3.3. Преимущества и специфика внедрения ЭДО

Электронный документооборот позволяет:

- Ускорить процессы взаимодействия, в том числе производственные и бизнес-процессы.

Электронный документооборот позволяет оптимизировать текущие процессы. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы с документами практически не меняется.

- Обеспечить юридическую силу документов.

Документы, подписанные электронной подписью, признаются как равнозначные подписанным на бумаге собственноручной подписью.

- Видеть статус доставки и обработки документа.

Сервисы электронного документооборота позволяют видеть, в каком состоянии сейчас находится электронный документ - кто его и когда согласовал, и у кого он находится в данный момент времени.

- Снизить риски потери документа либо его порчи.

В отличие от бумажного, системы пересылки и хранения электронных документов, как правило, более защищены.

- Увеличить скорость обработки документов

За счет применения автоматизированных информационных систем, возможна массовая обработка документов в короткие сроки.

- Повысить безопасность документооборота

Электронный документ, подписанный электронной подписью, создается с применением криптографических методов защиты информации, поэтому подделать его невозможно.

- Сократить затраты на хранение документов.

В отличии от бумажных документов, электронные документы не требуют отдельных помещений для организации бумажного архива, и могут храниться в электронном виде, в случаях, не противоречащих законодательству.

Основные преимущества перехода на электронный документооборот:

- снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;

- сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;

- повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);

- повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;

- повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;

- повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины,

появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;

- повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;

- снижение затрат на хранение архивной документации

- снижение затрат на канцелярские расходы;

- сокращение экологических последствий;

- иные эффекты от внедрения и развития ЭДО.

При внедрении ЭДО следует не забывать о специфике этого процесса:

- Затраты на внедрение систем электронного документооборота.

Эти затраты включают приобретение и разворачивание информационных систем и интеграцию с уже существующими в организации. Эти расходы будут компенсированы в будущем после перехода на ЭДО.

- Затраты на обучение сотрудников.

В случае внедрения различных систем электронного документооборота, необходимо ознакомиться с их функциональностью и особенностями применения.

- Согласование с другой стороной о применении электронного документооборота.

- Необходимо сообщить другой стороне, что документы будут оформлены в электронном виде. Если у организации есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, то ей придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может частично усложнить рабочие процессы.

- Риск потери информации при программных сбоях или неполадках сервиса оператора ЭДО.

Это маловероятный риск, поскольку операторы ЭДО ответственно заботятся о сохранности данных и хранят несколько копий.