|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
113
|
Перечни документов с указанием сроков хранения <1>
|
Постоянно <2>
|
До замены новыми
|
<1> Типовые - 1 год после замены новыми
Присланные для сведения -
До минования надобности
|
|
114
|
Проекты перечней документов
|
3 года <1>
|
3 года <1>
|
После утверждения
|
|
115
|
Типовые и примерные номенклатуры дел
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
|
|
116
|
Номенклатуры дел организации
|
Постоянно <1>, <2>
|
Постоянно <1>, <2>
|
Присланные для сведения -
До минования надобности
Копии в структурных подразделениях - 3 года
|
|
117
|
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в Министерстве и подведомственных организациях
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
118
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год <1>
|
1 год <1>
|
После снятия с контроля
|
|
119
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года <1>
|
3 года <1>
|
После замены новыми
|
|
120
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
|
|
121
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
года
|
3 года
|
|
|
122
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
123
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года <1>
|
3 года <1>
|
При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов -
До ликвидации организации
|
|
124
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
10 лет ЭПК <1>
|
10 лет ЭПК <1>
|
После замены новыми
|
|
125
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года <1>
|
года <1>
|
После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
126
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года <1>
|
3 года <1>
|
После прекращения трудовых отношений
|
|
127
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
128
|
Отчеты, справки об объеме документооборота
|
1 год
|
1 год
|
|
|
129
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, об обнаружении документов, протоколы выемки документов, акты о приеме-передаче документов при смене ответственного за архив, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно <1>, <2>
|
Постоянно <1>, <2>
|
В государственные архивы передаются при ликвидации организации
Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
130
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно <1>
|
Постоянно <1>
|
В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
131
|
Описи дел организации <1>:
|
|
|
<1> Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей
<2> Неутвержденные, несогласованные -
До минования надобности
После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно <2>
|
Постоянно <2>
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет ЭПК <2>
|
50/75 лет ЭПК <2>
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения;
|
3 года <3>
|
3 года <3>
|
|
г) временного (до 10 лет) хранения
|
3 года <3>
|
3 года <3>
|
|
132
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
лет
|
5 лет
|
|
|
133
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года <1>
|
3 года <1>
|
<1> После возвращения документов.
Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
134
|
Документы (постановления, протоколы, акты, решения судов) о выемке документов, дел из архива
|
3 года <1>
|
3 года <1>
|
После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда -
Постоянно
|
|
135
|
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о проверке состояния архивной работы
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
136
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
137
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
138
|
Топографические указатели
|
1 год <1>
|
1 год <1>
|
После замены новыми
|
|
139
|
График приема-передачи дел структурными подразделениями в архив
|
1 год
|
1 год
|
|
|
140
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет <1>
|
5 лет <1>
|
После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
141
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
142
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, командировках, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет;
о дисциплинарных взысканиях - 3 года
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
б) распорядительных документов по личному составу <1>;
|
50/75 лет ЭПК <1>
|
50/75 лет ЭПК <1>
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
г) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
д) исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
|
е) обращений граждан, ответов на обращения граждан, личного приема граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 года
|
3 года
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
1 год
|
|
к) использования съемных носителей информации;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
л) доверенностей;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
м) передачи гербовой печати
|
5 лет
|
5 лет
|
|
143
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
После уничтожения бланков. При условии проведения ревизии. После возвращения всех дел
|
|
а) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
|
б) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
|
в) выдачи бланков строгой отчетности (номерных бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации);
|
3 года <1>
|
3 года <1>
|
|
г) копировально-множительных работ;
|
3 года
|
3 года
|
|
д) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года <2>
|
3 года <2>
|
|
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;
|
1 год
|
1 год
|
|
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа
|
5 лет
|
5 лет
|
|
144
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
|
|
145
|
Реестры, почтовые реестры, квитанции и уведомления, листы рассылки документов
|
1 год
|
1 год
|
|