7.7. Уничтожение документов и дел

393. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением следующих требований: порядка отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

Электронные документы подлежат уничтожению после истечения срока, установленного для их хранения, на основании акта, утвержденного директором ФСИН России.

394. Документы уничтожаются на основании решения ЦЭК ФСИН России по актам о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) (приложения N 26, 27, 28).

Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, количество экземпляров и листов.

395. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

396. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела структурными подразделениями.

397. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФСИН России одновременно).

398. Согласованные ЦЭК ФСИН России акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) утверждаются заместителями директора ФСИН России по направлениям деятельности только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.

Вносить какие-либо исправления в акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности в них сведений.

399. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.

Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания ФСИН России, то они должны быть уничтожены в этот же день.

Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок.

После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий), а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.

Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.