4.3. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений) ФСИН России

115. Приказы (распоряжения) ФСИН России имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

а) Бланк.

Для оформления приказов (распоряжений) ФСИН России используется бланк установленной формы (приложения N 3, 4). Реквизиты печатаются шрифтами PT Astra Serif, XO Thames N 13, 14 без помарок и исправлений.

Совместные приказы с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями (рекомендуемый образец приведен в приложении N 9 к Инструкции) оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

б) Дата.

Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется управлением делами ФСИН России при его регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) ФСИН России оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2009 г.

в) Регистрационный номер.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов) и др.) регистрационный номер дополняется буквенными индексами "лс", о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках "км" и др., например: "568-лс", "456-км". В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс "р", например: "145-р".

Регистрационный номер совместного с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого федерального органа исполнительной власти, организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту.

В ФСИН России регистрационные номера приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются управлением делами ФСИН России, приказов по личному составу - управлением кадров ФСИН России.

г) Заголовок.

Заголовок в приказе (распоряжении) ФСИН России отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка - полужирный PT Astra Serif, XO Thames размер N 13, 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Об утверждении состава коллегии

УФСИН России по Сахалинской области

В заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы работника, в отношении которых это действие осуществляется, например: "О поощрении Фамилия И.О. и Фамилия И.О.", "О снятии взыскания с Фамилия И.О.". Фамилии и инициалы более трех работников указываются в заголовке обобщенно, например: "О поощрении работников уголовно-исполнительной системы".

д) Текст.

Текст приказа (распоряжения) ФСИН России отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях".

В констатирующей части приказа (распоряжения), подготовленного на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки, а также сведения о его опубликовании в официальных источниках.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: "п р и к а з ы в а ю:" - в приказах или "п р е д л а г а ю:" и "о б я з ы в а ю:" - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие.

Предписания в пунктах приказа (распоряжения) ФСИН России должны согласовываться в падеже с распорядительным словом:

"п р и к а з ы в а ю:" и "п р е д л а г а ю:" - кому? (дат. пад.); "о б я з ы в а ю:" - кого? (род. пад.). В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "п р и к а з ы в а е м:"; "п р е д л а г а е м:" и "о б я з ы в а е м:"

В приказах по личному составу и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может отсутствовать, если предписанные действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписанные действия с указанием исполнителя и сроков исполнения.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний (структурные подразделения, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, территориальные органы ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения).

Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой.

Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности УИС и не может быть одним из этих адресатов.

Контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на директора ФСИН России, в этом случае приказ (распоряжение) заканчивается следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

В текст приказа по основной деятельности не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица) получают копию приказа в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации...".

Допускаются ссылки на другие пункты приказа (распоряжения) ФСИН России, а также на ранее изданные нормативные правовые акты, если требуется показать взаимную связь норм и избежать их повторения.

При первом упоминании ранее изданного нормативного правового акта указываются его вид, орган, издавший акт, дата, номер, наименование, сведения об опубликовании в официальных источниках (сведения о государственной регистрации, признании не нуждающимся в государственной регистрации). При ссылке на нормативный правовой акт обязательно упоминается соответствующий пункт (пункты) или другая его часть.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны вид, дата, номер, наименование изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...".

Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: "В пункте 1 приказа... слова "..." исключить", "Абзац второй пункта 1 приказа... дополнить словами "...".

В случае внесения изменений в действующие нормативные правовые акты в текст не включается пункт об осуществлении контроля.

е) Дата.

В заголовках, текстах и приложениях к приказам (распоряжениям) ФСИН России допускается цифровой (словесно-цифровой) способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006 или 3 июля 2006 г.

В тексте не допускается разрыв даты при переносе ее на другую строку.

ж) Приложения.

Приложения в приказе (распоряжении) ФСИН России допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Наименование приложения должно совпадать с изложением в распорядительной части. Например: "Утвердить прилагаемое Положение о проведении смотра-конкурса на лучшего начальника караула специальных подразделений уголовно-исполнительной системы по конвоированию"; "Внести в приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19 мая 2005 г. N 368 "Об установлении должностных окладов сотрудникам территориальных органов Федеральной службы исполнения наказаний" изменения согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N". Например:

"1. Утвердить:

Порядок работы (дается полное наименование) (приложение N 1);

Состав (дается полное наименование) (приложение N 2).".

К приказу прилагаются утверждаемые им документы (инструкции, уставы, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов, графиков, схем, бланков документов.

В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: "Утвердить и ввести в действие с 1 августа 2001 г. прилагаемую Инструкцию", "Внести изменения в... согласно Перечню (приложение N 1)", "Признать утратившими силу... согласно прилагаемому Перечню".

Значительные по объему приложения к приказу (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (пункты - 1, 2, 3, подпункты - 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1). Допускается буквенное обозначение подпунктов - а), б), в).

Нумерация страниц каждого приложения к приказу (распоряжению) ведется раздельно.

При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни даются в приложении к приказу (распоряжению).

При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии, рабочей группы или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя, заместителя председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение N 10 к Инструкции).

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложения к приказу (распоряжению) ФСИН России подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу на обороте последнего листа приложения.

Приложения нумеруются отдельно от самого приказа (распоряжения).

з) Согласование.

Обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись.

Согласование проекта приказа (распоряжения) на бумажном носителе осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект.

Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. Фамилии визирующих лиц располагаются одна под другой по иерархии должностей (начиная с вышестоящей) в следующем порядке:

первый заместитель директора ФСИН России, заместители директора ФСИН России (по алфавиту), руководители структурных подразделений (по алфавиту), руководители учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (по алфавиту), начальник Управления делами ФСИН России.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) ФСИН России оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

На обороте последнего листа приказа (распоряжения) ФСИН России ниже фамилий визирующих лиц располагается разнарядка с указанием количества отпечатанных экземпляров, их направления в структурные подразделения, фамилии, инициалов, телефона исполнителя, ставится его подпись. В случае если должностное лицо, визирующее приказ (распоряжение), является его исполнителем, подпись ставится один раз.

Фамилия исполнителя с инициалами и его телефон, включая внутренний, на приказах (распоряжениях) ФСИН России указываются и на лицевой стороне этих документов, и на оборотной в разнарядке. На лицевой стороне слово "Исп." печатается с прописной буквы.

Внешнее согласование приказа (распоряжения) с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями осуществляется на отдельном для каждого другого федерального органа исполнительной власти, организации листе согласования (рекомендуемый образец приведен в приложении N 11 к Инструкции).

Согласование приказа (распоряжения) оформляется грифом СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами) с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специального звания, классного чина (при наличии), расшифровки подписи и даты согласования. Например:

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:

В этом случае гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

и) Подпись.

Приказы (распоряжения) подписывает директор ФСИН России. Первый заместитель директора ФСИН России, заместители директора ФСИН России и лицо, делегируемое директором ФСИН России, имеют право подписи приказов (распоряжений) ФСИН России, не носящих нормативно-правовой характер.

В состав реквизита "Подпись" входят: сокращенное наименование должности директора ФСИН России, специальное звание, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и специальное звание печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне специального звания с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В случае отсутствия директора ФСИН России приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, временно исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа ФСИН России.

При этом к должности директора ФСИН России добавляется сокращение "Врио", а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение).

Не допускается подпись с предлогом "За" или косой чертой перед наименованием должности.

Не допускается внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания, без оформления соответствующего акта о внесении изменений.