3.4. Порядок подготовки и предоставления отчетных документов подкомиссиями в инвентаризационную комиссию, создаваемую в субъекте Российской Федерации

Акт инвентаризации, оценки содержания и использования ЗС ГО является основным документом, составляемым по итогам проведения инвентаризационных мероприятий, оформляется на бумажном носителе по форме в соответствии с приложением N 3.1, подписывается всеми членами подкомиссии и утверждается председателем.

Акт инвентаризации, оценки содержания и использования муниципальной подкомиссией составляется в 3-х экземплярах на каждое ЗС ГО.

Экземпляр N 1 передается для подготовки и формирования сводной информации о проведенных инвентаризационных мероприятиях в отношении ЗС ГО, находящихся на территории субъекта Российской Федерации. Указанный экземпляр акта в последующем передается на хранение в исполнительный орган субъекта Российской Федерации, уполномоченный на решение задач в области гражданской обороны и защиты населения. Целесообразно осуществлять хранение актов инвентаризации путем создания отдельных папок (дел), содержащих информацию по ЗС ГО, применительно к соответствующему муниципальному образованию субъекта Российской Федерации.

Экземпляр N 2 передается на хранение в ГУ МЧС России по соответствующему субъекту Российской Федерации.

В органе, уполномоченном на решение задач в области гражданской обороны и защиты населения на территории соответствующего муниципального образования (уполномоченного должностного лица из числа сотрудников органов местного самоуправления по указанным вопросам) находится на хранении экземпляр N 3.

Хранение актов инвентаризации осуществляется на протяжении всего времени, предшествующего проведению очередных инвентаризационных мероприятий (в течение всего межинвентаризационного периода).

Кроме того, к актам инвентаризации должны быть приложены материалы, оформленные на электронном носителе (CD/DVD диске) в соответствии с порядком, указанном в приложении N 4.1, включающие в себя:

акты инвентаризации ЗС ГО в сканированном виде в формате *.pdf;

паспорта ЗС ГО, оформленные в соответствии с требованиями Правил, в сканированном виде в формате*.pdf;

перечень ЗС ГО в формате Microsoft Excel (в соответствии с приложением N 3.2);

инвентаризационная ведомость готовности ЗС ГО к приему укрываемых в формате Microsoft Excel (в соответствии с приложением N 3.3);

ведомость обеспеченности установленных категорий граждан и населения ЗС ГО в формате Microsoft Excel (в соответствии с приложением N 3.4);

файлы фотофиксации в формате *.jpg (не менее 10 фотоснимков), включающие отображение основных элементов каждого ЗС ГО.

Сканированные акты инвентаризации, паспорта ЗС ГО и файлы фотофиксации размещаются на электронном носителе в папке, соответствующей номеру ЗС ГО (см. приложение N 4.1).

Перечень Объектов составляется в соответствии с приложением N 3.5 по завершении инвентаризационных мероприятий в 3-х экземплярах, подписывается всеми членами и утверждается председателем муниципальной подкомиссии. Представление и хранение экземпляров перечня Объектов осуществляется в том же порядке, что и актов инвентаризации, оценки содержания и использования ЗС ГО.

В дополнение к перечню Объектов на электронном носителе (CD/DVD диске) прилагаются (см. приложение N 4.3):

перечень Объектов в формате Microsoft Excel и в сканированном виде в формате *.pdf;

ведомость обеспеченности населения Объектами формате Microsoft Excel (в соответствии с приложением N 3.6);

файлы фотофиксации в формате *.jpg (не менее 10 фотоснимков) размещаются в отдельных папках, соответствующих адресу нахождения Объектов.

Инвентаризационная комиссия субъекта Российской Федерации на основании представляемых подкомиссиями материалов инвентаризации осуществляет обобщение и систематизацию указанных сведений для их последующего представления в МЧС России, а именно осуществляет формирование сводных перечней ЗС ГО (в соответствии с приложением N 3.7) и Объектов (в соответствии с приложением N 3.8), сводной инвентаризационной ведомости готовности ЗС ГО к приему укрываемых (в соответствии с приложением N 3.9) и сводных ведомостей обеспеченности установленных категорий граждан и населения ЗС ГО и Объектами, находящимися на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с приложениями N 3.10 и N 3.11).

По завершению указанной работы составляются в 4-х экземплярах, подписываются всеми членами и утверждаются председателем инвентаризационной комиссии субъекта Российской Федерации:

акт инвентаризации ЗС ГО, находящихся на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с приложением N 3.12);

акт инвентаризации Объектов, находящихся на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с приложением N 3.13).

Первые экземпляры документов передаются на хранение в исполнительный орган субъекта Российской Федерации, уполномоченный на решение задач в области гражданской обороны и защиты населения, вторые экземпляры - в ГУ МЧС России по субъекту Российской Федерации, третьи экземпляры - в Главное управление МЧС России, осуществляющее координацию деятельности в пределах федерального округа (далее - ГУ МЧС России, осуществляющее координацию деятельности в пределах федерального округа), четвертые экземпляры - в Департамент гражданской обороны и защиты населения МЧС России.

В случае выявления дублирования инвентарных номеров ЗС ГО в пределах одного субъекта Российской Федерации указанный недостаток должен быть устранен в процессе инвентаризации. В перечнях ЗС ГО, представляемых по результатам инвентаризации, наличие дублирующихся инвентарных номеров ЗС ГО в пределах одного субъекта Российской Федерации недопустимо.

Сводные показатели инвентаризации оформляются с соблюдением требований по сохранению государственной тайны.