7.6. Подготовка и порядок передачи документов и дел на архивное хранение

383. Документы, образующиеся в процессе деятельности ФСИН России, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в ФСИН России на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

384. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации осуществляет архив ФСИН России.

385. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

386. Дела передаются в архив ФСИН России с соблюдением следующих условий:

в архив ФСИН России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача документов в архив ФСИН России производится по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 25 к Инструкции).

387. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив ФСИН России не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

388. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив ФСИН России не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

389. Передача дел в архив ФСИН России осуществляется по графику, составленному архивом ФСИН России, согласованному с начальником Управления делами ФСИН России и утвержденному директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России.

390. Прием дел производится работником архива ФСИН России в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ФСИН России и работника, передавшего дела).

Поступившие из структурных подразделений в архив ФСИН России электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

391. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ФСИН России работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив ФСИН России (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив ФСИН России несет структурное подразделение, передающее документы).

392. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ФСИН России независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.