13. Организация хранения производственных документов в ОПС

13.1. В объектах почтовой связи хранение производственных документов обеспечивается путем их подшивания в порядке, соответствующем порядку выполнения производственных операций, в разрезе видов документов с учетом следующих требований:

13.1.1. Подшивка извещений ф. 22, ф. 22-о, ф. 22/119, бланков ф. Е1-в, отрывных талонов списков ф. 104-о, списков ф. 104-ОС осуществляется по дням выдачи РПО без дополнительной подсортировки по видам и категориям врученных отправлений. Подшивка ведется накопительно в течение месяца при условии, что высота подшивки не должна превышать 15 см. В случае превышения - следует начать формирование новой подшивки.

В связи с наличием персональных данных, подшивки с извещениями ф. 22, ф. 22-о, ф. 22/119, бланками ф. Е1-в, доставочными листами (иное - при необходимости) после обработки должны передаваться на хранение ответственному лицу. Хранение документов, содержащих персональные данные, осуществляется в местах, установленных для этих целей. Хранение таких документов на рабочих местах не допускается.

Срок хранения скан-копии ф. 22/119 в ИС "Сервис ЭУВ" составляет шесть месяцев с момента его загрузки. По истечении шести месяцев после загрузки скан-копии ф. 22/119 автоматически удаляется из ИС "Сервис ЭУВ".

13.1.2. Входящие и исходящие накладные ф. 23-а (ф. 23-а), ф. 23, ф. 16 (при наличии) подбираются за день поступления (формирования) и приобщаются к отдельным подшивкам входящих и исходящих накладных. Подшивки ведутся в течение месяца накопительно при условии, что высота подшивки не должна превышать 15 см. В случае превышения - следует начать формирование новой подшивки.

При незначительных объемах почты (не более 2 000 входящих почтовых отправлений в месяц) допускается ведение единой подшивки с входящими и исходящими накладными. При этом накладные за день должны подшиваться в следующей очередности (снизу-вверх): входящие накладные ф. 16, ф. 23 (при их наличии), ф. 23-а (ф. 23-а), исходящие накладные ф. 16, ф. 23 (при их наличии), ф. 23-а (ф. 23-а).

Накладные ф. 16 и ф. 23 подшиваются при их наличии.

13.1.3. Накладные ф. 16-дп (при их наличии) за день доставки с прикрепленными (с использованием клея или степлера) отрывными частями - расписками почтальонов приобщаются к единой подшивке, которая ведется в течение месяца. Запрещается формировать подшивку с накладными ф. 16-дп в разрезе доставочных участков.

13.1.4. Акты ф. 58-в составленные на вскрытие РПО при его вручении подшиваются к извещениям ф. 22, ф. 22-о, ф. 22/119, бланками ф. Е1-в на вручение этих отправлений. При вручении с помощью ПЭП и составлении акта на вскрытие ф. 58-в экземпляр акта также подшивается в подшивку с извещениями за текущий производственный день.

13.2. Хранение долгосрочных доверенностей (при наличии оригинала доверенности в ОПС/УКД на хранении, а также копий долгосрочных доверенностей) осуществляется в одной подшивке по Ф.И.О./наименованию доверителя.

Копии и оригиналы долгосрочных доверенностей срок действия которых истек, подлежат изъятию из подшивки для последующей их передачи на хранение в архив почтамта/филиала. Далее хранение доверенностей осуществляется в архиве почтамта/филиала в течение срока, установленного внутренними документами Общества.

Хранение разовых доверенностей на оказание конкретной услуги осуществляется в подшивке с долгосрочными доверенностями, срок действия которых истек.

13.3. Оформленные регистрационные анкеты и заявления на бумажном носителе, указанные в п. 9.3 Порядка, подбираются по датам оформления и подшиваются в единую подшивку накопительно по дням недели в течение месяца и хранятся порядком, аналогичным подшивкам с извещениями ф. 22, указанным в п. 13.1.1 Порядка. Хранение подшивок с регистрационными анкетами/заявлениями, а также оформленных анкет/заявлений и не подшитых в подшивку на рабочих местах не допускается.

13.4. Подшивки с накладными ф. 23-а, ф. 23 (при наличии), ф. 16 (при наличии), с накладными ф. 16-дп (при их наличии) хранятся в производственной зоне обработки почты (бэк-зоне) объекта почтовой связи.

13.5. На обложках подшивок, сформированных в ОПС/УКД, указывается наименование объекта почтовой связи, вид документов, период формирования подшивки, например: ОПС Москва 101000, накладные на исходящую почту с 01.01.2022 по 15.01.2022.

13.6. Адресные ярлыки на емкости, за исключением дефектных, подлежат утилизации в объекте почтовой связи по итогу обработки входящей почты и не подлежат хранению.

Адресные ярлыки (вместе с емкостью <140>, пломбами и перевязями) на дефектные емкости, а также вещественные доказательства по дефектным РПО, подлежат хранению в объекте почтовой связи, составившем акт ф. 51/ф. 58, в месте, определенном руководителем объекта почтовой связи, обеспечивающем сохранность вещественных доказательств и отсутствие доступа к ним посторонних лиц.

--------------------------------

<140> Хранению подлежат только мешки.

Невостребованные вещественные доказательства хранятся в течение шести месяцев, затем утилизируются в объекте почтовой связи или передаются в почтамт.

При поступлении запроса направляются в Департамент почтовой безопасности на проведение технического исследования в соответствии с действующей Инструкцией о проведении на объектах почтовой связи ведомственных расследований по фактам утрат и хищений страховых почтовых отправлений, почтовых емкостей и части вложения из них.

Вещественные доказательства пересылаются в Департамент почтовой безопасности письмами и бандеролями (заказными), посылками нестандартными (обыкновенными), посылками нестандартными с отметкой "негабаритная" (обыкновенными) разряда "Служебное".

Пломбы свинцовые, а также НСПУ и ПРК, не являющиеся вещественными доказательствами, передаются в почтамт на утилизацию по мере их накопления в ОПС. Порядок их передачи в почтамт и утилизации регламентируется отдельным внутренним документом Общества.

13.7. Производственные документы подлежат хранению в ОПС/УКД в течение срока, установленного приказом ФГУП "Почта России" от 29.09.2015 N 482-п "Об утверждении Перечня производственных документов, образующихся в процессе деятельности ФГУП "Почта России".

При организации электронного архива Общества <141> передача и хранение производственных документов, образованных в процессе деятельности ОПС/УКД, осуществляется в электронном виде и регламентируется отдельным внутренним документом Общества.

--------------------------------

<141> Должна быть обеспечена интеграция ИС ОПС/УКД с электронным архивом согласно требованиям модели ИТ-архитектуры электронного архива АО "Почта России".