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
103
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
104
|
Переписка по защите содержащихся в документах сведений, составляющих государственную, служебную и иную, охраняемую законом, тайну
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
105
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
(1) В государственные, архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
106
|
Паспорт архива Минвостокразвития России
|
Постоянно
|
-
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
107
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
108
|
Описи дел (1):
|
|
|
1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей
(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности
(3) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет
|
50/75 лет
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
109
|
Документы (запросы, заявления, требования, акты, переписка) о выдаче дел во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел другим организациям - 5 лет
|
|
110
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
111
|
Копии архивных справок, выданных по запросам граждан; документы (заявления, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
112
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 год
|
1 год
|
|
|
113
|
Договоры, соглашения по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет ЭПК (1)
|
5 лет ЭПК (1)
|
(1) После истечения срока действия договора
|
|
114
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
115
|
Перечни форм электронных документов, применяемых в организации
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
116
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
б) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
в) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
г) исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
|
д) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
е) телеграмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
|
ж) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 года
|
1 год
|
|
з) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
5 лет
|
|
и) использования съемных носителей информации
|
5 лет
|
|
|
117
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
(1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел
|
|
а) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
|
б) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
|
в) бланков строгой отчетности;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
г) копировальных работ;
|
1 год
|
1 год
|
|
д) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
е) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа
|
5 лет
|
5 лет
|