6.8. Системы внутреннего ЭДО (СЭД)

Внутренний ЭДО предназначен для ведения делопроизводства внутри компании. В нем участвуют только сотрудники и руководство предприятия, которые обмениваются внутрикорпоративными приказами, заявлениями, служебными записками, протоколами совещаний.

Для организации внутреннего ЭДО в компаниях используют СЭД - системы электронного документооборота. В них проходят практически все процессы предприятия.

СЭД позволяют:

- повысить скорость обмена данными между работниками, подразделениями, филиалами,

- своевременно знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, положениями, приказами;

- отслеживать статусы, изменения документации, контролировать ее исполнение;

- вести учет действий работников, оценивать производительность труда.

Внутренний документооборот почти не регламентируется законодательством. В компаниях могут быть свои особенности, правила его использования. При этом на российском рынке СЭД достаточно разработок, которые различаются по нескольким признакам. Чаще всего называют следующие разновидности СЭД:

- Универсальные, или "коробочные" СЭД. Имеют основную функциональность, легко устанавливаются и настраиваются, понятны в использовании, но могут не соответствовать задачам компании.

- Индивидуально разрабатываемые СЭД. Требуют сложного внедрения и обучения сотрудников, но персонифицированы.

- Комбинированные СЭД. Сочетают качества предыдущих типов: имеют базовую функциональность и быстро устанавливаются, при этом могут быть адаптированы под конкретные запросы и интегрированы с офисными приложениями.

Также возможно выделить такие СЭД, как электронные архивы, системы управления рабочими процессами (Workflow-системы), системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний, системы для совместной работы и другие.