5.14. Учет и анализ объемов документооборота

229. Учет объемов документооборота в ФСИН России ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

230. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ФСИН России и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются и анализируются Управлением делами ФСИН России.

231. Под объемом документооборота в ФСИН России понимается количество документов, поступивших в ФСИН России и созданных ею за определенный период времени (квартал, полугодие, год).

232. Учет количества документов за определенный период времени (квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям (местам регистрации документов) и представляется по итогам года в управление делами ФСИН России.

233. При определении объема документооборота отдельно подсчитывается количество поступающих и создающихся в ФСИН России документов.

234. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

235. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

236. Сведения об объеме документооборота структурными подразделениями готовятся по установленной форме (приложение N 19 к Инструкции).

237. Сведения о документообороте представляются структурными подразделениями в управление делами ФСИН России ежеквартально, к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом.